Proponuję skonsultować się z Archiwum Państwowym w tej sprawie, bo np moje nie pozwala na takie praktyki.
W moim urzędzie tylko archiwista ma w zakresie czynności uprawnienie do inicjowania brakowania, sporządzania dokumentacji i prowadzenia spraw związanych z brakowaniem (dodam, że obowiązuje mnie instrukcja kancelaryjna z 18 stycznia 2011 roku)
To archiwum zakładowe wyznacza termin przekazywania dokumentacji z komórek i archiwista musi przypilnować żeby oddawane akta były kompletne, jeżeli nie dopełniono tego, to archiwum zakładowe powinno odmówić przyjęcia a jeżeli przymknięto oko trzeba jakoś naprawić
Spotykałam się z takimi przypadkami. Wcześniej robiłam spis dokumentacji do brakowania w komórce bez wpisywania sygnatur archiwalnych w spisie, tylko z adnotacją że jest to spis z natury, powoływana była jeszcze wtedy komisja do brakowania i z poziomu archiwum wysyłałam wniosek o wydanie zgody na zniszczenie (a dokumenty leżały w komórce i miałam na nie szczególne baczenie
do czasu otrzymania zgody)
Teraz wszystko co brakuję wciągam na stan archiwum - w dobie komputerów to nie jest dużo pracy a ja mam większy "porządek w papierach"
w instrukcji archiwalnej jest zaznaczone, że są to obowiązki archiwisty (czasami archiwisty nie ma w jednostce w ogóle i też jakoś trzeba sobie poradzić)