Autor Wątek: Błędna rejestracja wielu spraw rzeczowo różnych do teczki o jednym haśle  (Przeczytany 722 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
    Jak postępować w sytuacji przyjmowania do archiwum niewłaściwie zarejestrowanych spraw o różnych rzeczowo tematach do teczki z jednym hasłem klasyfikacyjnym. 
I tak w  teczce kat. A -Sprawozdawczość na poziomie całej  jednostki znajdują się sprawy które dotyczą :
- Rocznych sprawozdań  GUS
- Analizy wykonania budżetu- informacja przesyłana dla Urz. Wojewódzkiego
- Prognozy wykonania budżetu na kolejne lata- informacja przesyłana dla Urz. Wojewódzkiego
- Sprawozdanie dot. wieczystego użytkowania przesyłane dla Urz. Wojewódzkiego
- Informacja o stanie zasobów gruntowych przesyłana Wojewodzie
- Informacja przesyłana dla SKO o ilości załatwianych spraw w trybie.....
- Planowanie wykonania budżetu wojewody
- informacje udzielone innej  kom. organizacyjnej merytorycznej w jednostce
Jak rozwiązać ten problem.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 748
Moim zdaniem na tym etapie jedyne, co można zrobić to odpowiednio opisać teczkę rozbudowując jej tytuł o informacje nt. rodzajów zawartej w teczce dokumentacji.
Możesz się również spotkać z poglądem, ze dokumentacje należy rozdzielić do właściwych rzeczowo teczek, ale moim zdaniem stanowiłoby to naruszenie zasady przynależności kancelaryjnej.
Skoro dokumentacja powstała w takim, a nie innym kształcie, sprawy otrzymały znaki z takim, a nie innym symbolem klasyfikacyjnym, to na etapie archiwizacji nie można w to ingerować.

Offline szerka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 104
Przyznaję Rovanowi rację. Jedynie wyłączyłabym z teczki  Analizy wykonania budżetu- informacja przesyłana dla Urz. Wojewódzkiego, - Prognozy wykonania budżetu na kolejne lata- informacja przesyłana dla Urz. Wojewódzkiegoinformacje udzielone innej  kom. organizacyjnej merytorycznej w jednostce prawdopodobnie jako akta kat. B.
Nie zgadzam się z Rovanem, że archiwista nie ma prawa ingerować w układ teczki aktowej wytworzonej w komórce organizacyjnej. Jeżeli podczas przyjmowania akt i przeglądu spisu zdawczo-odbiorczego nie dostrzeże radosnej twórczości urzędnika, to niestety, sam jest sobie winny i musi zakasać rękawy.
Przewrotnie, w swojej karierze zawodowej nieraz spotkałam się z teczką/segregatorem dobrze opisaną w spisie, wzorowym drukiem spisu spraw. Rzeczywiście w środku było kilka stronic materiałów archiwalnych i 100 czy 200 kartek !!!  szmelcu. Pytam się twórcę o przyczyny takiego stanu rzeczy ? Odpowiedzi były różne, jedna "wiesz, akurat w tym segregatorze było wolne miejsce" !!!

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 222

Przyznaję Rovanowi rację. Jedynie wyłączyłabym z teczki  Analizy wykonania budżetu- informacja przesyłana dla Urz. Wojewódzkiego, - Prognozy wykonania budżetu na kolejne lata- informacja przesyłana dla Urz. Wojewódzkiegoinformacje udzielone innej  kom. organizacyjnej merytorycznej w jednostce prawdopodobnie jako akta kat. B.
Nie zgadzam się z Rovanem, że archiwista nie ma prawa ingerować w układ teczki aktowej wytworzonej w komórce organizacyjnej. Jeżeli podczas przyjmowania akt i przeglądu spisu zdawczo-odbiorczego nie dostrzeże radosnej twórczości urzędnika, to niestety, sam jest sobie winny i musi zakasać rękawy.
Przewrotnie, w swojej karierze zawodowej nieraz spotkałam się z teczką/segregatorem dobrze opisaną w spisie, wzorowym drukiem spisu spraw. Rzeczywiście w środku było kilka stronic materiałów archiwalnych i 100 czy 200 kartek !!!  szmelcu. Pytam się twórcę o przyczyny takiego stanu rzeczy ? Odpowiedzi były różne, jedna "

Cytuj
wiesz, akurat w tym segregatorze było wolne miejsce"[/i] !!!
Piękne, muszę zapamiętać :-* A tak na serio: ręce, nogi i nie tylko opadają...

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 33
Ja bym z tej teczki niczego nie wypinała - lepiej niech będzie za dużo, niż za mało w teczce  :)
częściej ścigam, że czegoś nie ma w teczce, niż wypinam, (zwłaszcza w przypadku kat A) ale należy rozmawiać/instruować,  jak prowadzić teczki, żeby w przyszłości było dobrzei zmierzać "ku ideałowi"  :)