Autor Wątek: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?  (Przeczytany 3268 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« dnia: Lipiec 04, 2019, »
Witam.
Posiadam w AZ dokumentację o nazwie "Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych". W teczkach znajduje się dokumentacja poszczególnych projektów, która została zakwalifikowana pod symbol 042, kat. A. Okazało się jednak, że w jednym z wydziałów znajdują się jeszcze dodatkowe teczki z dokumentacją dot. niektórych projektów.
Na stanie AZ jest już dokumentacja projektów/programów, poczynając od wniosków (tak przynajmniej były opisane). Z kolei w wydziale znalazły się jeszcze formularze zgłoszeniowe uczestników szkoleń, które były realizowane w ramach niektórych projektów - wypełnione i podpisane przez uczestników wraz z ksero ich dokumentów tożsamości (w osobnych teczkach).
W jaki sposób teraz postąpić? Czy połączyć te dokumentacje i przyznać całości kategorię A? Jeden z pracowników zastanawiał się właśnie czy same takie formularze zgłoszeniowe nie mogłyby mieć krótszego okresu przechowywania. Czyli dokumentacja projektowa - kat. A, a formularze zgłoszeniowe - pod jakimś innym symbolem i krótszą kategorią?

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 53
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 04, 2019, »
Dzień dobry,
bezwzględnie połączyć, uzupełnić teczki z dokumentacją projektową tak, aby stanowiły merytoryczną i formalną całość. Warto dopytać pracowników urzędu, czy gdzieś jeszcze taka dokumentacja nie zalega w zakamarkach lub piwnicach. Pozdrawiam. djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 79
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 05, 2019, »
U mnie jest ten sam problem :( Ogarnęłam ostatnio dwa takie projekty, posegregowałam, opisałam, usunęłam niepotrzebne kopie. Zgłoszenia uczestników wraz z załącznikami dołączałam do danej sprawy i również nadawałam kat. A - tak przynajmniej radził mi kierownik k.o.

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 05, 2019, »
Dziękuję za podpowiedzi.
Czyli należy zrobić wycofanie teczek ze stanu AZ, bo one znajdują się tam już od kilku lat - przyjęte jeszcze przez poprzedniego archiwistę? Dołożyć do nich jeszcze te dokumenty jakie znalazły się w komórce merytorycznej (bo okazało się, że np. do jednego programu przyszło ostatnio pismo o zwolnieniu weksli). I tutaj też byłyby jednak te zgłoszenia uczestników?
Rozumiem, że po wycofaniu teczek, uzupełnieniu ich przez wydział, wniesieniu korekt dot. skrajnych dat i ilości tomów (bo to też się zmieni) - mam przyjąć na stan archiwum na nowym spisie i potem już nadać nowe sygnatury (stare skreślić przynajmniej na tych tomach, które wcześniej były w AZ)?

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #4 dnia: Lipiec 11, 2019, »
Dziękuję za podpowiedzi.
Czyli należy zrobić wycofanie teczek ze stanu AZ, bo one znajdują się tam już od kilku lat - przyjęte jeszcze przez poprzedniego archiwistę? Dołożyć do nich jeszcze te dokumenty jakie znalazły się w komórce merytorycznej (bo okazało się, że np. do jednego programu przyszło ostatnio pismo o zwolnieniu weksli). I tutaj też byłyby jednak te zgłoszenia uczestników?
Rozumiem, że po wycofaniu teczek, uzupełnieniu ich przez wydział, wniesieniu korekt dot. skrajnych dat i ilości tomów (bo to też się zmieni) - mam przyjąć na stan archiwum na nowym spisie i potem już nadać nowe sygnatury (stare skreślić przynajmniej na tych tomach, które wcześniej były w AZ)?
czyli rozumiem, że tak to zrobić jak opisałem?

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #5 dnia: Lipiec 19, 2019, »
No to teraz jeszcze wynikło zapytanie ze strony jednego z urzędników. Czy rzeczywiście te zgłoszenia uczestników łącznie z załącznikami (np. ksero leg. emeryta) muszą być przechowywane wieczyście jako materiały archiwalne A? Czy nie może być sama dokumentacja projektu jako A, a te zgłoszenia jako choćby B5?

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #6 dnia: Lipiec 22, 2019, »
No i udało mi się skonsultować z AP. Tak jak pisaliście - wszystko połączyć w dokumentację danego projektu, jako kat. A. Ewentualnie dopisać na spisie, że w niektórych teczkach znajdują się formularze zgłoszeniowe - z opisem, że mogą trafić do ekspertyzy późniejszej.

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #7 dnia: Lipiec 22, 2019, »
Dzień dobry,
bezwzględnie połączyć, uzupełnić teczki z dokumentacją projektową tak, aby stanowiły merytoryczną i formalną całość. Warto dopytać pracowników urzędu, czy gdzieś jeszcze taka dokumentacja nie zalega w zakamarkach lub piwnicach. Pozdrawiam. djs

Witam serdecznie, proszę mi podpowiedzieć czy teczki które przyjmuje komórka prowadząca projekt w celu przekazania do archiwum zakładowego należy przepakować i zaopatrzyć w znak komórki prowadzącej, bo one już mają nadane znaki w komórkach gdzie były zakładane np. Wydział Finansowy FB w znaku teczki mają dobry numer, ale symbol literowy swojej komórki, natomiast Zamówienia Publiczne mają już nadany symbol i hasło "dokumentacja zamówień publicznych" 271 ? Jaki znak teczki wpisywać do spisu zdawczo-odbiorczego ?

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 53
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #8 dnia: Lipiec 22, 2019, »
Przepraszam, ale spisy zdawczo-odbiorcze przygotowuje komórka aktotwórcy - czyli komórka merytoryczna. Czy pani taką właśnie komórkę reprezentuje? Pozdrawiam. djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #9 dnia: Lipiec 23, 2019, »
Opracowujemy instrukcje w sprawie archiwizowania i  przechowywania dokumentacji dot. realizacji projektów unijnych. Do tej pory wypracowaliśmy stanowisko  że jeden projekt w jednym miejscu i jeden spis zdawczo-odbiorczy do arch zakładowego (dalsze prace w toku  :)

Po odebraniu zadania wszystkie komórki współpracujące przekazują dokumentację dot. tego projektu do komórki koordynującej,  która zajmuje się funduszami  i która wszczęła sprawę. Będzie druk spisu przekazania między komórkami  z wymaganymi informacjami, ale później komórka merytoryczna wszystkie te teczki przekaże do archiwum zakładowego i właśnie zastanawiam się czy w spisie zd-odb wpisywać znak teczki  jakby nie było innej komórki (współpracującej) czy numer dot. realizacji programu, którym posługuje się komórka wiodąca ?

Ps. wiem że komórka współpracująca może używać znaku komórki merytorycznej, ale przy tak dużej ilości dokumentów może sprawa "wyjść spod kontroli"
a poza tym moje dylematy dot. dokumentacji już wytworzonej

będę wdzięczna za każde spostrzeżenia i uwagi

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 53
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #10 dnia: Lipiec 23, 2019, »
Dzień dobry, to może najpierw wypracujcie państwo stanowisko ws. regulaminu i instrukcji archiwalnej. Jeden przepis musi dotyczyć wszystkich pracowników. W przypadku programów unijnych dyscyplina jest bardzo ważna. Znak sprawy nadaje komórka inicjująca. Cała reszta komórek to komórki współpracujące. Pełna dokumentacja powinna się znaleźć w archiwum po okresie dozwolonego przechowywania w pokojach pracowniczych. Proszę pamiętać, że programy unijne mają okresy rozliczeń! Czy są one zachowane? Czy projekt jest zamknięty? Pozdrawiam.djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #11 dnia: Lipiec 25, 2019, »
Znak sprawy nadaje komórka inicjująca. Cała reszta komórek to komórki współpracujące.

no właśnie tego nie jestem pewna, ponieważ  instrukcja z 18 stycznia 2011 mówiąc że komórka współpracująca może korzystać w sprawie z numeru komórki merytorycznej - wymienia rodzaje dokumentów informacyjnych/potwierdzających jakiś fakt, na podstawie których sprawa będzie załatwiona (notatki, opinie itp)

Przy projektach wydziały współpracujące mają ściśle określone zadania do wykonania.

Inwestycje odpowiadają za techniczne wykonanie, i nie wyobrażam sobie, żeby np. pismo do wykonawcy o podwyższeniu krawężnika nie miało znaku hasła ?realizacja inwestycji komunalnych?
Komórka finansowo-bużetowa to mnóstwo dokumentacji.
Komórka od zamówień publicznych -całą procedura wyłonienia wykonawcy (ogłoszenia, potwierdzenia, publikacje ?.)
Uważam że na dokumentach powinno być zaznaczone kto prowadzi odpowiedni etap realizacji projektu i że dokumenty muszą być w oddzielnych teczkach (to jest istotą bezdziennikowego systemu kancelaryjnego)


U mnie są projekty. Które mają po  5-10 mb i pewnie ilość dokumentów nie zamknie się w tysiącu -, więc nie będzie zbyt przejrzyście, gdy wszystkie będą miały taki sam znak a opis teczek będzie identyczny, wtedy nie zapewnimy łatwego wyszukiwania. Dokumenty muszą być podzielone na jakieś grupy rzeczowe

W czasie realizacji projektu dokumentacja powstaje w sposób zgodny z instrukcją kancelaryjną, ale to że później musi być ona w jednym miejscu już nie -instrukcja nie przewiduje przekazywania spraw między komórkami a instrukcja archiwalna mówi że sprawy przekazuje komórka która je wytworzyła, więc wytyczne na temat archiwizowania i przechowywania pr. unijnych odbiegają od ogólnie obowiązujących przepisów, więc istnieje przesłanka i podstawy, żeby unormować to dodatkowymi przepisami wewnętrznymi.

No i wracam do punktu wyjścia czy komórka od funduszy pomocowych ma oddać tę dokumentację do archiwum zakładowego w takiej formie jak przyjęła z innych komórek, czy inaczej ? Drugie rozwiązanie jakie mi przychodzi do głowy, to takie, żeby w opisie teczki,  po wszystkich wymaganych elementach (logo, nazwach projektu, umowy, tytułu itd.) umieścić znak teczki (042) tytuł (Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrzych) i usczegółowienie tytułu (np.  ?dokumentacja finansowo-księgowa? czy ?realizacja inwestycji? ?dokumentacja ogólna? )  no i całą reszta jak przy kat A

Od wielu lat moja Pani Kierownik AP, któremu podlegam powtarza mi że ?współpraca to nie to samo, co współdziałanie? i dopiero przy pracach nad dokumentacją unijną pojęłam różnicę  :)