Autor Wątek: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?  (Przeczytany 146 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« dnia: Lipiec 04, 2019, »
Witam.
Posiadam w AZ dokumentację o nazwie "Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych". W teczkach znajduje się dokumentacja poszczególnych projektów, która została zakwalifikowana pod symbol 042, kat. A. Okazało się jednak, że w jednym z wydziałów znajdują się jeszcze dodatkowe teczki z dokumentacją dot. niektórych projektów.
Na stanie AZ jest już dokumentacja projektów/programów, poczynając od wniosków (tak przynajmniej były opisane). Z kolei w wydziale znalazły się jeszcze formularze zgłoszeniowe uczestników szkoleń, które były realizowane w ramach niektórych projektów - wypełnione i podpisane przez uczestników wraz z ksero ich dokumentów tożsamości (w osobnych teczkach).
W jaki sposób teraz postąpić? Czy połączyć te dokumentacje i przyznać całości kategorię A? Jeden z pracowników zastanawiał się właśnie czy same takie formularze zgłoszeniowe nie mogłyby mieć krótszego okresu przechowywania. Czyli dokumentacja projektowa - kat. A, a formularze zgłoszeniowe - pod jakimś innym symbolem i krótszą kategorią?

Offline Danuta J. Samek

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 40
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 04, 2019, »
Dzień dobry,
bezwzględnie połączyć, uzupełnić teczki z dokumentacją projektową tak, aby stanowiły merytoryczną i formalną całość. Warto dopytać pracowników urzędu, czy gdzieś jeszcze taka dokumentacja nie zalega w zakamarkach lub piwnicach. Pozdrawiam. djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 05, 2019, »
U mnie jest ten sam problem :( Ogarnęłam ostatnio dwa takie projekty, posegregowałam, opisałam, usunęłam niepotrzebne kopie. Zgłoszenia uczestników wraz z załącznikami dołączałam do danej sprawy i również nadawałam kat. A - tak przynajmniej radził mi kierownik k.o.

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 05, 2019, »
Dziękuję za podpowiedzi.
Czyli należy zrobić wycofanie teczek ze stanu AZ, bo one znajdują się tam już od kilku lat - przyjęte jeszcze przez poprzedniego archiwistę? Dołożyć do nich jeszcze te dokumenty jakie znalazły się w komórce merytorycznej (bo okazało się, że np. do jednego programu przyszło ostatnio pismo o zwolnieniu weksli). I tutaj też byłyby jednak te zgłoszenia uczestników?
Rozumiem, że po wycofaniu teczek, uzupełnieniu ich przez wydział, wniesieniu korekt dot. skrajnych dat i ilości tomów (bo to też się zmieni) - mam przyjąć na stan archiwum na nowym spisie i potem już nadać nowe sygnatury (stare skreślić przynajmniej na tych tomach, które wcześniej były w AZ)?

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
Odp: dokumentacja w AZ i w wydziale - połączyć?
« Odpowiedź #4 dnia: Lipiec 11, 2019, »
Dziękuję za podpowiedzi.
Czyli należy zrobić wycofanie teczek ze stanu AZ, bo one znajdują się tam już od kilku lat - przyjęte jeszcze przez poprzedniego archiwistę? Dołożyć do nich jeszcze te dokumenty jakie znalazły się w komórce merytorycznej (bo okazało się, że np. do jednego programu przyszło ostatnio pismo o zwolnieniu weksli). I tutaj też byłyby jednak te zgłoszenia uczestników?
Rozumiem, że po wycofaniu teczek, uzupełnieniu ich przez wydział, wniesieniu korekt dot. skrajnych dat i ilości tomów (bo to też się zmieni) - mam przyjąć na stan archiwum na nowym spisie i potem już nadać nowe sygnatury (stare skreślić przynajmniej na tych tomach, które wcześniej były w AZ)?
czyli rozumiem, że tak to zrobić jak opisałem?