Witam !!!
Niedawno zaczęliśmy stosować w zakładzie (samorządowy zakład komunalny) przepisy kancelaryjno-archiwalnej.
Mam pewną wątpliwość jak przyjąć pismo dotyczące następującej sprawy.Dnia 06.06.2019
otrzymaliśmy od Burmistrza pismo w którym przekazuje Zakładowi sprawę do rozpatrzenia, jako
organu właściwego..
Jeden z mieszkańców wystąpił z wnioskiem o odszkodowanie (podanie do Urzędu zostało złożone 28.05.2019 r.)
Następnie sprawa została przekazana zakładowi. Do pisma przewodniego dołączono
podanie mieszkańca wraz z wnioskiem.Dnia 08.06.2019 r.odpisaliśmy Panu, który wystąpił o odszkodowanie.
W związku z powyższym mam pytania:
1. Czy pismo z Urzędu Miasta powinniśmy zarejestrować w spisie spraw i założyć teczkę
2. Czy dla pisma, które wysłaliśmy do mieszkańca powinna być założona osobna teczka i osoby spis
3. Co z dokumentami, które nie stanowią sprawy (np. wnioski o zawarcie umowy, wydanie warunków, o aktualizację danych itp)
Czy dokumenty te rejestruje się i prowadzi odpowiednie teczki
?