Proszę Was o opinię, pomoc.
W latach 90-tych Gmina przejęła za długi budynek po zlikwidowanej Spółdzielni Kółek Rolniczych (SKR). Ponoć podpisano wówczas porozumienie, że przejmiemy też akta osobowe pracowników - ja tego porozumienia w aktach nigdzie nie mam, ale "ktoś kojarzy, że takie coś było"...
Nikt nie wie jak to się stało, ale efekt jest taki, że dziś w archiwum zakładowym Urzędu Gminy przechowujemy też dokumentację SKR jako dokumentację obcą, w tym akta osobowe, listy płac i inne, np. sprawozdania finansowe. Jest to bardzo problematyczna dokumentacja - listy płac są w tragicznym stanie, przez lata były byle jak przechowywane. Najdłużej pracująca u nas osoba mówi, że kiedyś po prostu przyjechał ciągnik, na przyczepie miał zrzucone te listy płac, zrzucili to na plac przed urzędem a ktoś później wrzucił to do garażu i tal leżało kilka lat, potem zmienił się sekretarz i kazał to przenieść do budynku UG i zabezpieczyć, jak zaczęłam pracę w urzędzie to to uporządkowałam. Stanu fizycznego jednak już chyba nic nie uratuje, najstarsze listy, z końca lat 60-tych rozsypują się w rękach. Jest to niestety dokumentacja często udostępniana, z racji tego, że mnóstwo ówczesnych pracowników przechodzi aktualnie na emeryturę. RP7 wystawić nie mogę, bo nie jestem następcą, więc pozostaje mi kserować te nieszczęsne listy płac raz za razem aż chyba się całkiem rozpadną. Dodam też, że nie ma ewidencji nazwisk na listach, więc każda kwerenda to przeszukiwanie ok 3 tys. list w poszukiwaniu danego nazwiska... Bardzo uciążliwe, czasochłonne, a dla samych list niestety destrukcyjne.
Proszę gorąco o jakieś porady. Czy istnieje możliwość "pozbycia" się od nas tej dokumentacji? Faktycznie rzecz biorąc nie jest nasza, można rzec, że ją znaleźliśmy. Jeśli nie to jak ewentualnie ją zabezpieczyć, co zrobić żeby nie wertować tych list w kółko. Nie udostępniać? Będę wdzięczna za każdą opinię.