Jeśli brakuje spraw w teczkach sprzed lat, to proszę pracowników tylko o adnotację, że konkretnych numerów brakuje. Czasami uda się wydrukować kartę informacyjną z programu do obiegu dokumentacji, że taka sprawa była i kto był stroną. Jeśli natomiast brakuje spraw w dokumentacji aktualnej, to mają szukać do skutku. Teoretycznie rzecz biorąc sprawa nie ma prawa zaginąć. Jeśli mimo wszystko by się nie znalazła, to prawdopodobnie musielibyśmy zrobić protokół zagubienia i poinformować o wszystkim głównego szefa, a także IOD, jeśli w sprawie pojawiały się dane osobowe.