Autor Wątek: dokumentacja bez spisu spraw  (Przeczytany 317 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline mgrodzka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
dokumentacja bez spisu spraw
« dnia: Maj 31, 2019, »
Dzień dobry,
Chciałabym podpytać co zrobić z dokumentacją (wnioskami o wydanie karty miejskiej - kategoria B10) które po pierwsze nigdy nie wpłynęły oficjalnie do naszej jednostki tzn. nie zostały zarejestrowane w rejestrze pism przychodzących a dwa nie zostały przyporządkowane do żadnej klasy z jrwa, nie zostały im nadane żadne numery spraw. Osoby przyjmujące te wnioski odkładały je do teczek bez zachowania jakichkolwiek przepisów kancelaryjnych. Pytanie: czy komórka merytoryczna, przed przekazaniem dokumentacji do archiwum zakładowego, musi uzupełnić ją o spisy spraw oraz ponanosić na każdy wniosek numer sprawy? Bo zarejestrować tych pism się już nie da. Dotyczą lat 2015-2016 i można je liczyć w dziesiątkach tysięcy. Z informacji uzyskanej w AP wiem, że taką dokumentację mogę przyjąć do mojego archiwum dopiero gdy ważność karty wygaśnie, także dział miały by jeszcze troszczę czasu na uzupełnienie tego. Tylko czy jest to konieczne?   

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 50
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: dokumentacja bez spisu spraw
« Odpowiedź #1 dnia: Maj 31, 2019, »
Jeśli archiwum nigdy nie przejmowało tej dokumentacji, to znaczy że jest to własność aktotwórcy. Proszę nie brać na siebie takiego ciężaru i takiej odpowiedzialności. Materiał ma być przygotowany do zdania, tj. muszą być spisy zdawczo-odbiorcze. Powinny być do tego rejestry. jakaś ewidencja! to  jest obowiązek komórki merytorycznej. Jeśłi nie chce się tym zając, to niech prosi swoich zwierzchników o pomoc firmy zewnętrznej. Taka usługa będzie Was troszkę :) kosztować. pozdrawiam. djs   
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline mgrodzka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Odp: dokumentacja bez spisu spraw
« Odpowiedź #2 dnia: Maj 31, 2019, »
Czyli komórka merytoryczna powinna przygotować całą dokumentację tzn. nadać każdej sprawi znak, stworzyć spisy spraw i odłożyć je do każdej teczki i na końcu spis zdawczo-odbiorczy do archiwum tak?

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 194
Odp: dokumentacja bez spisu spraw
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 31, 2019, »
Przecież Pani Danuta napisała, że mają być same spisy zdawczo-odbiorcze... Nie odtwarza się czegoś, czego nie robiono na bieżąco - jaki miałoby to sens? A zatem żadnych spisów spraw, żadnych znaków spraw tylko kategoria archiwalna i spisy zdawczo-odbiorcze.

Offline mgrodzka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Odp: dokumentacja bez spisu spraw
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 31, 2019, »
No tak ale Pani Danuta mówi też że dokumentacja powinna mieć rejestry albo ewidencję tego co jest w środku.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 50
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: dokumentacja bez spisu spraw
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 31, 2019, »
Jeżeli są jakieś rejestry, jakaś ewidencja - to bardzo dobrze. Ale nie wierzę w cuda. pozdrawiam. djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 25
Odp: dokumentacja bez spisu spraw
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 31, 2019, »
No tak ale Pani Danuta mówi też że dokumentacja powinna mieć rejestry albo ewidencję tego co jest w środku.

spisy spraw nie (bo je zakłada się przy założeniu teczki) tak samo nie będą nadawać znaku sprawy, ale myślę że spokojnie archiwista może sobie zażyczyć, żeby na wierzchu teczki włożono wykaz wszystkich wniosków, jakie są w teczce, najlepiej ułożonych alfabetycznie lub wg innego układu, w końcu dokumentacja ma mieć jakiś układ/być uporządkowana. Ja żadnego "siana" nie przyjmuję, zwłaszcza dokumentacji która będzie przechowywana 10 lat.