Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna

dokumentacja bez spisu spraw

(1/2) > >>

mgro:
Dzień dobry,
Chciałabym podpytać co zrobić z dokumentacją (wnioskami o wydanie karty miejskiej - kategoria B10) które po pierwsze nigdy nie wpłynęły oficjalnie do naszej jednostki tzn. nie zostały zarejestrowane w rejestrze pism przychodzących a dwa nie zostały przyporządkowane do żadnej klasy z jrwa, nie zostały im nadane żadne numery spraw. Osoby przyjmujące te wnioski odkładały je do teczek bez zachowania jakichkolwiek przepisów kancelaryjnych. Pytanie: czy komórka merytoryczna, przed przekazaniem dokumentacji do archiwum zakładowego, musi uzupełnić ją o spisy spraw oraz ponanosić na każdy wniosek numer sprawy? Bo zarejestrować tych pism się już nie da. Dotyczą lat 2015-2016 i można je liczyć w dziesiątkach tysięcy. Z informacji uzyskanej w AP wiem, że taką dokumentację mogę przyjąć do mojego archiwum dopiero gdy ważność karty wygaśnie, także dział miały by jeszcze troszczę czasu na uzupełnienie tego. Tylko czy jest to konieczne?   

Danuta J. Samek:
Jeśli archiwum nigdy nie przejmowało tej dokumentacji, to znaczy że jest to własność aktotwórcy. Proszę nie brać na siebie takiego ciężaru i takiej odpowiedzialności. Materiał ma być przygotowany do zdania, tj. muszą być spisy zdawczo-odbiorcze. Powinny być do tego rejestry. jakaś ewidencja! to  jest obowiązek komórki merytorycznej. Jeśłi nie chce się tym zając, to niech prosi swoich zwierzchników o pomoc firmy zewnętrznej. Taka usługa będzie Was troszkę :) kosztować. pozdrawiam. djs   

mgro:
Czyli komórka merytoryczna powinna przygotować całą dokumentację tzn. nadać każdej sprawi znak, stworzyć spisy spraw i odłożyć je do każdej teczki i na końcu spis zdawczo-odbiorczy do archiwum tak?

Dory:
Przecież Pani Danuta napisała, że mają być same spisy zdawczo-odbiorcze... Nie odtwarza się czegoś, czego nie robiono na bieżąco - jaki miałoby to sens? A zatem żadnych spisów spraw, żadnych znaków spraw tylko kategoria archiwalna i spisy zdawczo-odbiorcze.

mgro:
No tak ale Pani Danuta mówi też że dokumentacja powinna mieć rejestry albo ewidencję tego co jest w środku.

Nawigacja

[0] Indeks wiadomości

[#] Następna strona