Autor Wątek: zmiana struktury organizacyjnej  (Przeczytany 452 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline daniel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
zmiana struktury organizacyjnej
« dnia: Maj 31, 2019, »
Dzień dobry wszystkim
Chyba zakładam wątek który juz był poruszany kilka razy ale kto pyta nie błądzi...Otóz zmienia nam, się regulamin org. a z nim nazwy wydziałów i kompetencje bo ktos dostanie "coś" komuś innemu coś zabiorą. Jak teraz ma być ze znakami spraw? Niby wszystko jest w ik ale może ktoś już  ma to za sobą i już wie jak ma to wyglądać w realu? Sprawy niezakończone np wydziału budownictwa (BA) mają być zarejestrowane w nowym spisie spraw z nowym skrótem (AB) ale z tym samym numerem? BA.6740.7.2019 teraz AB.6740.7.2019? przy czym, wszystkie pisma z tej sprawy mają iść ze starego nru? nowe sprawy mają być numerowane jak dotychczas np. BA.6740.87.2019 a teraz AB.6740.88.2019 czy numeracja ma byc od początku? To chyba nie najlepsza opcja bo jak się zamarzy władzy wrócic np w jesieni do starych oznaczeń (BA) nr spraw się zdublują. Pomózcie


Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 53
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: zmiana struktury organizacyjnej
« Odpowiedź #1 dnia: Maj 31, 2019, »
Dzień dobry, sprawy już założone istnieją pod starym numerem do końca swojego żywota. Zmienić się może tylko inicjał osoby prowadzącej, ale to może się odbyć metodą "sztafety" (moje określenie), na teczce aktowej i w spisie spraw pojawić się musi adnotacja, że sprawa poprzednia np. ABC.6740.12.2019 DR to obecnie sprawa ABC.6740.12.2019 KL, albo zrobić zapis: ABC.6740.12.2019 (DR) KL. Wtedy droga "po nitce do kłębka" będzie otwarta. Sprawy założone w komórce ABC pozostają jako ABC. Sprawy nowe zakładane są już na BAC... A na marginesie - sprawy reorganizacji dużych reorganizacji robić się powinno pod koniec roku kalendarzowego... :) Pozdrawiam.djs   
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 361
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: zmiana struktury organizacyjnej
« Odpowiedź #2 dnia: Czerwiec 03, 2019, »
W przypadku reorganizacji nowa komórka nawet z tym samym zakresem zadań o zmienionej nazwie  zmienia znak sprawy niezakończonej.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 361
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: zmiana struktury organizacyjnej
« Odpowiedź #3 dnia: Czerwiec 03, 2019, »
Z Instrukcji Kancelaryjnej z 2011r.

§55. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
 2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: "przeniesiono do znaku sprawy ........",i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.
 
Jeszcze  §64.  3. Komórka  organizacyjna,  która  przejęła  dokumentację  spraw  niezakończonych,  dokonuje  ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z odpowiednio § 28 ust. 3 i § 55 ust. 3.