Szanowni Państwo,
Od stycznia br. przejęłam obowiązki archiwisty zakładowego. Jestem na etapie uzgadniania przepisów kancelaryjnych z Archiwum Państwowym (od 2012 r. mamy przepisy przejściowe nieuzgadniane z AP). Niestety w kilku kwestiach nie mogę dojść po porozumienia z AP. Proszę o rozwianie moich wątpliwości w poniższych kwestiach:
1. Czy konieczne jest aby ocena dokumentacji wytypowanej do brakowania przeprowadzana była komisyjnie? Wcześniejszy mój zapis mówił że to archiwista typuje dokumentację do brakowania i później uzyskuje opinię kierowników komórek, w których ta dokumentacja została utworzona. W obecnej chwili AP narzuciło mi powoływanie specjalnej komisji w skład której wchodzi bezpośredni przełożony archiwisty, w moim przypadku Dyrektor jednostki. Wychodzi z tego pewne zamieszanie, ponieważ Dyrektor jako członek komisji sam sobie przedstawia dokumenty do zatwierdzenia. Czy konieczność powołania takiej komisji w takim składzie jest gdzieś unormowana prawnie?
2. Archiwum upiera się przy pozostawieniu w słowniczku pojęć w IK ?pieczęci wysyłki? mimo że sformułowanie nigdzie więcej się nie pojawia. Czy taka pieczęć jest wymagana jakimiś przepisami? W chwili obecnej pracownicy na egzemplarzu pisma pozostającego ad acta sami nanoszą informację w jaki sposób pismo zostało wysłane.
3. Czy wycinki prasowe dot. działalności Państwa jednostki są dokumentami tworzącymi akta sprawy? Prowadzicie dla nich spisy spraw i nadajecie numery? Chciałam je zaliczyć jako dokumentację nietworzącą akt sprawy, aby odkładać je w teczkach aktowych ale AP sugeruje prowadzenie ich ewidencji. Przecież to nie wszczyna żadnej sprawy.
4. AP zaproponowało zapis ?Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego dokumentację pełnymi rocznikami i kompletną, nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw?. Czy to wynika z jakichś przepisów? Do tej pory spotykałam się wszędzie z zapisem że dokumentacja jest przekazywane po upływie dwóch pełnych lat kalendarzowych. Co o tym sądzicie?
Bardzo dziękuję za wyrozumiałość i odpowiedzi ?