Należy rozróżnić dwie kwestie:
1. Pracownik (były pracownik, jego przedstawiciel lub spadkobierca) może w dowolnym momencie zażądać wydania kopii dokumentacji pracowniczej (art. 94^12 KP i par. 18 rozporządzenia MRPiPS). Nie ma tu znaczenia czy upłynął okres przechowywania tej dokumentacji - wydaniu podlega jej kopia.
2. Pracownik (były pracownik, jego przedstawiciel lub spadkobierca) może do końca miesiąca następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji odebrać oryginały dokumentacji pracowniczej (art. 94^6 pkt 2 KP i par. 16-17 rozporządzenia MRPiPS). Przepis wyraźnie mówi o odebraniu dokumentacji pracowniczej (nie o jej kopii), której okres przechowywania już upłynął i która - jeśli nie zostanie odebrana w przewidzianym terminie - podlega zniszczeniu (art. 94^7 KP).
Oczywiście przed wydaniem dokumentacji pracodawca będący podmiotem publicznym musi uzyskać zgodę AP na jej wybrakowanie, zaś gdyby dokumentacja ta została uznana za materiały archiwalne - nie podlega wydaniu (co najwyżej jej kopie). Tego już przepisy prawa pracy nie mówią, ale wynika to z przepisów archiwalnych.