Autor Wątek: Archiwizacja dokumentów z wyborów  (Przeczytany 1407 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 79
Archiwizacja dokumentów z wyborów
« dnia: Maj 21, 2019, »
Witam, jako że teraz to modny temat potrzebuję wszelkich informacji na temat tego jak postępować z dokumentacją po wyborach. Kto się tym zajmuje ? Co po kolei należy zrobić ? Co brakujemy czy czego nie brakujemy ? Jakie rozporządzenie to reguluje ?  Pracuję w UG i pierwsze wybory przede mną :)

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1726
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #1 dnia: Maj 21, 2019, »
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 11 października 2018 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180001995

Dobrze też skontaktować się z właściwym archiwum państwowym, na pewno doradzą i pomogą.


Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #2 dnia: Maj 22, 2019, »
Prawie cała dokumentacja z wyborów jest w depozycie urzędnika wyborczego i on inicjuje postępowanie z nią, przy pomocy urzędu gminy. Spisy wyborcze, które brały udział w głosowaniu, koperty zwrotne, arkusze pomocnicze, niewykorzystane protokoły i przede wszystkim karty do głosowania - podlegają przekazaniu do Archiwum Państwowego.
Dokumentacja kat A; protokoły głosowania w obwodzie,  protokoły i uchwały obwodowych komisji wyborczych (również o ukonstytuowaniu się komisji na pierwszym posiedzeniu), ogłoszenia, obwieszczenia itp.  oraz dokumentację terytorialnych urzędnik wyborczy przekazuje do delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

W gestii gminy są tylko dokumenty, które znajdują się w komórce ewidencji ludności czyli drugie egz. spisów wyborców, dokumenty dot. pełnomocnictw które przechowuje się wg jrwa.

Protokoły z głosowania w obwodzie, które  udostępniało się wyborcom, są niszczone po 30 dniach od głosowania i nie trzeba na to zgody AP

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 106
  • Płeć: Kobieta
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 22, 2019, »

Protokoły z głosowania w obwodzie, które  udostępniało się wyborcom, są niszczone po 30 dniach od głosowania i nie trzeba na to zgody AP
[/quote

A na jakiej podstawie Pani twierdzi, że nie trzeba zgody AP? Są jakieś wytyczne?
Będzie dobrze, ale nie dzisiaj.

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 23, 2019, »
A na jakiej podstawie Pani twierdzi, że nie trzeba zgody AP? Są jakieś wytyczne?

obowiązek zniszczenia tych protokołów wynika wprost z przepisu rozporządzenia wskazanego wyżej http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180001995 jest tam napisane że po 30 dniach należy zniszczyć te protokoły

natomiast jeżeli inna dokumentacja będąca w depozycie Urzędnika Wyborczego występuje w dwóch lub więcej egzemplarzach, jest w całości przekazywana przez Urzędnika do Dyrektora Delegatury KBW i dopiero On zwraca się z wnioskiem do swojego AP o pozw na brakowanie kolejnych egzemplarzy.
Było pismo Państwowej Komisji Wyborczej w tej sprawie, zajmujące takie właśnie stanowisko, tylko nie jestem pewna czy było ono skierowane do burmistrzów czy do urzędników wyborczych.
Warto zapytać się w Archiwum Państwowym lub Delegaturze.
« Ostatnia zmiana: Maj 23, 2019, wysłana przez Aleksandra Czajkowska »

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 106
  • Płeć: Kobieta
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 23, 2019, »
A czy w takim razie ze zniszczenia tych dokumentów trzeba zrobić jakiś protokół? Nie spotkałam się jeszcze z takim sposobem działania, zawsze na zniszczenie dokumentacji w urzędzie potrzebna była zgoda AP
Będzie dobrze, ale nie dzisiaj.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 577
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 23, 2019, »
Cytuj
Protokoły z głosowania w obwodzie, które  udostępniało się wyborcom, są niszczone po 30 dniach od głosowania i nie trzeba na to zgody AP

Zgoda AP na zniszczenie tej dokumentacji jest jak najbardziej wymagana.
Cytuj
Kopia protokołu głosowania w obwodzie, o którym mowa w art. 77 § 3 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. ? Kodeks wyborczy, przekazywanego do wójta podlega brakowaniu, po upływie 30 dni od dnia przekazania

Użycie w rozporządzeniu terminu "brakowanie" jednoznacznie wskazuje procedurę zniszczenia tej dokumentacji. Zgodnie z Rozporządzeniem MKiDN z 20.10.2015 r. (par. 9) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika jednostki, za uprzednią zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego.
To samo zostało zresztą określone w art. 5 UNZA.
« Ostatnia zmiana: Maj 23, 2019, wysłana przez Rovan »

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #7 dnia: Maj 23, 2019, »
A czy w takim razie ze zniszczenia tych dokumentów trzeba zrobić jakiś protokół? Nie spotkałam się jeszcze z takim sposobem działania, zawsze na zniszczenie dokumentacji w urzędzie potrzebna była zgoda AP

u nas był zastosowany protokół: komisja w składzie 3 osoby, co zniszczyła, kiedy  w jaki sposób i podstawa prawna § 11 pkt 3 Dz.U z 2018 r poz 1995

przypuszczam że zawsze można zwrócić się o zgodę do AP,

To samo zostało zresztą określone w art. 5 UNZA.
choć nie analizowałam procesu legislacyjnego, ale myślę że chodzi art. 5 ust 2 pkt 2, a jeżeli nie mam racji to zastępca przewodniczącego Państwowej Komisji Wyborczej  pomylił się  :)
w każdym razie u nas zniszczone bez zgody AP

Jeszcze dodam dla Inki, że protokół  ze zniszczenia został przekazany Urzędnikowi Wyborczemu w celu przekazania do Delegatury

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 577
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #8 dnia: Maj 23, 2019, »
Cytuj
podstawa prawna § 11 pkt 3 Dz.U z 2018 r poz 1995
Właśnie ten przepis cytowałem w moim poprzednim poście. Raz jeszcze podkreślę, że mowa jest w nim nie o niszczeniu, a o brakowaniu dokumentacji.
Brakowanie zaś wiąże się z uzyskaniem zgody właściwego Archiwum Państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana.

Cytuj
chodzi art. 5 ust 2 pkt 2
W takim razie proszę o wskazanie gdzie i w którym rozporządzeniu MKiDN określono "rodzaje lub typy dokumentacji niearchiwalnej, której brakowanie nie wymaga zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego".?
Moim zdaniem § 11 pkt 3 Dz.U z 2018 r poz 1995 bynajmniej tego nie określa, wskazuje jedynie okres przechowywania przedmiotowej dokumentacji oraz nakazuje ją wybrakować po upływie tego okresu.

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 79
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #9 dnia: Czerwiec 07, 2019, »
Przygotowuję dokumenty z wyborów do przekazania KBW, chciałabym się zapytać czy na początku teczki trzeba zrobić taki wykaz pism/spis spraw, które znajdują się w danej teczce ?

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #10 dnia: Czerwiec 07, 2019, »
Domyślam się, że mówi Pani o wyborach samorządowych z ubiegłego roku. Ja również pracuję w gminie i połowicznie temat już załatwiłam. Piszę że załatwiłam, ponieważ nasz Urzędnik Wyborczy nie miał nic przeciwko temu żeby ktoś z gminy brał udział w tych pracach. Trzeba pamiętać, że dokumenty z wyborów są w gestii urzędników wyborczych a gmina jedynie pomaga/wykonuje polecenia przy wydzielaniu dokumentacji jaką przekazywało się do AP i Delegatury KBW.
Wójt/Burmistrz/Prezydent nie podpisuje żadnych spisów, ani nie wychodzi z inicjatywą brakowania są to uprawnienia Urzędnika Wyborczego lub Dyrektora Delegatury.
Przepis prawny był podawany wyżej przy dyskusji na temat brakowania protokołów głosowania w obwodach służących do udostępniania.
Co do samego porządkowania: na pewno dokumenty z wyborów muszą posiadać jakiś układ najwłaściwszym wydaje się układ według numerów obwodowych komisji (protokoły z pierwszych posiedzeń z załączonymi uchwałami o wyborze przewodniczącego i zastępcy, dokumenty dot, powołania OKW oraz protokoły głosowania w obwodzie). W tych teczkach nie ma potrzeby sporządzania spisu spraw, nawet jak kiedyś porobiłam obwolutki z nadrukowanym nr OKW to Pani z Delegatury powyjmowała je i oddała.
Natomiast teczki powstałe w czasie pracy terytorialnej komisji wyborczej często przypominają teczkę " pisma wychodzące i przychodzące" więc trzeba je jakoś ogarnąć i wtedy robię spis praw, spełniający raczej funkcię spisu treści lub wykazu, który ułatwia poruszanie się po teczce.
Prawda jest taka że co Delegatura, to interpretacja, na szczęście jest Urzędnik Wyborczy i On podejmuje decyzje.

Offline Pogórzanin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 20
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #11 dnia: Czerwiec 11, 2019, »
U nas Urzędnik praktycznie nic nie robi. Dostał co prawda szczegółowe wytyczne co do przekazywania dokumentów do Delegatury, ale z zapisem, że spis zdawczo odbiorczy sporządza pracownik Urzędu - czytaj archiwista. Dostałem od niego depozyt, który uporządkowałem zgodnie z wytycznymi. Gotowy spis podpisałem jako sporządzający, a Urzędnik jako przekazujący. Co do niszczenia protokołów będących w dyspozycji Wójta dostałem informację z KBW - zrobiłem komisyjny protokół zniszczenia i to wszystko. Natomiast cała "makulatura wyborcza" ma być przekazana przez pracownika Urzędu - Urzędnik nie jest              u nas do niczego potrzebny - wytyczne Delegatury. Spis wg. otrzymanego wzoru sporządziłem wysłałem do Krakowa i czekam. Uważam (prowadziłem wybory przez 22 lata), że Urzędnik jest jednym wielkim niewypałem. Jak ktoś poczyta Kodeks wyborczy i porówna z uchwałami PKW to stwierdzi, że ma to jak pięść do nosa - a literalne zapisy Kodeksu uniemożliwiłby przeprowadzenie wyborów. Ale cóż takie jest nasze prawo - "Dura lex, sed lex"

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #12 dnia: Czerwiec 12, 2019, »
czyli wniosek jest taki że o wszystkim decyduje Delegatura i Archiwum Państwowe i z nimi trzeba uzgadniać wątpliwe kwestie. Wg łódzkiej Delegatury urząd miał służyć pomocą i służyłam, przy olbrzymim zaangażowaniu Urzędnika Wyborczego. Akurat ja pracy miałam o wiele mniej niż zwykle, a przede wszystkim mniejsza odpowiedzialność.
Są wytyczne KBW i zawsze można zadzwonić do AP

Offline Pogórzanin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 20
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #13 dnia: Czerwiec 12, 2019, »
U mnie to dwie rozbieżne opcje. KBW pisze, że Urzędnik jest niepotrzebny, Archiwum, że to on przekazuje. Sprawa oparła się o Warszawę. Co z tego wyniknie to nikt nie wie, na dodatek po co komu cała ta makulatura, skoro AP też ją przechowuje, a nie może do niej zaglądać. Wybory SN uznał za ważne, wszelkie protesty rozpatrzone. Tylko koszty przechowywania ton niepotrzebnych nikomu kart do głosowania.
« Ostatnia zmiana: Czerwiec 12, 2019, wysłana przez Pogórzanin »

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Odp: Archiwizacja dokumentów z wyborów
« Odpowiedź #14 dnia: Czerwiec 13, 2019, »
W takim razie proszę o informacje, jak się sprawa rozstrzygnie.
Archiwa Państwowe zostały postawione w niekomfortowej sytuacji jeśli chodzi o przechowywanie kart do głosowania, wiadomo nie tylko powierzchnia magazynowa, koszty ale i charakter dokumentacji, są dla AP dużym obciążeniem,  aczkolwiek jeżeli podwyższono kategorię archiwalną tych dokumentów do 5 lat - to ja już wolę żeby nie były one przechowywane w gminie :)
Dysponuję pismem PKW na ten temat, więc służę na priv