Autor Wątek: nowe okresy przechowywania od stycznia 2019 roku  (Przeczytany 910 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline archi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
chciałabym wprowadzić zmiany w JRWA w związku z wprowadzonymi od 1 stycznia 2019 r. zmianami dotyczącymi okresów przechowywania niektórych dokumentów. Znalazłam podstawy prawne regulujące okresy przechowywania dla akt osobowych, sprawozdań finansowych oraz list płac.
Mam problem z wnioskami urlopowymi - czy jest podstawa prawna wskazująca ich 10 letni okres przechowywania?

Czy do pisma przewodniego do Archiwum Państwowego w sprawie zmian kategorii wyżej wymienionych haseł klasyfikacyjnych należy dołączyć cały JRWA ze zmianami czy wystarczy tylko wymienić symbole i hasła klasyfikacyjne przy których zmieniono kategorię archiwalną.
Będę wdzięczna za porady.
Początkujący archiwista  :)

Offline KasiaK

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: nowe okresy przechowywania od stycznia 2019 roku
« Odpowiedź #1 dnia: Czerwiec 25, 2019, »
Witajcie,
podpinam się pod wątek dotyczący wniosków urlopowych.
Ustawa "skracająca" okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej wydłużyła okresy przechowywania kart urlopowych do 10 lat w przypadku pracowników zatrudnionych od stycznia 2019 r. Zapis ten dotyczy również osób, którzy posiadają tzw. uprawnienia górnicze, z tym że w ich przypadku okres przechowywania wynosi 50 lat od momentu zwolnienia pracownika (przejścia na emeryturę itp.). Jak sobie poradzić z taką ilością dokumentacji, gdy stanowią oni ok. 80% pracowników zakładu? a dodam, że wnioski urlopowe nadal składa się w wersji papierowej, a nie elektronicznej. Czy jest jakieś sensowne wyjście z tej sytuacji?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 577
Odp: nowe okresy przechowywania od stycznia 2019 roku
« Odpowiedź #2 dnia: Czerwiec 26, 2019, »
Cytuj
Ustawa "skracająca" okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej wydłużyła okresy przechowywania kart urlopowych do 10 lat

Bynajmniej.
Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją w ogóle nie porusza kwestii wniosków i kart urlopowych.

Kwestią tą zajmuje się natomiast nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, ale tylko odnośnie urlopów macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich, wychowawczych i bezpłatnych.
Dokumentacja dot. tych rodzajów urlopów muszą zostać umieszczone w części B akt osobowych pracownika i tym samym ich okres przechowywania będzie równy okresowi przechowywania akt osobowych.

Nie dotyczy to urlopów wypoczynkowych. Tej dokumentacji nie musimy umieszczać w aktach osobowych, a co za tym idzie jej okres przechowywania nie ulegnie zmianie.

Offline KasiaK

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: nowe okresy przechowywania od stycznia 2019 roku
« Odpowiedź #3 dnia: Czerwiec 27, 2019, »
Tak, przepraszam, chodziło mi właśnie o to rozporządzenie.
Nadal mam jednak wątpliwości. Nie jestem prawnikiem i być może źle to interpretuje, wiec wolę się upewnić.

Według kodeksu pracy dokumentacja pracownicza to akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które należy przechowywać przez okres 10 lat (z wyjątkami). Czyli odnosząc się do rozporządzenia w sprawie dokumenacji pracowniczej poza aktami osobowymi w ten sam sposób należałoby traktować dokumenację wymienioną w paragrafie 6.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 577
Odp: nowe okresy przechowywania od stycznia 2019 roku
« Odpowiedź #4 dnia: Czerwiec 27, 2019, »
Cytuj
Według kodeksu pracy dokumentacja pracownicza to akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Nic podobnego.

KP art. 94 ust. 9a:
Cytuj
prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza)

Z powyższego przepisu wynika jasno, że Kodeks Pracy rozróżnia dwie odrębne grupy dokumentacji:
1) dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
2) akta osobowe (dokumentacja pracownicza).

Kwestię tego, jakie dokumenty wchodzą do w/w grup reguluje rozporządzenie w spr. dokumentacji pracowniczej, odpowiednio w par. 6 i par. 3

Sformowany w KP obowiązek przechowywania przez 10 lat dotyczy tylko akt osobowych.
KP art 94, ust. 9b:
Cytuj
przechowywać dokumentację pracowniczą (...) przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

Co do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, to owszem znowelizowane przepisy wprowadzają pewne zmiany w okresach jej przechowywania, ale dotyczące tylko konkretnych rodzajów dokumentów mieszczących się w tej grupie.
Mianowicie:
- dokumentacji płacowej (listy i karty wynagrodzeń) --> ustawa o emeryturach i rentach, art. 125a, ust. 4-4b
- dokumenty dot. urlopów macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich, wychowawczych i bezpłatnych --> rozporządzenie w spr. dokumentacji pracowniczej, par. 3, pkt 2 lit. m, n, q
Przy czym w tym drugim przypadku zmiana (wydłużenie) okresu przechowywania wynika z faktu włączenia tej dokumentacji do akt osobowych.

W odniesieniu do pozostałych rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności takich, których nie trzeba włączać do akt osobowych (w tym dokumentów dot. urlopów wypoczynkowych) nowelizacja w żaden sposób nie zmieniła okresów ich przechowywania.
« Ostatnia zmiana: Czerwiec 27, 2019, wysłana przez Rovan »

Offline KasiaK

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: nowe okresy przechowywania od stycznia 2019 roku
« Odpowiedź #5 dnia: Czerwiec 27, 2019, »
Dziękuję serdecznie za pomoc :)

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 577
Odp: nowe okresy przechowywania od stycznia 2019 roku
« Odpowiedź #6 dnia: Czerwiec 28, 2019, »
Ehem... :-[
Zacząłem głębiej drążyć temat i wygląda na to, że moja interpretacja jest sprzeczna z interpretacją Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyrażoną w w stanowisku z dnia 7 lutego 2019 r.

Cytuj
(...) zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p., dokumentację pracowniczą tworzy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Zatem KasiaK miała rację pisząc, że
Cytuj
Według kodeksu pracy dokumentacja pracownicza to akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Podsumowując, wychodzi na to, że cała indywidualna dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. musi być przechowywana przez co najmniej 10 lat (licząc od ustania stosunku pracy). W tym również dokumenty dot. urlopów wypoczynkowych.

Cóż, dobrze przynajmniej, że znowelizowane przepisy nie dotyczą dokumentacji osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. oraz dokumentacji zbiorczej (np. list obecności).