Autor Wątek: zmiana struktury organizacyjnej - znak sprawy  (Przeczytany 624 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 33
zmiana struktury organizacyjnej - znak sprawy
« dnia: Kwiecień 30, 2019, »
Witam.
Wiem, że poruszane były już pewnie te wątki. Ale chciałbym się upewnić co do spraw związanych ze zmianą struktury organizacyjnej, a przy tym nadawania znaku sprawy.
1. Następuje wydzielenie z dotychczasowego wydziału referatu ds. oświaty, zdrowia i opieki społecznej. Sprawy dotyczące tych tematów zostaną przeniesione do nowego referatu. I tu - zgodnie z art. 64 instrukcji kancelaryjnej (rozp. z 2011) - sprawy niezakończone zostaną przeniesione do nowej komórki, nadane im nowe znaki spraw, wynikające z nowo założonego spisu spraw w danej kategorii (dotychczasowe oznaczenie było BO, np. BO.4424.7.2019 - przejdzie na ZO.4424.1.2019). A sprawy zakończone pozostają w starym wydziale. Tutaj - wydaje się - mam jasną sprawę, chciałbym tylko potwierdzić.
2. Druga sprawa dotyczy zmiany oznaczeń komórek organizacyjnych. Nie zostaną zmienione nazwy komórek ani ich zakres działania, jedynie samo oznaczenia skrótowe, wykorzystywane m.in. w nadawaniu znaków spraw. Zmiana dotyczy jedynie podległości w strukturze organizacyjnej (burmistrz, zastępca), a tym samym oznaczenia skrótowe, które u nas z tego wynikają (np. te z B na początku to pod burmistrza, a te z Z - zastępcy, BO, ZR, ZN itp.). W jaki sposób rekomendowalibyście taką zmianę. Podczas rozmowy z sekretarz, moją pierwszą myślą w tym przypadku było zachowanie oznaczeń komórek do końca roku i dopiero od nowego roku wprowadzenie tych nowych oznaczeń. Wydaje mi się, że w ciągu roku nastąpiłby zbyt duży rozgardiasz przy nadawaniu znaków spraw. Jakieś opinie na ten temat?

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 50
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: zmiana struktury organizacyjnej - znak sprawy
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 30, 2019, »
Dzień dobry,
1. jeśli sprawa IKS została już założona i przydzielony jest jej znak - to należy do końca roku posługiwać się nadanym znakiem, ALE można zastosować - ze względu na zmiany nazw komórek i zmianę ich kompetencji - zapis podwójny: np. dajemy nowy numer sprawy np.: IKS. xxxx.xx.2019.xx  I DOPISUJEMY : dot.: (i tu wcześniej nadany numer).
2. Nie rozumiem stwierdzenia: "Nie zostaną zmienione nazwy komórek ani ich zakres działania, jedynie samo oznaczenia skrótowe". To poważny błąd organizacyjny. Po co zmieniać skrót, skoro nazwa komórki nie ulega zmianie. pozdrawiam. djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 33
Odp: zmiana struktury organizacyjnej - znak sprawy
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 30, 2019, »
2. Pytanie zadała mi sekretarz gminy. Zmienia się podległość organizacyjna niektórych wydziałów, czyli przechodzą pomiędzy burmistrzem (B) a zastępcą (Z). Do tej pory wszystkie komórki miały w ten sposób tworzone swoje znaki - pierwsza litera B lub Z, a druga oznaczenie wydziału (czyli np. BO, BF, BK, ZN, ZI, ZR). I stąd moje zapytanie.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 50
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: zmiana struktury organizacyjnej - znak sprawy
« Odpowiedź #3 dnia: Kwiecień 30, 2019, »
Proszę uświadomić pani Sekretarz, że podległość służbowa nie jest pojęciem wchodzącym w zakres procedur i decyzji administracyjnych wydawanych przez komórki merytoryczne. Jeśli skrót komórki merytorycznej zmienia się u Państwa co kadencję, to ja mogę tylko wyrazić współczucie. W archiwum wytwarza się kasza. Sprawa, która może się ciągnąć np. 8 lat musi być "nazywana pod hierarchię". Sorry, trudno mi to komentować. :) djs     
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1606
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: zmiana struktury organizacyjnej - znak sprawy
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 05, 2019, »
Witam.
Wiem, że poruszane były już pewnie te wątki. Ale chciałbym się upewnić co do spraw związanych ze zmianą struktury organizacyjnej, a przy tym nadawania znaku sprawy.
1. Następuje wydzielenie z dotychczasowego wydziału referatu ds. oświaty, zdrowia i opieki społecznej. Sprawy dotyczące tych tematów zostaną przeniesione do nowego referatu. I tu - zgodnie z art. 64 instrukcji kancelaryjnej (rozp. z 2011) - sprawy niezakończone zostaną przeniesione do nowej komórki, nadane im nowe znaki spraw, wynikające z nowo założonego spisu spraw w danej kategorii (dotychczasowe oznaczenie było BO, np. BO.4424.7.2019 - przejdzie na ZO.4424.1.2019). A sprawy zakończone pozostają w starym wydziale. Tutaj - wydaje się - mam jasną sprawę, chciałbym tylko potwierdzić.


Dokładnie tak jak piszesz.

Dzień dobry,
1. jeśli sprawa IKS została już założona i przydzielony jest jej znak - to należy do końca roku posługiwać się nadanym znakiem, ALE można zastosować - ze względu na zmiany nazw komórek i zmianę ich kompetencji - zapis podwójny: np. dajemy nowy numer sprawy np.: IKS. xxxx.xx.2019.xx  I DOPISUJEMY : dot.: (i tu wcześniej nadany numer).

Nic podobnego. Co jest źródłem takich pomysłów? Bo na pewno nie obowiązująca instrukcja kancelaryjna.


2. Druga sprawa dotyczy zmiany oznaczeń komórek organizacyjnych. Nie zostaną zmienione nazwy komórek ani ich zakres działania, jedynie samo oznaczenia skrótowe, wykorzystywane m.in. w nadawaniu znaków spraw. Zmiana dotyczy jedynie podległości w strukturze organizacyjnej (burmistrz, zastępca), a tym samym oznaczenia skrótowe, które u nas z tego wynikają (np. te z B na początku to pod burmistrza, a te z Z - zastępcy, BO, ZR, ZN itp.). W jaki sposób rekomendowalibyście taką zmianę. Podczas rozmowy z sekretarz, moją pierwszą myślą w tym przypadku było zachowanie oznaczeń komórek do końca roku i dopiero od nowego roku wprowadzenie tych nowych oznaczeń. Wydaje mi się, że w ciągu roku nastąpiłby zbyt duży rozgardiasz przy nadawaniu znaków spraw. Jakieś opinie na ten temat?

Czy to formalna zmiana, mająca odzwierciedlenie w wewnętrznym akcie prawnym (statut, regulamin) czy zwyczajowa?
Tak czy owak - moim zdaniem nie następuje zmiana organizacyjna w rozumieniu IK, przerejestrowywanie spowodowałoby tylko chaos.
Jarek Orszulak

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 33
Odp: zmiana struktury organizacyjnej - znak sprawy
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 06, 2019, »
Czy to formalna zmiana, mająca odzwierciedlenie w wewnętrznym akcie prawnym (statut, regulamin) czy zwyczajowa?
Tak czy owak - moim zdaniem nie następuje zmiana organizacyjna w rozumieniu IK, przerejestrowywanie spowodowałoby tylko chaos.
-----------------------

No właśnie, podczas wydzielania tego referatu oświaty z wydziału ogólnego, postanowiła zmienić podległość niektórych wydziałów - pomiędzy burmistrzem a zastępcą. I tak się jakoś utarło, że skróty nazw wydziałów - używane przecież w nadawaniu znaków spraw i przy dekretacji - tworzone są u nas w sposób wskazujący na podległość wydziału w strukturze organizacyjnej. I stąd te nowe oznaczenia wydziałów (B pod burmistrza, Z pod zastępcę, np. BO, ZN). Dlatego też nastąpi zmiana regulaminu organizacyjnego UM. A może rozdzielić zmiany w regulaminie na dwie tury - teraz wydzielenie referatu i zmiana podległości służbowej, a od nowego roku zmiana oznaczeń komórek?

Offline nowy_uzytkownik

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Odp: zmiana struktury organizacyjnej - znak sprawy
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 08, 2019, »
to ja się tutaj podepnę z pytaniem, bo nie chcę zakładać osobnego wątku: zwolniona u nas kierownika jednego z działów technicznych, w związku z tym zarząd twierdzi, że nie będzie (nie może?) tamta komórka nadawać znaków pism, bo jest tam tylko główny specjalista, a kierownika brak.
Ale to przecież nie ma znaczenia czy komórka org. ma kierownika czy nie? Jeśli ta komórka jest merytoryczna i tworzy odpowiedź na zapytanie wysłane z ministerstwa to chyba powinna nadać swój znak? Czy się mylę?
W tym momencie znaki nadaje dyrektor generalny całego pionu.