Archiwizowanie dokumentacji projektów unijnych

[noovy11]

Witam. Mam problem z archiwizacją projektów unijnych kat. A. W urzędzie gminy obowiązuje zarządzenie w sprawie przekazywania dokumentacji projektów unijnych do archiwum zakładowego z ktorego wynika, że poszczególne referaty które posiadają dokumentacje dot. jakiegoś projektu przekazują ją za pomocą spisu zdawczo-odbiorczego i w sposób uporzadkowany w teczkach do referatu wiodącego realizatora projektu. Ten referat po przejęciu calej dokumentacji od innych referatów zdaje wszystko do archiwum. Teraz mam pytanie jak ma wygladać przekazanie do archiwum zakładowego całości dokumentacji projektów unijnych (w tym otrzymanych od innych referatów)? Część dokumentacji wytworzył referat oświaty, część referat finansowy a część jeszcze inne. Wszystko otrzymuje referat realizujący projekt. Jak ma wyglądać spis zdawczo odbiorczy do archiwum dokumentacji przekazywanej przez referat realizujacy projekt? gdy w tym przypadku bedą to też teczki wytworzone przez inne referaty. Czy zdane do archiwum mają być poszczególne teczki z każdego referatu dot. jednego projektu czy połaczone w jedna teczkę? tylko jak w tym przypadku ułożyć to wewnątrz teczki gdy bedzie sie ona skladac z dokumentacji wytworzonej przez kilka referatów? proszę o podpowiedź jak z tego wybrnąć bo jestem nowo zatrudnionym pracownikiem i nie bardzo wiem co z tym zrobić.

[Danuta J. Samek]

Pytanie: ile projektów było zrealizowanych i przez jakie komórki merytoryczne? Czy to był jeden projekt realizowany przez kilka komórek? Jeśli przez kilka, to która inicjowała sprawę?  Która jest komórką macierzystą Pzdr. djs

[noovy11]

Zostało zrealizowanych kilkanaście projektów, wspólnie przez kilka komórek merytorycznych (np referat finansowy, referat budowlany, referat rozwoju) w których jedna komórka (referat rozowju) jest wiodacym realizatorem projektu. Komórką macierzystą jest referat rozwoju (komórka która ma przekazać do archiwum wszystkie dokumenty dotyczace projektu otrzymane też wczesniej od innych referatów).

[Danuta J. Samek]

Bardzo dobrze, zatem Referat Rozwoju ma Panu przynieść w ząbkach całość dokumentacji poszczególnych projektów. UWAGA! Jaka jest kategoria archiwalna tych projektów? Czy wszystkie projekty są ZAKOŃCZONE? Nie wolno przejąć do archiwum projektów niezakończonych! Może trwają jeszcze jakieś rozliczenia?! Komórka wiodąca ma Panu przedłożyć pisemną informację, że projekty są zakończone.
I teraz moment - chyba - najtrudniejszy. Wszystkie projekty powinny mieć znaki założone przez komórkę wiodącą! Pozostałe komórki są tylko współpracujące, a więc wytworzona przez nich dokumentacja jest wkładem i powinna być realizowana pod znakiem komórki wiodącej.   Proszę to sprawdzić. Jeśli znaki są różne, to i sprawy są różne. A Pan musi otrzymać CAŁOŚĆ dokumentacji każdego projektu. Życzę powodzenia. Pozdr. djs

[noovy11]

Wszystkie projekty są zakończone i mają kat. A. Co w przypadku gdy znaki spraw są różne? (inne nadawał referat finansowy, inne referat rozwoju) Jak powinien wygladać spis zdawczo odbiorczy do archiwum w takiej sytuacji? Referatem przekazującym do archiwum jest referat rozoju a wśród dokumentów są dokumenty wytworzone przez inne referaty. Czy w takim wypadku gdy referat rozoju przekazuje całość do archiwum to na tym spisie mogą być wpisane pozycje opatrzone znakami dotyczącymi innych referatów np. znak teczki RF.3220 dowody księgowe?

[Danuta J. Samek]

Według mojej wiedzy - nie może przekazać nie swoich dokumentów. Ale radzę napisać maila lub zadzwonić do Archiwum państwowego, pod które podpada Pani instytucja i po ludzku zapytać. Przedstawić sprawę i zapytać. tym bardziej, że jest to materiał archiwalny (kat.A). Niech się wypowiedzą na ten temat. Pozdr. djs