nowelizacja ustawy o NZA a RODO

[szerka]

Witam serdecznie,
Staram się czytać ze zrozumieniem, słowo za słowem, punkt po punkcie projektu nowelizacji 200 ustaw, w tym naszej o NZA.
Jeżeli się nie mylę, to:
w przyszłości KOWALSKI uzyskuje zgodę mojego SZEFA na korzystanie z zasobu AZ. KOWALSKI podpisuje zgodę/deklarację na przetwarzanie. Schodzi do AZ a ja jako archiwista mam obowiązek anonimizacji danych osobowych w udostępnianych KOWALSKIEMU aktach.
Jakie jest Wasze zdanie, czy coś przeoczyłam ?
szerka

[Paweł z ...]

Przeoczyłaś to, że zmiany w unza pozwalają na stosowanie trzech narzędzi:
-anonimizacja,
-pseudoanonimizacja,
- umowy z użytkownikami wyłączające dalsze przetwarzanie danych osobowych.
Z tych trzech w celach naukowo-publicystycznych i historycznych najczęściej i najłatwiej będzie chyba zastosować narzędzie trzecie.
Było by miło ze strony NDAP lub ap-ów gdyby pomogły archiwistom zakładowym i udostępniły taka przykładową umowę jak opracują.

[szerka]

Pawle,
W nowym brzmieniu ustawy
Art. 22c.
1. Jednostki, o których mowa w art. 22, w ramach działalności archiwalnej, wdrażają zabezpieczenia wolności i praw osób, których dotyczą dane zawarte w materiałach archiwalnych, w szczególności w trakcie ich udostępniania, niezależnie od przepisów art. 16b ust. 2 i 3, przez anonimizację danych osobowych, zawieranie z użytkownikami zasobu archiwalnego umów wyłączających dalsze
przetwarzanie danych osobowych oraz przez pseudonimizację danych w systemach informatycznych i teleinformatycznych.

3. Zabezpieczenia wolności i praw, o których mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio do dokumentacji niestanowiącej materiałów archiwalnych, o ile nie sprzeciwia się to celom postępowania z tą dokumentacją.


Dla mnie
"przez anonimizację danych osobowych, zawieranie z użytkownikami zasobu archiwalnego umów wyłączających dalsze przetwarzanie danych osobowych oraz przez pseudonimizację danych w systemach informatycznych i teleinformatycznych".

oznacza nic innego, jak obowiązek archiwisty zakładowego (w przypadku akt papierowych w systemie tradycyjnym) najpierw skutecznie i nieodwracalnie pomazać/anonimizować na papierze, potem spisać umowę z typowym KOWALSKIM i cieszyć się z dobrze spełnionego obowiązku.
mylę się ?
szerka

[homo novus]

To jakaś paranoja  ; mam nadzieję, że ktoś się jednak ocknie.   

[ha_zaken]

A czy ktoś z Was zwrócił uwagę na następującą kwestię:


1. art. 16 a ust 1 unza - wprowadza zapis, że dostęp do materiałów archiwalnych ma każdy,
2. art. 16 ust. 2 unza wskazuje podmioty zobowiązane do udostępniania materiałów archiwalnych - pośród tzw. podmiotów zobowiązanych nie ma archiwów zakładowych jst i organów państwowych - odwołanie jest do art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2. Archiwa zakładowe jst oraz państwowe są wymienione w ust. 1 pkt 3 i 4, a więc nie występują jako tzw. podmioty zobowiązane,
3. art. 22 ust. 1 wskazuje podmioty, które prowadzą działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego (i tu są wymienione archiwa zakładowe),
4. art. 23 - zawiera definicję działalności archiwalnej, na którą skład się m.in. udostępnianie materiałów archiwalnych.

Jednakże, idąc dalej i analizując ustawę o nza należy stwierdzić, że:
1. art. 33 ust. 1 wskazuje nam podmioty, w których tworzy się archiwa zakładowe,
2. art. 34 ust. 1 wskazuje obowiązki kierownika podmiotu w stosunku do dokumentacji niearchiwalnej oraz materiałów archiwalnych - i nie ma tu wymienionego udostępniania materiałów archiwalnych,
3. art. 35 ust. 3 -  wskazuje, że zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których te archiwa zostały utworzone,
4. całość komplikuje art. 35 ust. 3 zdanie 2 - w którym wskazano, że dla korzystania z zasobu archiwalnego archiwum zakładowego przez osobę z zewnątrz potrzebne jest zezwolenie kierownika jednostki.

Czyli może oznaczać to,że archiwa zakładowe (które w zakresie państwowego zasobu archiwalnego powstają jedynie w podmiotach państwowych i jst) nie udostępniają materiałów archiwalnych na podstawie ustawy o nza?

Może ktoś z Was ma inne spojrzenie niż ja? Może błędnie interpretuję zapisy ustawy? Męczę się z tą kwestią od jakiegoś czasu i nie znajduję rozwiązania.

Zapisy tzw. ustawy wdrożeniowej RODO temat jeszcze bardziej komplikują.

[szerka]

Coś mi się wydaje, że nie tędy droga. Artykuł 16 w bieżącej nowelizacji ustawy o nza jest prawie nienaruszony. A obowiązek udostępniania akt przez AZ sankcjonuje rozp. z 18 stycznia 2011 r.  Spójrz również na art. 22 i 23 i pojęcie działalności archiwalnej.

Uparcie wracam jednak do anonimizacji sugerowanej według mnie w nowelizacji ustawy o nza art.22.


szerka

[Grzesiek]

pseudonimizację danych w systemach informatycznych i teleinformatycznych.

Jak ktoś sobie to wyobraża w już działających systemach? Czy to jest w ogóle możliwe i racjonalne? Mamy system inny niż PUW i nie widzę realnej możliwości sfinansowania tak daleko idących zmian.....

[Paweł z ...]

pseudonimizację danych w systemach informatycznych i teleinformatycznych.

Jak ktoś sobie to wyobraża w już działających systemach? Czy to jest w ogóle możliwe i racjonalne? Mamy system inny niż PUW i nie widzę realnej możliwości sfinansowania tak daleko idących zmian.....

W przypadku danych osobowych  przechowywanych w odrębnych kolumnach w raportach czy rejestrach jak najbardziej możliwe. Czy racjonalne? A to zależy czemu ma to służyć. Jeżeli mamy sporadycznie udostępnić dane z rejestrów czy raportów to chyba nie, bo łatwo można dokonać anonimizacji czy pseudonimizacji wykorzystując choćby zwykły arkusz kalkulacyjny.
W dokumentach elektronicznych ustrukturyzowanych też nie powinno być problemu, ale to już narzędzie by musiało być specjalistyczne.
Dokumenty tekstowe pdf-y to już chyba prawie ręczna robota wspomagana ewentualnie przez programy specjalistyczne.

[Paweł z ...]

Coś mi się wydaje, że nie tędy droga. Artykuł 16 w bieżącej nowelizacji ustawy o nza jest prawie nienaruszony. A obowiązek udostępniania akt przez AZ sankcjonuje rozp. z 18 stycznia 2011 r.  Spójrz również na art. 22 i 23 i pojęcie działalności archiwalnej.

Uparcie wracam jednak do anonimizacji sugerowanej według mnie w nowelizacji ustawy o nza art.22.


szerka

Prawnikiem nie jestem więc nie pokuszę się o interpretację prawną tego zapisu, co wynika z takiej czy innej redakcji testu.
Odwołam się do logiki:
1. jeżeli zastosujemy anonimizację lub pseudonimizację to po co mielibyśmy podpisywać umowę wyłączającą dalsze przetwarzanie danych osobowych, skoro takich danych nie udostępniamy,
2. jeżeli podpisujemy umowę to anonimizacja czy pseudonimizacja jest bezsensowna, bo zawarcie umowy było by niepotrzebne patrz pkt 1
3. stosujemy wszystkie trzy metody na raz tylko wtedy gdy jedynie część danych osobowych anonimizujemy czy pseudonimizujemy

[szerka]

Pawle,
Twoja logika rozumowania jest słuszna.


1. Jednostki, o których mowa w art. 22, w ramach działalności archiwalnej, wdrażają zabezpieczenia wolności i praw osób, których dotyczą dane zawarte w materiałach archiwalnych, w szczególności w trakcie ich udostępniania, niezależnie od przepisów art. 16b ust. 2 i 3, przez anonimizację danych osobowych, zawieranie z użytkownikami zasobu archiwalnego umów wyłączających dalsze przetwarzanie danych osobowych oraz przez pseudonimizację danych w systemach informatycznych i teleinformatycznych.

Czyli do wyboru w przypadku papieru anonimizacja LUB umowa ?

szerka