Autor Wątek: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt  (Przeczytany 2026 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Pogórzanin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« dnia: Marzec 14, 2019, »
Witam. Mam pytanie czy ktoś już może ma wiedzę jak to będzie z przejmowaniem dokumentacji po likwidacji z końcem roku szkolnego gimnazjów. Są bowiem różne opinie - jedni twierdzą że organ prowadzący (gmina), inni, że w tych gminach gdzie utworzone zostały jednostki organizacyjne typu OZEA lub coś podobnego, że to będzie ich obowiązek. To drugie rozwiązanie jest dla mnie bardziej logiczne.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 589
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #1 dnia: Marzec 14, 2019, »
Materiały archiwalne (jeśli występują) do AP.
Dokumentacja dot. nauczania (również jeśli stanowi materiały archiwalne) do Kuratorium Oświaty (por art. 89 ust. 6 Prawa oświatowego).
Pozostałą dokumentacje w przypadku braku następcy prawnego przejmuje jednostka nadrzędna (por. UNZA, art. 5 ust. 1d), którą dla gimnazjum jest urząd gminy.
Oświatowe Zespoły Ekonomiczno-Administracyjne i tym podobne samorządowe jednostki organizacyjne nie są jednostkami nadrzędnymi nad szkołami, zatem nie mogą przejąc ich dokumentacji.
« Ostatnia zmiana: Marzec 14, 2019, wysłana przez Rovan »

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 76
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 16, 2019, »
Przejmuję dokumentację po likwidowanym gimnazjum. Musze nadać nr spisu. I teraz pytanie czy kolejny nr spisu, jaki stosuje w obrębie urzędu gminy? Czy ma być to numer z odrębnej numeracji?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 589
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 16, 2019, »
Odrębna numeracja, zgodnie z wykazem spisów zlikwidowanego gimnazjum.
Jeśli w gimnazjum nie było wykazu spisów z/o, to trzeba go utworzyć, ale jako odrębną ewidencję.
W przypadku sukcesji biernej w żadnym razie nie należy wciągać odziedziczonej dokumentacji na własna ewidencje archiwalną.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1611
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #4 dnia: Lipiec 17, 2019, »
Rovan, skąd taki pomysł?!
Archiwum zakładowe urzędu ma mieć jednolitą ewidencję, wynika to wprost z rozporządzenia z 2011 r. Czyli - jeden wspólny wykaz spisów dla całości dokumentacji, bez względu kto ją wytworzył.
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 589
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #5 dnia: Lipiec 17, 2019, »
Jarku, zgadza się AZ ma jedną ewidencję. Tyle, że tutaj mamy do czynienia z dokumentacją pochodzącą z dwóch AZ (UG + szkoły). Szkoła powinna prowadzić własną ewidencję swojego zasobu archiwalnego, którą to ewidencję należało przekazać sukcesorowi wraz z dokumentacją.
Dokumentację gimnazjum gmina odziedziczyła w ramach sukcesji biernej, a więc nie wchodzi ona do zespołu archiwalnego UG, ani na jego ewidencję.
Co innego gdybyśmy mieli do czynienia z sukcesja czynną.

W tym konkretnym przypadku gimnazjum, z którego przejęto dokumentację najwyraźniej nie prowadziło jej ewidencji (skoro paco1987 tworzy dla tych akt spisy z/o).
Zgodnie z przepisami jednak likwidowana szkoła powinna mieć kompletną ewidencję archiwalną (wykaz + spisy) oraz zgodnie z nią posygnowane akta. Wówczas również twierdziłbyś, że przejętą dokumentację należy wciągnąć na ewidencję AZ gminy (i przesygnować)?

Jedynym powodem dla którego to paco1987 tworzy spisy przejętej dokumentacji jest fakt, iż szkoła nie dopełniła obowiązku  wynikającego z art. 6 UNZA.
Gdyby gimnazjum wraz z dokumentacją  przekazało jej ewidencję w ogóle nie byłoby tej dyskusji, a paco1987 miał by obok wykazu i spisów UG, wykaz i spisy gimnazjum.

W obecnej sytuacji nie ma znaczenia, że to archiwista UG tworzy dla przejętej dokumentacji brakującą ewidencję - nie zmienia to faktu, ze jest to ewidencja zespołu archiwalnego gimnazjum.
Archiwista UG tworząc ewidencje przejętej dokumentacji robi to niejako "w zastępstwie" gimnazjum, które nie dopełniło tego  obowiązku.
« Ostatnia zmiana: Lipiec 17, 2019, wysłana przez Rovan »

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 76
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #6 dnia: Lipiec 18, 2019, »
Może trochę doprecyzuję sytuację:
Firma archiwizacyjna przekazująca mi dokumentację gimnazjów opracowała w styczniu JRWA, które klepnęło AP. Na podstawie jrwa zarchiwizowano dokumentację z ponad 40 lat. Dostałem jeden spis zd-odb na którym uwzględnione są akta ze spisów ewidencyjnych  gimnazjum od nr 1 do 5. Archiwiści z tej firmy kazali mi nadać własny nr przekazanemu spisowi.  Nadałem kolejny nr spisu z wykazu spisów UG. Pudła są opisane, posiadają  sygnaturę wg spisów gimnazjum. W przypadku nadanie im nowego nr spisu to musiałbym przesygnować akta?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 589
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #7 dnia: Lipiec 18, 2019, »
Czyli jeśli dobrze rozumiem przejmowana dokumentacja posiada jednak ewidencję?
Cytuj
Dostałem jeden spis zd-odb na którym uwzględnione są akta ze spisów ewidencyjnych  gimnazjum od nr 1 do 5
Nie bardzo rozumiem po co firma archiwizacyjna w ogóle tworzyła ten "zbiorczy" spis, skoro istnieją spisy z/o gimnazjum w o nr od 1 do 5, wg których posygnowane zostały akta.
Cytuj
Pudła są opisane, posiadają  sygnaturę wg spisów gimnazjum.
Jeśli istniejące spisy miały wady - np. nie zawierały wymaganych elementów - można je było przepisać uzupełniając te braki.
Jeśli z jakiegoś powodu zasadne było stworzenie całkowicie nowych spisów z/o, wówczas dokumentacja powinna zostać przesygnowana, tak aby sygnatury zgadzały się z nową ewidencją.

Cytuj
W przypadku nadanie im nowego nr spisu to musiałbym przesygnować akta?
Tak, przecież sygnatura musi odpowiadać numerowi spisu i pozycji jednostki na spisie.
Przy okazji, czy do tych gimnazjalnych spisów z/o o nr 1 do 5 jest również wykaz spisów?
Na logikę powinien być - przecież ta numeracja nie wzięła się z sufitu.

Moim zdaniem, skoro istnieją spisy z/o gimnazjum, to ten "zbiorczy" spis może pełnić jedynie funkcję pomocniczą (np. jako załącznik do protokołu przekazania dokumentacji ze szkoły do UG) i nie ma sensu w ogóle nadawać mu żadnego numeru.
« Ostatnia zmiana: Lipiec 18, 2019, wysłana przez Rovan »

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 76
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #8 dnia: Lipiec 18, 2019, »
Też mi się tak wydawało że po co zbiorczy spis...który wprowadza chaos... Ale już zwątpiłem jak firma powiedziała, że jeden spis zbiorczy musi być pod protokół przekazania. Dziwna praktyka.

Mimo wszystko, dziękuje za pomoc.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1611
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #9 dnia: Lipiec 18, 2019, »
Dr Ewa Perłakowska poprosiła mnie o opublikowanie tutaj jej komentarza, oto on:

Cytuj

Po pierwsze nie można mylić zespołowości z ewidencją. Ewidencja jest jedna w archiwum zakładowym bez względu na to, czy dotyczy dokumentacji własnej, odziedziczonej czy zdeponowanej. Zadaniem ewidencji jest by widać w niej było odrębność dokumentacji poszczególnych jednostek (stąd nazwa podmiotu przekazującego i nazwa wytwórcy w wykazie spisów).
Po drugie mamy do czynienia z likwidacją podmiotu a nie łączeniem dwóch archiwów w jedno archiwum wielozakładowe. Likwidacja podmiotu powoduje że nowy podmiot przejmuje pełną odpowiedzialność za dokumentację i powinien ją zweryfikować i przyjąć na swój stan, ergo sporządzić spisy, ponumerować je i nadać swoje sygnatury (można ewentualnie przenumerować spisy). Generalnie dotychczasowa ewidencja gimnazjum powinna być zarchiwizowana, bo już nie ma archiwum . Analogia - przejmowanie materiałów archiwalnych przez archiwa państwowe z archiwów zakładowych.
Po trzecie nie sądzę by na obecnym etapie oceny dokumentacji w gimnazjum był tam zespół archiwalny, bo zespół archiwalny to wyłącznie materiały archiwalne (przynajmniej nic się w tym zakresie nie zmieniło). Oznacza to, że była tam składnica akt.
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 589
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #10 dnia: Lipiec 18, 2019, »
Niezmiernie się cieszę, że dr Perłakowska zabrała głos w tej dyskusji.

W mojej praktyce zawodowej problem ewidencjonowania dokumentacji odziedziczonej w ramach sukcesji biernej powraca jak bumerang.
W ciągu ostatnich kilku lat konsultowałem się w tej kwestii z pracownikami kilku Archiwów Państwowych i w większości przypadków prezentowali oni pogląd, że dokumentacja taka powinna mieć odrębną ewidencję. Proszę się zatem nie dziwić, że przyjąłem ten pogląd za swój.
Z podobnymi opiniami ze strony AP spotykali sie również niektórzy moi znajomi archiwiści zakładowi, zresztą równiez i na tym forum była o tym mowa:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2276.msg14115.html#msg14115

Cytuj
nowy podmiot przejmuje pełną odpowiedzialność za dokumentację i powinien ją zweryfikować i przyjąć na swój stan, ergo sporządzić spisy, ponumerować je i nadać swoje sygnatury (...) dotychczasowa ewidencja gimnazjum powinna być zarchiwizowana, bo już nie ma archiwum
Teraz, gdy to czytam sprawa wydaje się oczywista. Szkoda tylko, że AP, z którymi sie konsultowałem (a było ich kilka z całej Polski) nie mogły w ten sposób odnieść się do problemu >:(
Generalnie coraz częściej mam wrażenie, że w tego typu "szczegółowych" kwestiach różne AP potrafią udzielać różnych odpowiedzi na to samo pytanie.

Tak więc naprawdę cieszy mnie, ze od dzisiaj będę mógł w kwestii ewidencjonowania dokumentacji przejętej powoływać się na autorytet dr. Perłakowskiej :)

Już całkiem na marginesie - zdaję sobie sprawę, że czasem nieprawidłowo stosuję termin "zespół archiwalny" na określenie całości dokumentacji danego aktotwórcy. Powinienem raczej posługiwać się pojęciem zespołu dokumentacyjnego.
Cóż złe nawyki trudno wykorzenić :P
« Ostatnia zmiana: Lipiec 18, 2019, wysłana przez Rovan »

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #11 dnia: Lipiec 19, 2019, »
W mojej praktyce zawodowej problem ewidencjonowania dokumentacji odziedziczonej w ramach sukcesji biernej powraca jak bumerang.
W ciągu ostatnich kilku lat konsultowałem się w tej kwestii z pracownikami kilku Archiwów Państwowych i w większości przypadków prezentowali oni pogląd, że dokumentacja taka powinna mieć odrębną ewidencję.

Uważam, że Osoby z "przeszłością archiwalną" właśnie taką wyniosły szkołę. Stąd różne informacje Archiwów Państwowych
Ja też byłam uczona że : jeden ustrojowo  ;) odrębny aktotwórca,  to oddzielny zespół archiwalny i oddzielny wykaz spisów zdawczo-odbiorczych. Przypuszczam, że nie jest to rzeczą niepoprawną tylko obecnie strasznie niewygodną i coraz mniej funkcjonalną z wielu powodów. Ja na początku też tak postępowałam, ale szybko naciągnęłam/przeinterpretowałam metodykę archiwalną i dokumentacja wszystkich zlikwidowanych przez gminę jednostek trafia do do "urzędowego" wykazu spisów, otrzymując kolejne numery spisów zdawczo-odbiorczych.

Swoje praktyki uznałam za usankcjonowane z chwilą wejścia w życie nowej instrukcji kancelaryjnej w 2011 r, a dokładniej §5 pkt 1 lit. b oraz po  przeredagowaniu  rubryk w druku wykazu spisów zdawczo-odbiorczych z "nazwa komórki przekazującej akta"  na dwie inne "nazwę podmiotu i komórki przekazującej" oraz " nazwę jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła/zgromadziła.

Czasy się zmieniają i życie wymusza zmiany, ja pamiętam  jak w gminach były oddzielne zespoły dla Urzędu Gminy i dla Rady Gminy. (na szczęście nie pamiętam czasów, gdy termin zespołu archiwalnego był zastrzeżony tylko dla Archiwów Państwowych)  :)


Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #12 dnia: Lipiec 19, 2019, »
w tej kwestii mam jeszcze jeden dylemat: czy ta dokumentacja ma być na jednym spisie zdawczo-odbiorczym, czy na kilku ?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 589
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #13 dnia: Lipiec 19, 2019, »
Ja bym tutaj zastosował zasady ogólne, czyli:
- każdy rodzaj dokumentacji (aktowa, techniczna, akta osobowe itd.) na osobnych spisach
- nośniki danych (jeśli występują) na osobnych spisach
- materiały archiwalne (jeśli występują) na osobnych spisach

Ponadto, jeśli w szkole istniał oficjalny podział na komórki organizacyjne (różnie z tym bywa), to dla każdej komórki należałoby jak sądzę sporządzić odrębne spisy.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 76
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: likwidacja gimnazjum a przejęcie akt
« Odpowiedź #14 dnia: Październik 09, 2019, »
W przejętych aktach po zlikwidowanym gimnazjum mam listy płac-Kopie, gdyż oryginały znajdują się w organie prowadzącym, jakim jest gmina. Czy mogę te listy płac zarchiwizować jako kategorię BC? Chodzi o oszczędność miejsca w magazynie...po co przechowywać zdublowane akta.