Kontynuując wątek dot. udostępniania, pozwolę sobie zasiać nieco innych wątpliwości, aczkolwiek zbliżonych tematycznie...
Mianowicie... sytuacja wygląda następująco: osoba prywatna składa wniosek do urzędu gminy o dostęp do materiałów archiwalnych m.in. protokoły z sesji rady gminy i posiedzeń zarządu gminy. Jako cel i uzasadnienie wskazuje przygotowywanie publikacji naukowej na temat gminy. Wójt wyraża zgodę na udostępnienie tej osobie teczek z protokołami. Pytanie brzmi, zatem, czy w trybie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym może to zrobić czy też należy zastosować tu przepisy ustawy np. o dostępie do informacji publicznej.
Wnioskujący nie sprecyzował trybu, w jakim wnosi o dostęp do dokumentacji. Wniósł tylko o dostęp do materiałów archiwalnych.
Pragnę zwrócić uwagę na następujący problem:
1. art. 16 a ust 1 - wprowadza zapis, że dostęp do materiałów archiwalnych ma każdy,
2. ust. 2 wskazuje podmioty zobowiązane do udostępniania materiałów archiwalnych - pośród tzw. podmiotów zobowiązanych nie ma archiwów zakładowych jst i organów państwowych,
3. art. 22 ust. 1 wskazuje podmioty, które prowadzą działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego (i tu są wymienione archiwa zakładowe),
4. art. 23 - zawiera definicję działalności archiwalnej, na którą skład się m.in. udostępnianie materiałów archiwalnych.
Bazując na zestawie tylko tych przepisów stwierdziłabym, że w archiwa zakładowe jst i podmiotów państwowych nie mogą udostępniać materiałów archiwalnych w trybie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i tryb dostępu do dokumentacji w powinien być taki sam jak dla pozostałej dokumentacji znajdującej się w podmiocie.
Jednakże, idąc dalej i analizując ustawę o nza należy stwierdzić, że:
1. art. 33 ust. 1 wskazuje nam podmioty, w których tworzy się archiwa zakładowe,
2. art. 34 ust. 1 wskazuje obowiązki kierownika podmiotu w stosunku do dokumentacji niearchiwalnej oraz materiałów archiwalnych - i nie ma tu wymienionego udostępniania materiałów archiwalnych,
3. art. 35 ust. 3 - wskazuje, że zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których te archiwa zostały utworzone,
4. całość komplikuje art. 35 ust. 3 zdanie 2 - w którym wskazano, że dla korzystania z zasobu archiwalnego archiwum zakładowego przez osobę z zewnątrz potrzebne jest zezwolenie kierownika jednostki.
Stąd też wynika pytanie, czy archiwa zakładowe mogą udostępniać materiały wchodzące w skład zasobu archiwalnego archiwów zakładowych na podstawie ustawy o nza, czy też zastosowanie winny znaleźć przepisy np. o dostępie do informacji publicznej.
Jeśli przyjmiemy, że archiwa zakładowe jst i podmiotów publicznych są wyłączone z udostępniania materiałów archiwalnych na postawie tego, że nie zostały wymienione jako podmioty zobowiązane do udostępniania materiałów archiwalnych (art. 16a ust. 2), to jaki zatem sens ma zapis z art. 35 ust. 3 zdanie drugie, że udostępnienie osobie trzeciej jest za zgodą kierownika jednostki?
Co więcej, instrukcja archiwalna dla jst wskazuje, że w przypadku osób z zewnątrz musi być wskazany cel i uzasadnienie dla udostępnienia dokumentacji (czyli nie tylko materiałów archiwalnych, jak wskazuje ustawa nza, ale również dla dokumentacji niearchiwalnej).
Kolejne pytanie to, czy przed udostępnieniem należy dokonać anonimizacji czy wystarczy tylko oświadczenie, o zobowiązaniu do przetwarzania danych jedynie w celach wskazanych we wniosku, czyli przygotowanie publikacji naukowej.
Czy ktoś z Forumowiczów spotkał się swojej pracy z podobnym problemem, lub też czy kiedykolwiek zastanawiał się nad owymi zagadnieniami.?
Może pracownicy większych archiwów zakładowych częściej spotykają się z tematyką udostępnienia materiałów archiwalnych/dokumentacji będącej w archiwum zakładowym na wniosek osób spoza podmiotu.