Autor Wątek: KARTY ZBIORCZE PŁAC  (Przeczytany 700 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline kkk

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 25
KARTY ZBIORCZE PŁAC
« dnia: Luty 21, 2019, »
W jaki sposób należy przekazywać karty zbiorcze płac do archiwum zakładowego. Jedna karta zbiorcza płac zawiera pewną ilość nazwisk. Zbierane są one w jednej teczce, rocznikami. Moja wątpliwość dotyczy następującej rzeczy:
- jak ma wyglądać spis spraw oraz protokół zdawczo odbiorczy
- przyjmując do archiwum rocznikami, nie mam informacji, czy dany pracownik znajdujący się na tej karcie zbiorczej, jeszcze pracuje, czy też nie, ewentualnie kiedy przestał pracować
- kiedy mogę przeprowadzić brakowanie mając karty z lat 1960 - 2015, teoretycznie dla kart z lat 1960 - 1968 upłynęło już 50 lat. Jednak na kartach z lat 1969 i dalszych, mogą być nazwiska pracowników, które znajdowały się na listach z lat 1960 - 1968. Czyli jeżeli zlikwiduję karty z lat 1960 - 1968, a dany pracownik będzie jeszcze pracował, to nie będzie wiedzy o jego wszystkich zarobkach w okresie zatrudnienia. Poza tym, jeżeli jeszcze pracuje, to nie ma podstaw przyjęcia do archiwum.
Być może mylę, co tutaj jest sprawą. Proszę o podjęcie tematu.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1625
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Odp: KARTY ZBIORCZE PŁAC
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 21, 2019, »
Cytuj
jak ma wyglądać spis spraw
Nijak. Karty płac to dokumentacja nietworząca akt spraw, zatem nie sporządza się dla niej spisów spraw.

Cytuj
dla kart z lat 1960 - 1968 upłynęło już 50 lat
Okres przechowywania kart płac liczony jest nie od daty sporządzenia, a od daty ustania stosunku pracy (por art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach).
W przypadku zbiorczych kart pracy okres przechowywania liczony będzie od ustania stosunku pracy wszystkich pracowników, których dotyczy dokumentacja.

Cytuj
nie mam informacji, czy dany pracownik znajdujący się na tej karcie zbiorczej, jeszcze pracuje, czy też nie, ewentualnie kiedy przestał pracować
Należy to ustalić. Są to informacje kluczowe dla obliczenia kiedy upłynie okres przechowywania dokumentacji.
« Ostatnia zmiana: Luty 21, 2019, wysłana przez Rovan »

Offline Pogórzanin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 30
Odp: KARTY ZBIORCZE PŁAC
« Odpowiedź #3 dnia: Luty 24, 2019, »
Ustalenia w przypadku pracowników własnego urzędu jest do ogarnięcia. Ale jak liczyć okres przechowywania w przypadku jeżeli  PGRN zlikwidowano  w 1972 r. w wyniku reformy administracji, a ja mam spadek dokumentów z  6 takich. Część pracowników została w nowym urzędzie, część odeszła do różnych firm - akta osobowe powędrowały za nimi ale listy i karty płac zostały. Nie ma o nich żadnych informacji.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Odp: KARTY ZBIORCZE PŁAC
« Odpowiedź #4 dnia: Luty 24, 2019, »
Cytuj
PGRN zlikwidowano  w 1972 r. (...). Część pracowników została w nowym urzędzie, część odeszła do różnych firm - akta osobowe powędrowały za nimi
Skoro odeszli wraz z likwidacją PGRN to ich stosunek pracy ustał w tej dacie. W 2023 r. będzie można wybrakować ich listy płac, a jeśli na tych listach figurują również pracownicy, którzy pozostali w nowym urzędzie - wówczas po 50 latach od odejścia z pracy ostatniej z tych osób. Ich akta osobowe macie w archiwum, zatem daty można ustalić.
« Ostatnia zmiana: Luty 24, 2019, wysłana przez Rovan »

Offline mgro

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
Odp: KARTY ZBIORCZE PŁAC
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 22, 2020, »
Dzień dobry,
Czy jeżeli w jednostce jest tworzona jedna zbiorcza lista płac dla pracowników zatrudnionych przed jak i po 01 stycznia 2019 r. (nie złożony raport informacyjny) mogę odmówić jej przyjęcia do az? Listę zbiorczą mogę wybrakować dopiero wtedy, gdy wszyscy pracownicy widniejący na niej przestaną pracować ale może ona być przekazywana do az na bieżąco tak?

Dziękuję i pozdrawiam

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Odp: KARTY ZBIORCZE PŁAC
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 22, 2020, »
To czy pracodawca składa raporty informacyjne ma wpływ jedynie na długość okresu przechowywania (dla pracowników zgłoszonych do ubezpieczenia między 01.01.1999 a 31.12.2018).
Listy płac pracowników zatrudnionych po 31.12.2018 muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika (par. 6 rozporządzenia ministra rodziny pracy i polityki społecznej z 10.12.2018 - https://isip.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002369)

Natomiast moim zdaniem, to że dokumentacja była prowadzona w sposób niezgodny z przepisami nie zwalnia archiwisty z obowiązku przyjęcia jej do AZ.
Skoro listy obejmują zarówno pracowników zatrudnionych przed 01.01.2019 za których nie złożono raportów do ZUS (pamiętając że raporty składa się dopiero po ustaniu stosunku pracy) jak i przyjętych po tej dacie, wówczas całość dokumentacji otrzyma kat. B50/BE50, a bieg okresu przechowywania liczony będzie od momentu gdy wszyscy pracownicy ujęci na liście przestaną byc pracownikami.

Offline mgro

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
Odp: KARTY ZBIORCZE PŁAC
« Odpowiedź #7 dnia: Maj 22, 2020, »
Chodzi Ci o par. 6 ust. 3? U nas dla każdego pracownika jest tworzona oddzielnie karta wynagrodzeń oraz jedna zbiorcza lista płac obejmująca wszystkich zatrudnionych (na jej podstawie dział księgowości dokonuje przelewy). Jest to poprawne? Moje pytanie czy te zbiorcze listy płac też muszą być rozdzielane ze względu na okres zatrudnienia pojawia się ze względu na rodo. Nie mamy podstaw do przechowywania dokumentacji osób zatrudnionych po 01 stycznia 2019 r. dłużej niż 10 lat po zakończeniu stosunku pracy a w przypadku ujęcia wszystkich zatrudnionych na jednej liście zbiorczej informacje o wynagrodzeniu takich osób będą przechowywane ponad 40 dłużej. 

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Odp: KARTY ZBIORCZE PŁAC
« Odpowiedź #8 dnia: Maj 22, 2020, »
Tak, chodzi mi o par. 6 pkt. 3.
Miałbym wątpliwości, czy fakt sporządzania indywidualnych kart wynagrodzeń uprawnia do tworzenia zbiorczej listy płac. To jednak jest problem pracowników działu kadr, a nie archiwisty.
Archiwista ma archiwizować wszystkie dokumenty nie wnikając, czy zostały sporządzone zgodnie z procedurami. ;D

Natomiast niewątpliwie problemem archiwisty będzie upewnienie się co do obowiązującego okresu przechowywania tej dokumentacji.
Jeśli taka zbiorcza lista płac obejmuje zarówno dane pracowników zatrudnionych po 31.12.2018 (których dokumentacja ma 10-letni okres przechowywania), jak i zatrudnionych przed tą datą (których dokumentację przechowuje się przez lat 50, o ile nie złożono za nich raportu informacyjnego) wówczas cała lista powinna być przechowywana przez 50 lat licząc od daty gdy ostatnia z ujętych na niej osób odejdzie z pracy.
Nie stoi to w żaden sposób w sprzeczności z RODO, które wyraźnie i w kilku miejscach stwierdza, że dane osobowe mogą być przetwarzane dłużej niż to jest niezbędne do celu w którym były gromadzone, m. in. dla potrzeb archiwalnych w interesie publicznym.

W omawianym przypadku widzę jeszcze jeden problem - w przypadku list płac pracowników przyjętych do pracy pomiędzy 01.01.1999 a 31.12.2018, którzy w momencie archiwizacji list wciąż pozostają zatrudnieni nie wiemy de facto jak długo przechowywać dokumentację. Będziemy to mogli ustalić dopiero po odejściu tych osób z pracy - Jeśli po ustaniu zatrudnienia pracodawca złoży za nich raporty informacyjne, wówczas będzie to 10 lat liczone od złożenia raportu, w przeciwnym wypadku - 50 lat liczone od ustania zatrudnienia.