Autor Wątek: Daty skrajne  (Przeczytany 872 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline evvln

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 20
Daty skrajne
« dnia: Luty 04, 2019, »
Mam wydawałoby się błahe pytanie ;-)

Daty skrajne na teczce. Niby proste ale mam pewien problem.

Jeżeli zaczynamy sprawę w roku 2010 i prowadzimy ją aż do 2011 (teczka jest już gruba) to oddejmy ją do AZ z datami skrajnymi 2010-2011, w roku 2011 rozpoczynamy teczkę dla końcowej tej samej klasy JRWA i prowadzimy ją do 2012. Tzn że potem mogę mieć 2 teczki z pokrywającymi się datami skrajnymi o tym samym haśle

będzie to np. 1 teczka 2010-2011
                    2 teczka 2011-2012

Czy mógłby mi ktoś to sprecyzować ;-)

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 195
Odp: Daty skrajne
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 04, 2019, »
Moim zdaniem tak, nie ma przeszkód - są sprawy, które nie kończą się w danym roku, ba, mogą trwać kilka lat. Tak na pierwszy rzut oka można wywnioskować z Twojej dokumentacji, że sprawy zaczynały się w 2010 i 2011 r., a kończyły w następnych latach.
PS: A może mi ktoś wyjaśnić, dlaczego utarło się "daty skrajne"? Przecież tak naprawdę podajemy lata skrajne... Nie mogę tego zrozumieć :)

Offline evvln

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 20
Odp: Daty skrajne
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 04, 2019, »
dziękuję ;-)
a co w sytuacji kiedy załatwiamy sprawę w 2010 roku (np. w grudniu) a ostatnie pismo w sprawie składamy w urzędzie w styczniu 2011 i mamy wpływ ze stycznia 2011

Daty skrajne to wtedy 2010 czy 2010-2011?

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 195
Odp: Daty skrajne
« Odpowiedź #3 dnia: Luty 04, 2019, »
dziękuję ;-)
a co w sytuacji kiedy załatwiamy sprawę w 2010 roku (np. w grudniu) a ostatnie pismo w sprawie składamy w urzędzie w styczniu 2011 i mamy wpływ ze stycznia 2011

Daty skrajne to wtedy 2010 czy 2010-2011?
Tak, 2010-2011.

Offline Pogórzanin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 20
Odp: Daty skrajne
« Odpowiedź #4 dnia: Luty 24, 2019, »
U nas np. taka sytuacja jest oznaczona 2010,2011 - znaczy, że jest to pojedyncze pismo kończące sprawę. Natomiast jeżeli sprawę z 2010 kontynuujemy w 2010 i wtedy ją kończymy to 2010 - 2011. Takie zalecenia przekazują podczas kontroli pracownicy AN w Krakowie.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 565
Odp: Daty skrajne
« Odpowiedź #5 dnia: Luty 24, 2019, »
Szczegółowe sposoby zapisu dat skrajnych mogą się różnić - w zależności od wytycznych poszczególnych Archiwów Państwowych.
Najważniejsze jest, aby daty te zostały ujęte w opisie teczki.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1724
Odp: Daty skrajne
« Odpowiedź #6 dnia: Luty 24, 2019, »
Bardzo niedobrze, że wytyczne poszczególnych archiwów sie różnią :(
A wskazane wyżej wytyczne archiwum krakowskiego to zupełnie niepotrzebna komplikacja. Taka teczka trafi do archiwum państwowego i tu data zostanie wpisana jak należy, czyli 2010-2011.

Pozdrawiam

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 565
Odp: Daty skrajne
« Odpowiedź #7 dnia: Luty 24, 2019, »
Ano niedobrze, niestety z moich doświadczeń wynika, że wytyczne poszczególnych AP potrafią różnić się w wielu szczegółach, od opracowania wewnętrznego jednostek archiwalnych, poprzez ich opis, a na ewidencji skończywszy.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1606
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Daty skrajne
« Odpowiedź #8 dnia: Luty 25, 2019, »

Jeżeli zaczynamy sprawę w roku 2010 i prowadzimy ją aż do 2011 (teczka jest już gruba) to oddejmy ją do AZ z datami skrajnymi 2010-2011, w roku 2011 rozpoczynamy teczkę dla końcowej tej samej klasy JRWA i prowadzimy ją do 2012. Tzn że potem mogę mieć 2 teczki z pokrywającymi się datami skrajnymi o tym samym haśle

będzie to np. 1 teczka 2010-2011
                    2 teczka 2011-2012


Sposób na to jest prosty - osobne ujmowanie roku założenia teczki i dat skrajnych. Wtedy jest to czytelne dla wszystkich.
Jarek Orszulak

Offline evvln

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 20
Odp: Daty skrajne
« Odpowiedź #9 dnia: Marzec 11, 2019, »
Jeśli mamy kilka teczek z roku 2000 np 5 tomów,  a ostatnia teczka zazębia się o rok 2001 to czy w tej teczce wpisujemy 2000-2001 i Tom 6? Czy już bez tomu?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 565
Odp: Daty skrajne
« Odpowiedź #10 dnia: Marzec 11, 2019, »
Jeżeli jest to jedna teczka rzeczowa, jedynie fizycznie podzielona na 6 tomów, np:
tom 1 - sprawy od 1 do 10
tom 2 - do 11 do 20
tom 3 - od 21 do 30
itd.
wówczas wszystkie tomy maja takie same daty skrajne (2000-2001), nawet jeśli dokumenty z 2001 roku są tylko w jednym z tych tomów.

Offline evvln

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 20
Odp: Daty skrajne
« Odpowiedź #11 dnia: Marzec 11, 2019, »
Nie jest to jedna teczka rzeczowa.

Dokumentacja dot. wypożyczeń gadżetow, kostiumów scenicznych. Z reguły zakładamy osobne teczki na każdy miesiąc. W jednej teczce znajduje się kilkadziedziąt różnych spraw dot. oczywiście wyposażenia sceny na różne spektakle.
Wszystko jest jasne do momentu kiedy zwracamy się o wypożyczenie w grudniu 2005, a cała procedura następuje i kończy się w styczniu 2006
Czy w takiej sytuacji powinniśmy określić to jako kolejny tom? Czy wystarczy różnica w datach skrajnach?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 565
Odp: Daty skrajne
« Odpowiedź #12 dnia: Marzec 12, 2019, »
Jeśli nie jest to jedna teczka rzeczowa* to nie bardzo rozumiem w czym problem?
Różne teczki rzeczowe nie mogą stanowić kolejnych tomów.

*teczka założona dla spraw zarejestrowanych w jednej komórce, w jednym roku, w ramach jednej klasy rzeczowej.