Autor Wątek: Podział dokumentacji na tomy  (Przeczytany 929 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Emma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: Podział dokumentacji na tomy
« Odpowiedź #30 dnia: Luty 19, 2019, »
To ja juz nie rozumiem nic. U nas AP w trakcie kontrolizarzuciło, ze prowadziliśmy sprawe organizacji konferencji pod jednym jrwa i tam była cała dokumentacja związane z organizacja. Teraz w ramach organizacji konferrncji gdy trzeba przeprowadzic kilka przetargow - składamy wniosek do kom.org odpowiedzialnej za przetargi i ona zakłada swoja sprawę -  inne jrwa,  dla kazdego przetargu odrebna sprawa, tj na wynajęcie sali, zakup nagród/ wyróżnień/odznaczen, organizacja konkursu- oprawa sceny, prowadzenie gali- konferensjer itp. Dla każdego przetargu jest założona odrębna sprawa i do tego w kom.org. ktora zajmuje sie realizacją przetargów. kiedys wszystko bylo w jednym jrwa - organizacja konferencji, teraz wszystko jest rozproszone w różnych jrwa, prowadzone prze rozne komorki org. Czy mamy znów zacząć wszystko tj cała organizacje konferencji prowadzic pod jednym jrwa i tam gromadzic cala dokumentacje jako kom. merytoryczna.  Jak w końcu zaczac prawidłowo gromadzić dokumentację w spr. organizacji konferencji. Organizacja m.inn. polega na przeprowadzeniu kilku postępowań przetargowych, oczywiście nie tylko.  Moze ktos chce sie wymienić kontaktem, zeby łatwiej bylo pytać i rozwiązywać problemy.

Offline Rovan

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 538
Odp: Podział dokumentacji na tomy
« Odpowiedź #31 dnia: Luty 20, 2019, »
O tym, co jest w danym przypadku sprawą powinien decydować pracownik merytoryczny, który ja prowadzi.
Jestem w stanie wyobrazić sobie organizację konferencji (czy innego wydarzenia), która będzie jedną sprawą, jak i przypadek gdy przy okazji tego wydarzenia prowadzonych będzie kilka odrębnych spraw w różnych komórkach i pod różnymi klasami z jrwa.

Jeśli organizacja konferencji wymaga przeprowadzenia postępowania przetargowego (bądź nawet kilku) to postępowania te będą odrębnymi sprawami.

Podobny problem z definiowaniem zakresu sprawy pojawia się np. w przypadku dokumentacji projektów unijnych.
Niektórzy próbują cały projekt traktować jako jedną sprawę, w rzeczywistości jednak poszczególne etapy realizacji projektu będą najczęściej stanowiły odrębne sprawy prowadzone w różnych komórkach,np:
- wnioskowanie o uzyskanie dofinansowania
- wnioski o płatności częściowe (każdy jako odrębna sprawa)
- przetarg na wybór wykonawcy projektu
- realizacja projektu

W tego typu sytuacjach granice spraw najprościej rozpoznać po tym, że dla poszczególnych czynności inna komórka będzie komórką merytoryczną.