Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
Podział dokumentacji na tomy
evvln:
Witam serdecznie
Jestem począrtkującą archiwistką w dużej instytucji.
Mam pewnie wątpliwości dotyczące podziału teczki. Prosiłabym doświadczone koleżanki i kolegów o ich rozwianie.
Jeżeli mamy hasło z JRWA dot. transportów, a pracownicy w komórce organizacyjnej dzielą sobie to hasło z jednego roku
na kilka teczek (transporty do różnych miast), co generalnie jest logiczne i łatwiej będzie się w przyszłości odnaleźć, ale czy
jest to dopuszczalne? Ponieważ wtedy nie będzie zachowana chronologia. będzie kilka teczek o tym samym haśle z tego samego roku. Czy w takiej sytuacji możemy to podzielić na tomy ? (każdy tom to inne miejsce) ale co wtedy ze spisem spraw? Numey spraw się zdublują.
Czy zakładamy podteczki? i wtedy też prowadzimy dla każdej poddteczki oddzielny spis spraw?
Z góry bardzo dziękuję za informacje :-)
Rovan:
Jest to dopuszczalne. Nie ma potrzeby zakładania podteczek (choć oczywiście można). Wygodniej zastosować tzw. teczki przedmiotu/podmiotu sprawy.
W takim przypadku dla hasła końcowego z JRWA prowadzi się jeden spis spraw, a dokumentacje fizycznie wydziela do odrębnych teczek założonych dla przedmiotu bądź podmiotu sprawy.
W Twoim przypadku będą to np. teczki dla poszczególnych miast do których kierowane są transporty. W tych teczkach nie prowadzi się odrębnych spisów spraw.
evvln:
Bardzo dziękuję za odpowiedź !
Czyli rozumiem, że zakładam normalny spis spraw, prowadzę go w teczce, wpisuje sprawy w ramach ich napływania, a dokumentację dot. różnych miast po prostu odkładam do różnych teczek, a spis spraw pozostaje w jednej pierwszej ?
Rozumiem, że w takim wypadku wpisuję dla klasy końcowej hasło z JRWA i uszczegóławiam je dopiskiem miast/destynacji, umieszcając później każdą pozycję na spisie zdawczo-odbiorczym?
Taka sama sytuacja będzie miała miejsce w mojej jednostce jeśli chodzi o organizację wydarzeń, przy czym JRWA mówi, że dla każdego wydarzenia zakłada się odrębną teczkę.
Komórki robia to w ten sposób (Proszę o weryfikację jeśli to możliwe). Znak sprawy: ABC.0611.1.1.2019 - przy czym 1 oznacza np konferencję w Warszawie, 2 - w Gdańsku itd.
Rozumiem, że w takiej sytuacji również możemy zakładać teczki dla przedmiotu sprawy i je dzielić?
Czasami taka dokumentacja rozrasta się na kilka teczek, i zamiast grupować je w ramach napływania spraw w obrębie wydarzenia komórki grupują je rzeczowo tzn. Zaproszenia dla prelegentów w jednej, sprawy finansowe wydarzeń w innej itd. Rozumiem, że w takiej stuacji również prowadzimy tylko jeden spis spraw w jednej teczce?
A można np. później zrobić xero wkładając taki spis do pozostałych teczek (z zaznaczeniem które sprawy dot. danej teczki) żeby łatwiej było się odnaleźć?
Chciałabym nauczyć komorki dobrej praktyki archiwalnej (której sama się dopiero uczę :-) dopiero niedawno zostaliśmy objęci nadzorem AP i się uczymy ;-)
dziękuję za wszystkie odpowiedzi :-)
Rovan:
1. Tak.
2. Tak, w opisie teczek jak i na spisie z/o tytuł teczki uszczegóławiasz o nazwę miasta, np "Transport - Wrocław", "Transport - Bydgoszcz" itd.
3.
--- Cytuj ---Komórki robia to w ten sposób (Proszę o weryfikację jeśli to możliwe). Znak sprawy: ABC.0611.1.1.2019 - przy czym 1 oznacza np konferencję w Warszawie, 2 - w Gdańsku itd.
--- Koniec cytatu ---
Podana przez Ciebie konstrukcja znaku sprawy wskazuje na sprawę założona w ramach podteczki (pierwsza sprawa w ramach pierwszej podteczki założonej dla teczki 0611 w roku 2019).
Oczywiście, jak pisałem wcześniej stosowanie podteczek jest jedną z możliwości. Jeśli jednak zamiast podteczki chcesz stosować teczkę przedmiotu/podmiotu spraw wówczas znak sprawy będzie wyglądał następująco: ABC.0611.1.2019 - Warszawa, ABC.0611.2.2019 - Gdańsk itd.
4. Tak, jeden spis spraw, przy czym sprawą będzie wydarzenie, niezależnie od tego na ile teczek, skoroszytów, czy segregatorów zostanie rozbita jego dokumentacja
Można zrobić ksero spisu spraw, można w opisie teczki wymienić nr pozycji spisu spraw, np: "Transport - Warszawa (sprawy 1,4,7,12)"; "Transport - Gdańsk (sprawy 2, 3, 5, 6)" itd.
evvln:
--- Cytuj ---ABC.0611.1.2019 - Warszawa, ABC.0611.2.2019 - Gdańsk itd.
--- Koniec cytatu ---
Tak robiliśmy na początku, tylko nie za bardzo mogłam zrozumieć jedną rzecz (proszę o wyjaśnienie)
Jeśli hasło 0611 oznacza konferencję - 1 będzie oznaczała pierwszą sprawę z zakresu konferencji, 2 - drugą itd
Jeśli prowadzimy kilka konferencji w tym samym czasie - wychodzi na to wszystkie powinny być w jednej teczce i w jednym spisie spraw. Właśnie po to żeby nie prowadzić kilku konferencji w jednym spisie spraw poprosiłam komórki o stosowanie "tzw podteczki"
Wtedy jeszcze nie wiedziałam, że można je dzielić na przedmiot i podmiot sprawy ;-)
Czy w sytuacji stosowania poddteczek powinnam gdzieś odnotowywać ile podteczek mam dla danego hasła z JRWA?
Proszę o wyjaśnienie jeszcze jednej sprawy. Jeśli w takim przypadku mamy numer
ABC.0611.1.2019 - Gdańsk tzn że wtedy nie wpisujemy kolejnych rodzajów spraw do spisu spraw?
bo tak naprawdę wszystkie sprawy związane z tą konferencją powinny mieć ten sam numer. Na logikę wychodziłoby na to, że nie powinniśmy prowadzić spisu spraw z kolejnymi pozycjami, a to jest czasami naprawdę bardzo obszerna dokumentacja różnego rodzaju. Daletgo wolę żeby była w osobnych teczkach i żeby jednak był jakiś spis co w niej jest. Czy w takiej sytuacji możemy prowadzić spis spraw z kolejnymi numerami i nie będzie to błędem?
Tak jakby spis treści/dokumentów do jednej sprawy?
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej