Autor Wątek: Wypożyczanie dokumentacji z archiwum zakładowego  (Przeczytany 304 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline kkk

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 22
Dzień dobry
Pytania dotyczą dokumentacji kategorii B, bezdziennikowy system kancelaryjny.
LISTA PŁAC
Do archiwum zakładowego przyjąłem dokumentację listy płac z roku 2015. List płac było 100, całość umieszczono w 2 teczkach.
Całościowy spis spraw włożyłem do teczki 1, dobrze? Może do 1 teczki powinienem dołączyć tą część spisu spraw, która dotyczy tej teczki, a w drugą teczkę włożyć tą część spisu, która jej dotyczy.
Zrobiony został protokół zdawczo odbiorczy. Protokół ten zawierał jedna pozycje "Lista płac 2015", 2 teczki, dobrze? Może powinienem to wpisać w dwóch pozycjach, każdą teczkę osobno, ale chyba nie, nie jest to kategoria A.

UMOWY
Przyjąłem 50 teczek umów (każda z inną firmą) z jednego roku np. 2015. Jak powinien wyglądać protokół zo, jedna pozycja Umowy 2015, czy 50 pozycji. Wydaje mi się, że 50 pozycji, będzie to istotne przy ewentualnym wypożyczaniu.

WYPOŻYCZANIE
Jaka jest zasada przy wypożyczaniu akt innym komórkom, wypożyczamy całe teczki, czy konkretna sprawę znajdująca się w teczce?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 563
Odp: Wypożyczanie dokumentacji z archiwum zakładowego
« Odpowiedź #1 dnia: Styczeń 31, 2019, »
W przypadku teczek wielotomowych cały spis spraw umieszcza się w tomie 1.
Inna kwestia, ze listy płac nie są dokumentacją tworzącą akta spraw, zatem nie tworzy się dla nich spisów spraw i nie nadaje znaku sprawy.

Nie protokół, a spis zdawczo-odbiorczy.
W przypadku teczek wielotomowych istnieją dwie równoprawne metody ewidencjonowania:
1. Jako jedna pozycja spisu (fizyczną liczbę tomów podajemy w odpowiedniej kolumnie spisu)
2. Każdy tom jako osobna pozycja (w kolumnie tytuł dopisujemy numer danego tomu, a w kolumnie tom wartość wynosi 1)

W przypadku umów najwłaściwsze będzie rozpisanie każdej teczki jako osobnej pozycji (łatwiej odnaleźć na ewidencji konkretną umowę).

Ja stoję twardo na stanowisku, że wypożyczaniu podlegają kompletne jednostki archiwalne (teczki), choć opinie w tej kwestii (również na tym forum) bywają podzielone.
Rozbijanie jednostki archiwalnej na niniejsze cząstki (nie ujęte w ewidencji archiwum) jest moim zdaniem zbyt ryzykowne i może prowadzić do utraty kontroli nad dokumentacją.

Offline Filip Kwiatek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 290
Odp: Wypożyczanie dokumentacji z archiwum zakładowego
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 01, 2019, »
U mnie to zależy od rodzaju dokumentacji i szczegółowości dodatkowych pomocy ewidencyjnych. Jeżeli mam jednolitą pod względem zawartości teczkę projektu, wtedy nie rozdzielam i wypożyczam w całości, nawet jeżeli ktoś chce pojedyncze dokumenty. Ale jeżeli mam teczkę różnych umów z dodatkowym wykazem wszystkich w teczce, to zdecydowanie wolę udostępnić tę jedną konkretną.