Autor Wątek: dodawanie kolejnych klas i haseł  (Przeczytany 109 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline kkk

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 18
dodawanie kolejnych klas i haseł
« dnia: Listopad 28, 2018, »
Dzień dobry
Dostałem polecenie od szefa, że mam rozbudować JRWA dla zamówień publicznych. Sytuacja wygląda następująco, w naszym JRWA jest:
26 (symbol klasyfikacyjny) ŹRÓDŁA ZAOPATRZENIA (hasło) B5 (kategoria). W uwagach mam dopisane "dotyczy również zamówień publicznych".
Czy mogę dodać klasy;
261 - DOKUMENTACJA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH - B5 (będzie w niej zawarta wszelka dokumentacja postępowania, wniosek o wszczęcie postępowania, oferty, protokoły z posiedzeń komisji itp)
262 - UMOWY ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH - B10
Jeżeli (muszę to jeszcze sprawdzić) umowy są przechowywane razem z dokumentacją to stosowałoby się klasę 262 - B10 (np. z dopowiedzeniem).

Jednocześnie b.proszę o wyjaśnienie, przy dodawaniu klas muszę zachować kategorię klasy podstawowej, czy może ona być inna (w tym przykładzie 26 ma kategorię B5, a klasie 262 chcę przypisać kategorię B10)

Pozdrawiam
Krzysztof K

261 - DOKUMENTACJA

Offline kkk

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 18
Odp: dodawanie kolejnych klas i haseł
« Odpowiedź #1 dnia: Listopad 28, 2018, »
Oczywiście popełniłem błąd, dodając podklasy do klasy wyższego rzędu 26, to zamiast 261 powinno być 260, zaś zamiast 262 powinno być 261

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 447
Odp: dodawanie kolejnych klas i haseł
« Odpowiedź #2 dnia: Listopad 29, 2018, »
Tak, rozbijając klasę na podklasy można każdej z nowo utworzonych klas wyższego rzędu przyporządkować różne kat. archiwalne.

Cytuj
Jeżeli (muszę to jeszcze sprawdzić) umowy są przechowywane razem z dokumentacją to stosowałoby się klasę 262 - B10 (np. z dopowiedzeniem).
Znak sprawy (a więc i przyporządkowanie akt do konkretnej klasy) nadawany jest w momencie jej wszczęcia. Pracownik komórki musiałby zatem z góry wiedzieć, czy umowa będzie przechowywana razem d dokumentacją, czy osobno.
Moim zdaniem w takiej sytuacji prościej będzie dopisać przy klasie 260 "Dokumentacja zamówień publicznych" w polu uwagi informację, że jeśli do dokumentacji dołączona jest umowa wówczas okres przechowywania całości akt wynosi 10 lat.