Nie wiem na jakiej instrukcji kancelaryjnej Pan bazuje. Niemniej opis okładki teczki musi być zgodny z tym, co stanowi instrukcja. Prawidłowy opis powinien zawierać:
1. nazwę jednostki (instytucji)
2. nazwę komórki organizacyjnej
3. znak teczki (symbol komórki i symbol z JRWA)
4. kategorię archiwalną
5. pełne hasło klasyfikacyjne z JRWA (+ dodatkowy opis poniżej hasła klasyfikacyjnego, jeśli jest potrzebny oraz informację o numerze sprawy, jeśli mamy do czynienia z rozbiciem na tomy, a poszczególne sprawy są w osobnych teczkach)
6.informację o rodzaju dokumentacji w teczce (faktury, skargi, pisma itp.)
7. daty skrajne dla dokumentacji znajdującej się w teczce
8. numer tomu
9. rok wszczęcia i zakończenia sprawy.