W ten sposób dotarliśmy do problemu notorycznego nadużywania klasy "Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej" i jej podklas.
Niektórzy pracownicy merytoryczni idąc na łatwiznę potrafią niemal całą dokumentacje związana z projektem "wrzucić" do tych klas, co jest moim zdaniem błędem.
Uważam, że w klasie "Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych" powinna znaleźć się dokumentacja dot. wnioskowania o środki (wniosek o dofinansowanie, korespondencja w tej sprawie, aż do zawarcia umowy włącznie).
W klasie "Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych" z kolei należy ująć dokumentację dot. przekazywana i rozliczania środków w projekcie w tym: wnioski o płatności częściowe wraz z ocenami i korespondencją, akta kontroli i audytu w projekcie.
Z całą pewnością nie powinna się w tej klasie znaleźć natomiast dokumentacja merytoryczna.
Dla tej dokumentacji należy dobrać właściwą klasę tematyczną w zależności od tego, co jest finansowane ze środków unijnych.
Również dokumentacja przetargowa i finansowa mają własne klasy w JRWA.
Umieszczanie całej dokumentacji projektu w klasach "wnioskowanie..." i "realizacja..." zamiast we właściwych klasach tematycznych skutkuje zawyżeniem kategorii archiwalnych dla znacznej części akt.