Autor Wątek: Konferencja "Problemy wyszukiwania informacji w polskich archiwach"  (Przeczytany 570 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1700
W dniach 25-26 października odbyła się konferencja organizowana przez NDAP, IPN, UMK i Uniwersytet Warmińsko-Mazurski z cyklu Symposia Archivistica "Problemy wyszukiwania informacji w polskich archiwach". https://ipn.gov.pl/pl/aktualnosci/59383,Sympozjum-naukowe-Problemy-wyszukiwania-informacji-w-polskich-archiwach-Warszawa.html

Byłam tylko w 1 dzień, oto parę uwag.

1. Prof. B. Ryszewski (jeden ze współorganizatorów):
-  stwierdził, że organizatorzy mieli trudności z pozyskaniem referentów, stąd mniej referatów niż zakładano początkowo;
- trudności i braki w systemach wyszukiwawczych w Polsce to skutek różnorodności zasobu wynikającego z historii (Siemieński wyliczył ponad 30 ustrojów!) i dużej liczby systemów kancelaryjnych,
- największy brak tych systemów to nieuwzględnianie struktury zasobu,
- obserwuje zastój nad metodyką opracowania zasobu staropolskiego (opracowuje się gł. akta współczesne),
- duża rola użytkownika jako uczestnika systemu,
- klasyfikacja rzeczowa (taka jak w bibliotekach) niezwykle skomplikowana w archiwach.

2. Prof. W. Chorążyczewski:
 ? uderzał się  w swoje "uniwersyteckie" piersi twierdząc, że kształcenie uniwersyteckie nie przygotowuje dobrze studentów do prowadzenia kwerend w archiwach,
- bardzo potrzebni edukatorzy wyszukiwania,
- przypomniał model M. Handelsmana, wg którego użytkownik ma przyjść do archiwum przygotowany,
- wielu historyków nie chce szczegółowych opisów sporządzanych przez archiwistów, bo nie mają do nich zaufania (apel do archiwistów: nie przeszkadzajcie nam w poszukiwaniach!)
- czy zniknie wyszukiwanie proweniencyjne, kontekstowe?

3. Naczelny Dyrektor W. Woźniak (tytuł wystąpienia: Strategia opracowania w archiwach państwowych z punktu widzenia potrzeb użytkowników): cel opracowania jako dostarczenie informacji z zawartości materiałów archiwalnych (wysoka jakość informacji) oraz dostarczenie jak najpełniejszej informacji (duża ilość informacji),
Co w strategii opracowania:
- co opracowywać, czyli kryteria wyboru zespołów do opracowania w oparciu o analizę potrzeb użytkowników,
- dla kogo opracowywać, czyli  należy poznać użytkownika i jego potrzeby oraz przewidywać i rozwój (poszłabym dalej, do wywoływania potrzeb użytkowników, temu powinny służyć także działania popularyzacyjne, a także retrokonwersja),
- opracowywać za pomocą wydajnych narzędzi metodycznych, procedur oraz szerszego wykorzystania narzędzi IT w przyszłości (mam nadzieję, że Naczelny Dyrektor ma na myśli niedaleką przyszłość 8)),
- strategia opracowania ma wskazać długoterminowy cel i mierniki działań (zwracam uwagę na mierniki ;)).

4. A. Rosa mówiła o barierach informacyjnych użytkowników (na podst. badań sondażowych M. Cołbeckiej) na próbie 50 studentów archiwistyki UMK. Tu na marginesie przypomniała mi się wypowiedź jednego z wysokich urzędników NDAP sprzed kilku lat (teraz emeryta), że użytkownicy świetnie sobie radzą w archiwach mimo kłód, które rzucamy im pod nogi, tworząc zespoły, serie itp. ;D

4. Dopytywaliśmy kolegów z IPN jak wygląda u nich procedura uznawania zespołów za opracowane (mają w ustawie wśród zadań zapisane opracowywanie) i jaki procent zasobu mają opracowany. Okazało się, że procedur nie mają, opracowanych mają ok. 50% zasobu (tak zrozumiałam), skupili się na ewidencjonowaniu, mają zasób w 100% zewidencjonowany. Nie stosują w swojej pracy klasycznego modelu opracowania (z inwentarzem, wstępem itd.), także dlatego, że mają w zasobie głównie części zespołów.

5. Użytkownik był odmieniany przez wszystkie przypadki oraz różne kategorie:
- użytkownik jako uczestnik systemu informacyjnego,
- użytkownik właściwy, czyli rzeczywiście poszukujący,
- użytkownik poza systemem informacyjnym (np. archiwista idący do magazynu bez potrzeby zaglądania do inwentarza, bo wie, w jakim magazynie są interesujące go akta),
- użytkownik trudny,
- użytkownik dociekliwy,
- użytkownik oswojony,
- użytkownik łatwy (w XXI w.).
 :D :D :D

6. Dużo było o badaniu potrzeb użytkowników (bardzo chciałabym w końcu takowe zobaczyć). Pamiętam na Konfrontacjach toruńskich parę lat temu wypowiedź znanej archiwistki, która przestrzegała przed takimi badaniami, bo może się okazać, że użytkownik wcale nie chce takich pomocy, jakie przygotowujemy w archiwach. :D

7. Słyszałam o użytkownikach, którym nie podoba się nazwa serwisu ?Szukaj w Archiwach? ? bo nie chodzi o to, żeby szukać, chodzi o to, żeby znaleźć. Znajdź w Archiwach? ;)

8. Z 2 dnia obrad w Przystanku Historia IPN miała być transmisja online, tak mówili koledzy z iPN kiedy ich dopytywałam, ale transmisji nie było, mam nadzieję, że rejestrowali obrady i będzie można odsłuchać sobie resztę wystąpień.

PS. I ani razu nikt nie wspomniał o FOPAR ;)

Pozdrawiam



Offline Anna Sobczak

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 355
    • LinkedIn
Odp: Konferencja "Problemy wyszukiwania informacji w polskich archiwach"
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 26, 2018, »
Haniu, dzięki za sprawozdanie. Jeśli będą jakiekolwiek nagrania, albo publikacje, to proszę wrzuć linki, bo temat bardzo ciekawy i praktyczny. Mam dużo przemyśleń w tej kwestii, bo korzystałam z wielu systemów zarządzania informacją archiwalną jako użytkownik, czy jej twórca albo administrator.

Odnośnie ilości referentów,  mi nie udało się znaleźć żadnej informacji o konferencji (poza tytułem na naszym forum, albo może na FB, już nie pamiętam...), nie wspominając o zaproszeniu do wysyłania propozycji referatów...

Może temat się jeszcze powtórzy na jakiejś innej konferencji... Jak nie to może panel na następnym IFARze...
Pozdrawiam,
Anna Sobczak

Offline homo novus

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 69
Odp: Konferencja "Problemy wyszukiwania informacji w polskich archiwach"
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 29, 2018, »
Też staram się na bieżąco śledzić różne ogłoszenie itp. i również żadnych informacji o tej konferencji nie znalazłam. Nie pierwszy i nie ostatni razy system informowania o różnych wydarzeniach szwankuje  :(

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1569
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Konferencja "Problemy wyszukiwania informacji w polskich archiwach"
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 30, 2018, »
Mam wątpliwości czy braki i trudności w systemach wyszukiwawczych, to akurat wina dużej liczby ustrojów i systemów kancelaryjnych. Stawiałbym raczej na zwyczajne braki w ewidencjonowaniu czy inwentaryzowaniu dokumentacji. W końcu informacje związane z tymi: ustrojem i systemem to też są elementy opisu archiwalnego. To samo dotyczy struktury zasobu - jeśli obecnie stosowane elementy opisu informacji o takiej strukturze nie mówią, trzeba to odpowiednio uzupełnić, a to (dzięki narzędziom informatycznym) nie jest teraz bóg wie jaką sztuką, wystarczy trochę liznąć tematyki określania elementów metadanych (grupowanie, relacje pomiędzy dokumentami itd.).

System bez użytkownika mógłby nie istnieć, albo raczej - zawsze jest jakiś użytkownik systemu.

Klasyfikacja nie tyle jest skomplikowana co źle projektowana, objaśniana i stosowana. Współczesne narzędzia pozwalają (paradoksalnie) przywrócić klasyfikacji pierwotny sens. Klasyfikacja stosowana w archiwistyce ma to samo źródło co klasyfikacja biblioteczna, ale warto przyjrzeć się różnicom, także w kontekście wykorzystania narzędzi informatycznych.

Prof. Chorążyczewski przypomniał model Handelsmana a ja przypomnę artykuł H. Webera z Archeiona z 2004 r. pt. "Skorzystaj z klucza i zagraj rolę" gdzie opisane są poziomy prezentowania informacji przez archiwa. Mam wrażenie że klub osób które przeczytały ten tekst byłby jednym z najbardziej elitarnych w polskiej archiwistyce. Co do zapotrzebowania na "edukatorów wyszukiwania" - są samozwańczy edukatorzy archiwalni, proponuję by - zamiast np. głupawych wezwań do "okazywania pokory" wobec "otoczki archiwalnej" - pomyśleli o naśladowaniu bibliotekarskiego przysposobienia czytelniczego i bibliotecznego. Przykłady dobrych praktyk w tym zakresie już są, trzeba tylko już istniejące programy treningowe dla użytkowników archiwów zebrać, uzupełnić i wprowadzić jako powszechny standard.

Co do kształcenia uniwersyteckiego i przygotowania studentów do prowadzenia kwerend - powtórzę co już gdzieś pisałem - część umiejętności przywiązanych obecnie do specjalizacji archiwalnej powinna znaleźć się w kanonie studiów historycznych.

Wyszukiwanie proweniencyjne i kontekstowe nie zniknie, jeśli elementy opisu archiwalnego będą zawierały informacje o kontekście i proweniencji ... (jak wyżej - grupowanie i relacje między dokumentami).

Co do archiwów IPN - przeglądanie zawartości https://inwentarz.ipn.gov.pl to niezła lekcja wyszukiwania. Mam wrażenie że apowski "szukaj" przegrywa z nimi na głowę jeśli chodzi o głębię informacji (czy ich opracowanie nie oznacza czasem indeksacji?),  z kolei ipeenowemu inwentarzowi zdecydowanie brakuje informacji o kontekście i proweniencji. Moim zdaniem "na punkty" wygrywa jednak IPN - bo informacje o kontekście i proweniencji można uzupełnić właśnie dzięki głębokiemu opisowi, nawet jeśli grupowanie i relacje między dokumentami nie są określone dobrze.

Co do badań użytkowników archiwów - takie badanie udokumentowała M. Cołbecka, badanie użytkowników zdaje się miało też miejsce w ramach projektowania nowego "szukaja". Różnica jest taka że to pierwsze badanie miało afiliację akademicką, to drugie nie. Badania akademickie jednak przegrywają  z UX (także wbrew moim oczekiwaniom) i chyba inaczej nie będzie, bo obecnie budowa systemów informacyjno-wyszukiwawczych dla archiwów to domena specjalistów - ale nie archiwistów. Każdą informację archiwalną i dokument archiwalny da się opisać, jednak nie trzeba już tworzyć np. skomplikowanych układów fizycznych dokumentacji itd. To co teoretycznie mogłyby opisać badania akademickie, dużo szybciej i pewniej opiszą badania UX, które będą mieć z kolei szybkie przełożenie na obowiązujące normatywy.

Archiwistom zainteresowanym problematyką wyszukiwania w naukowym znaczeniu, jako punkt wyjścia proponuję lekturę "Słownika terminologicznego informacji naukowej" wyd. Ossolineum 1979 - tam wybrane pojęcia z zakresu archiwistyki mają kontekst w postaci szeregu pojęć z zakresu informacji naukowej, bibliotekoznawstwa, informatyki, reprografii, poligrafii, edytorstwa, językoznawstwa, normalizacji itp.

We wspomnianym wyżej słowniku, wyszukiwanie informacji to "wybieranie ze zbioru informacyjnego tych dokumentów pochodnych i (lub) dokumentów pierwotnych, których charakterystyki wyszukiwawcze odpowiadają instrukcji wyszukiwawczej dla danej kwerendy". Czy w trakcie sympozjum wspomniano może o tej definicji? :)
Też bardzo liczę na wideorelację z sympozjum.
« Ostatnia zmiana: Październik 30, 2018, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1700
Co do archiwów IPN - przeglądanie zawartości https://inwentarz.ipn.gov.pl to niezła lekcja wyszukiwania. Mam wrażenie że apowski "szukaj" przegrywa z nimi na głowę jeśli chodzi o głębię informacji (czy ich opracowanie nie oznacza czasem indeksacji?),
Na stronie IPN zamieszczono zestaw danych w Inwentarzu, to jest typowy zestaw opisu j.a.
cyt.
"Zgodnie z decyzją Prezesa Instytutu Pamięci Narodowej, popartą przez Kolegium IPN, opisy akt o charakterze osobowym i nieosobowym w opublikowanym, pod koniec lutego 2017 r., Inwentarzu archiwalnym IPN będą zawierać następujące pola:
    Akta o charakterze osobowym:
        1) nazwa zespołu (zbioru) archiwalnego lub wytwórcy materiałów archiwalnych, w tym w języku oryginałów dokumentów;
        1a) nazwa podzespołu archiwalnego, w tym w języku oryginałów dokumentów (jeżeli istnieje);
        2) nazwa serii (jeśli istnieje);
        2a) nazwę podserii (jeżeli istnieje);
        3) sygnaturę IPN;
        4) sygnatury mikrofilmu (jeśli istnieje);
        5) sygnatury dawne (jeśli istnieje);
        6) tytuł j.a.;
        7) kryptonim (jeśli istnieje);
        8 ) forma fizyczna;
        9) liczba tomów;
        10) liczba kart lub liczba stron (jeżeli można określić);
        11) daty skrajne z uwzględnieniem anteriorów i posteriorów (jeśli można określić);
        12) numer rejestracyjny (jeśli istnieje);
        13) miejsce przechowywania dokumentów (nazwa archiwum IPN)."
https://inwentarz.ipn.gov.pl/zakres-danych
 
We wspomnianym wyżej słowniku, wyszukiwanie informacji to "wybieranie ze zbioru informacyjnego tych dokumentów pochodnych i (lub) dokumentów pierwotnych, których charakterystyki wyszukiwawcze odpowiadają instrukcji wyszukiwawczej dla danej kwerendy". Czy w trakcie sympozjum wspomniano może o tej definicji? :)
Tej definicji nikt nie przytoczył, za to często powoływano się na klasyczną już pracę M. Gołembiowskiego "System informacji archiwalnej" (pewnie z uwagi na toruńska proweniencję ;))


Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1569
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
W ipeenowskim inwentarzu tytuły jednostek wydają się znacznie obszerniejsze,  norma to podawanie nie tylko imion i nazwisk, ale też dat urodzenia, imienia ojca, czy jakichś innych drobiazgowych informacji. Ma tu z pewnością znaczenie specyfika zasobu, mogę też tylko zgadywać ile w tym przepisywania oryginalnych tytułów, a ile pracy archiwistów na podstawie zawartości teczek. Obszerny tytuł z dużą ilością szczegółowych informacji pozwala weryfikować określoną różnie w inwentarzu przynależność zespołową.

Ta przywołana wyżej króciutka definicja wyszukiwania informacji ze "Słownika terminologicznego informacji naukowej" odwołuje się do sześciu innych pojęć określonych w tym słowniku - zbiór informacyjny, dokument pierwotny, dokument pochodny, charakterystyka wyszukiwawcza, instrukcja wyszukiwawcza, kwerenda. Odpowiadają im konkretne i logiczne definicje, o jakie trudno w archiwistyce. Dla tejże archiwistyki rzeczywiste wejście w wiedzę z zakresu bibliotekoznawstwa, informacji naukowej i informatyki jest obecnie po prostu koniecznością. Przyznam że jestem zafascynowany tym słownikiem - "starociem" z 1979 r.  - ale dla tych wszystkich którzy interesują się przede wszystkim bieżącymi potrzebami archiwów w sensie dosłownym, jako pierwszą pozycję na liście lektur proponuję ... analizę biznesową serwisu Szukaj w archiwach.
W zapowiedziach listopadowego numeru "IT w administracji"  pojawiła się zapowiedź tekstu p. Katarzyny Kornak pt. "Cyfrowe archiwa państwowe", poświęconego modernizacji "szukaja". Tak się składa, że co najmniej od początku tego roku w kolejnych numerach tego czasopisma regularnie pojawiają się teksty poświęcone archiwom i dokumentacji (pisane także m.in. przez ifarowiczów).
Jarek Orszulak