Autor Wątek: Wniosek o brakowanie akt - jak uzupełnić spis?  (Przeczytany 1298 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline lewel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 11
Wniosek o brakowanie akt - jak uzupełnić spis?
« dnia: Październik 24, 2018, »
Proszę o podpowiedź w sprawie uzupełnienia wniosku o brakowanie:
1. Gdy w tytule są Dowody księgowe (320), to mogę wpisać wszystkie w obrębie jednej pozycji spisu i w datach podać np 2005-2012 i w liczbie jednostek np 49? Czy rozbijać osobno na każdy rok?
2. Jak liczyć jednostki, jeśli jedne dokumenty są wepchane luzem - rozpięte, inne w segregatorach a jeszcze inne w koszulkach?
3. Czy w oznaczeniu kancelaryjnym wystarczy tylko numer z JRWA? Archiwum w którym rozpoczęłam pracę, nie prowadziło innego oznaczania...
4. Co konkretnie powinno znajdować się w uwagach? Wystarczy krótka charakterystyka dokumentacji?
5. Czy spisując dokumentację sklasyfikowaną na podstawie starego JRWA, we wniosku podporządkowuję ją do nowego?
Dodam, że chodzi o spis dok. niearchiwalnej kat. B, głównie B5

Bardzo proszę o odpowiedź, jestem mocno początkująca  ::) ::)
« Ostatnia zmiana: Październik 24, 2018, wysłana przez lewel »

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Wniosek o brakowanie akt - jak uzupełnić spis?
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 24, 2018, »
1. Możesz wpisać zbiorczo, w datach skrajnych podając łączny zakres chronologiczny.
2. Jeżeli brakowana dokumentacja jest w totalnej rozsypce (luzem bez żadnego opakowania, każde pismo osobno) należy z niej sformować jednostki archiwalne np. wiążąc w paczki (metoda którą stosowałem jeszcze na praktykach w archiwum PAN :))
3. Podajesz takie oznaczenie kancelaryjne jakie było stosowane (jakim była opatrzona dokumentacja). Jeśli stosowano jedynie symbol klasyfikacyjny, podajesz tylko symbol. Gdyby się zdarzyło, ze oznaczenie kancelaryjne w ogóle nie było stosowane - nie wypełniasz tej rubryki.
4. Wypełnianie tego pola nie jest obowiązkowe. Korzysta się z niego w razie potrzeby - głównie aby doprecyzować informacje o dokumentacji, rozwiać ewentualne wątpliwości AP.
Przykład - Jeśli chcesz wybrakować sprawozdania kwartalne z działalności jednostki, w polu "uwagi" powinieneś umieścić informacje o tym, czy sprawozdanie roczne obejmujące ten okres znajduje się w archiwum. Bez tej informacji AP mogło by nie wyrazić zgody na brakowanie sprawozdań kwartalnych.
5. Nie. Klasyfikacja nie ulega zmianie. Zmianie może ulec kwalifikacja (kategoria) jeśli w nowym JRWA jest wyższa niż była w obowiązującym w momencie powstania dokumentacji. W takiej sytuacji jako podstawę kwalifikowania we wniosku podasz nowy wykaz.

Offline man1utek

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 11
Odp: Wniosek o brakowanie akt - jak uzupełnić spis?
« Odpowiedź #2 dnia: Listopad 06, 2018, »
Mam taki "problem":
otóż jestem w trakcie przygotowania do  brakowania dokumentacji - koresponduję z Archiwum Państwowym mailowo - ii nie podoba im się taka rzecz
pozycja na spisie "Wpłaty: podatek od nieruchomości miasto" daty skrajne np. 01.01.-31.07.2009r. kat B-5
 i teraz tak, wiadomo, że samą decyzję podatkową przechowuje się przez 10 lat.
Dostałem taką odpowiedź zwrotną: należy zwrócić uwagę na następujące pozycje..... - są to wpłaty od podatków, wpłaty są B5, podatki zaś B10. Czy na pewno urząd chce zniszczyć taką dokumentację??
Czy ja dobrze rozumuje? Czy AP chodzi o to, że skoro podatki 3ma się 10 lat to wpłaty też powinny być przechowywane mimo okresu upływu też przez 10 lat? Pytałem w Referacie ds. podatków i dostałem wyraźną odpowiedź- po 5 latach nawet jak mamy dokumentację w archiwum to nie mamy prawa jej wykorzystać bo upłynął już okres ważności tych wpłat itp itd.
Pytanie do WAS - jak podejść do całej sprawy?