Autor Wątek: AZ- gminy  (Przeczytany 5254 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 575
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #45 dnia: Luty 26, 2019, »
Cytuj
Mam 3 takie same pisma
Jeśli są to dokumenty o identycznej treści, w aktach pozostawiasz tylko jeden egzemplarz. Pozostałe idą do zniszczenia.

Cytuj
Zwrot korespondencji
Skoro jest to zwrot nieodebranego pisma, które urząd wysłał do adresata, zatem drugi egzemplarz tego samego pisma powinien być w aktach sprawy. W takim przypadku zwrócony egzemplarz traktujemy jak wtórnik.
Można ewentualnie pozostawić kopertę, jako ślad po tym, że pismo wróciło do nadawcy.

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 79
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #46 dnia: Luty 26, 2019, »
Cytuj
Mam 3 takie same pisma
Jeśli są to dokumenty o identycznej treści, w aktach pozostawiasz tylko jeden egzemplarz. Pozostałe idą do zniszczenia.

w każdym przypadku ? czy są jakieś wyjątki tj. niżej napisałam ?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1606
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #47 dnia: Luty 26, 2019, »
Nic nie usuwaj. Zawsze tak postępuj jeśli masz wątpliwości. Archiwista nie jest od tego żeby grzebać i patroszyć akta.
Wedle wszelkiego prawdopodobieństwa masz w aktach sprawy egzemplarz "ad acta", zwrot i egzemplarz z klauzulą affigacyjną. One nie są identyczne.
Jarek Orszulak

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 79
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #48 dnia: Marzec 01, 2019, »
AZ Gmina - jaki symbol klasyfikacyjny z wykazu akt dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą ?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 575
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #49 dnia: Marzec 01, 2019, »
Cytuj
Archiwista nie jest od tego żeby grzebać i patroszyć akta
Oczywiście, że nie. Zresztą nie tylko archiwista :)
Zgodnie z zasadą przynależności kancelaryjnej w ogóle nie powinno się ingerować w kształt nadany dokumentacji w trakcie prowadzenia akt w komórce.
Nie stoi to jednak w sprzeczności z procedurą usuwania z akt kat A (oraz dokumentacji niearchiwalnej o kat. powyżej B10) tzw. wtórników, czyli identycznych kopii danego dokumentu. Obowiązek taki jest wręcz zapisany expresis verbis w każdych normatywach. Zapis ten znajdziemy również w par. 15 ust. 4 pkt 1 lit. b) instrukcji archiwalnej z 2011 r.

Ewentualne wtórniki powinien usunąć z akt pracownik komórki przygotowujący je do przekazania do AZ.
Jeśli istnieją wątpliwości, czy dane pismo faktycznie jest wtórnikiem, wówczas bezpieczniej jest pozostawić w aktach wszystkie egzemplarze.

Egzemplarz z klauzulą affigacyjną nie będzie wtórnikiem egzemplarza ad acta.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1606
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #50 dnia: Marzec 02, 2019, »
Nie stoi to jednak w sprzeczności z procedurą usuwania z akt kat A (oraz dokumentacji niearchiwalnej o kat. powyżej B10) tzw. wtórników, czyli identycznych kopii danego dokumentu. Obowiązek taki jest wręcz zapisany expresis verbis w każdych normatywach. Zapis ten znajdziemy również w par. 15 ust. 4 pkt 1 lit. b) instrukcji archiwalnej z 2011 r.

No, niezupełnie tak. W instrukcji archiwalnej z 2011 r. jest mowa o wyłączaniu "zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism", nie o wtórnikach, to nie to samo. Usuwana kopia musi być przy tym nie tylko powtarzalna, ale też uznana za zbędną. Jest to poza kompetencjami i zadaniami archiwisty.
W rozporządzeniu  z 20.10.2015 r. nie ma ani słowa nt usuwania czegokolwiek z akt przy przekazywaniu materiałów archiwalnych.
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 575
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #51 dnia: Marzec 04, 2019, »
Cytuj
mowa o wyłączaniu "zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism", nie o wtórnikach, to nie to samo.

Tutaj, szczerze mówiąc zabiłeś mi klina.
Wydaje mi się (a przynajmniej dotychczas wydawało :)), że pojęcie: "identyczne kopie tych samych przesyłek lub pism" mieści się w definicji wtórnika w brzmieniu podanym przez PSA.

Cytuj
Jest to poza kompetencjami i zadaniami archiwisty
Tutaj pełna zgoda. W poprzednim poście zaznaczyłem, że usuwanie wtórników leży w gestii pracownika komórki, a nie archiwisty. Tylko on jest w stanie stwierdzić, czy ten drugi egzemplarz dokumentacji jest faktycznie zbędny.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1606
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #52 dnia: Marzec 04, 2019, »
PSA osobno definiuje wtórniki, osobno kopie, nie całkiem jednoznacznie, można się w tym pogubić. Kopia ma zawsze jakiś pierwowzór, wtórniki są równoważne, ale też się je niekiedy nazywa kopiami. Jak się nad tym teraz zastanawiam, to zdaje się w instrukcji z 2011 r. mamy do czynienia z tym ostatnim przypadkiem, inaczej ten zapis byłby bezsensowny. Ale jest archaiczny, odnosi się do nie stosowanej już techniki tworzenia dokumentów, a nie ich formalnej natury - wziął się z dawnych kopii maszynopisowych i powielaczowych, których produkowano często za dużo. Obecnie referenci sami drukują tyle egzemplarzy ile potrzeba.
Jarek Orszulak

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 79
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #53 dnia: Marzec 05, 2019, »
Co w sytuacji, gdy dwie sprawy są prowadzone pod jedną taką samą sygnaturą ?
6220.15.2011
6220.15.2011 - a powinna być 2013

Jak to odkręcić ?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 575
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #54 dnia: Marzec 05, 2019, »
@paniarchiwistka91
Tak to bywa gdy nie prowadzi się spisu spraw i znaki nadaje "z pamięci".
Skoro sprawa jest już zakończona, nie da się tego "odkręcić".
Jedyne, co mogę zasugerować, to odpowiednia adnotacja na spisie spraw za 2013, w polu "uwagi" przy pozycji 15.
Oczywiście jeśli zdecydujesz się odtworzyć brakujący spis spraw (zakładam, że nie był prowadzony na bieżąco).

@Jarek
Pełna zgoda co do tego, że pojęcie wtórnika nie do końca przystaje do dzisiejszych technik wytwarzania dokumentów.
Przekonałeś mnie, że  - dla uniknięcia nieporozumień - najlepiej się nim nie posługiwać.

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 79
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #55 dnia: Marzec 13, 2019, »
Grubość teczki nie powinna przekraczać 5 cm (ok. 500 arkuszy papieru maszynowego).

Jest na to jakaś podstawa prawna ?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 575
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #56 dnia: Marzec 13, 2019, »
W Twoim przypadku Rozporządzenie PRM z 18.01.2011, a dokładnie stanowiąca jeden z jego załączników instrukcja archiwalna (par. 15 ust. 4 pkt 1 lit. e)).

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 79
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #57 dnia: Kwiecień 01, 2019, »
Proszę o podpowiedź AZ Gmina :)

Akty notarialne w gminie jaka klasa z wykazu akt i dlaczego są przesyłane przez notariuszy ?
Jaka klasa dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą ?

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 79
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #58 dnia: Kwiecień 05, 2019, »
Porządkuje teraz teczki dot. rozgraniczenia nieruchomości UG kat. A. W teczce jest misz-masz, układam chronologicznie sprawami. Mam pytanie czy jak już opracuje tą teczkę to robię na jakiś wykaz spraw, które są w teczce czy odtwarzam spis spraw ?

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 447
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #59 dnia: Kwiecień 05, 2019, »
Proszę o podpowiedź AZ Gmina :)

Akty notarialne w gminie jaka klasa z wykazu akt i dlaczego są przesyłane przez notariuszy ?
Była całkiem niedawno mowa o tym w wątku Archiwa zakładowe. Poszukaj.