Autor Wątek: AZ- gminy  (Przeczytany 3879 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #30 dnia: Luty 19, 2019, »
Nie wiem czy dobrze to wytłumaczę.

UG. Archiwizuje cały rocznik (2013) z jednego symbolu klasyfikacyjnego (6730), kategoria A, więc odtwarzam spis spraw, który nie był wcześniej prowadzony. Z około 75 spraw 2 są nie zakończone, więc nie mogę ich przekazać do archiwum.
Co teraz z tym spisem spraw ? Zostawiam go w komórce organizacyjnej razem z tymi niezakończonymi sprawami, czy zostaje on w "teczce matce" ? W sumie to nie mam gwarancji, że potem o nim nie zapomną.

Kolejna kwestia. Sprawy "przekładam" z segregatorów do teczek bezklasowych. Sprawy mają ok. 15-20 stron, więc kilka mieszczę je w jednej teczce, którą numeruje od 1-400. Sprawy lecą po kolei, oddzielam je przekładkami, aż natrafiam na tą brakującą niezakończoną sprawę. Czy mogę ją pominąć i dokładać dalsze sprawy ? Nie wiem czy zostawić dla niej miejsce ? Czy zrobić jakąś przekładkę z informacją, że ta sprawa jest jeszcze w toku ?

Może dla niektórych są to śmieszne pytania, ale ja dopiero ogarniam archiwum zakładowe UG od 2 tygodni i są to dla mnie rzeczy nowe i nie mam jeszcze takiego wyczucia... :) Czekam na odpowiedź :)

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 563
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #31 dnia: Luty 19, 2019, »
Skoro w teczce 6730 założonej w roku 2013 masz jakieś niezakończone sprawy to cała teczka (akta wszystkich spraw, również zakończonych) wraz ze spisem spraw pozostają w komórce.
Przekazaniu do AZ podlegają teczki rzeczowe, w których wszystkie sprawy zostały zakończone.

Cytuj
Kolejna kwestia. Sprawy "przekładam" z segregatorów do teczek bezklasowych (...)
STOP.  Zastanów się co robisz. Skoro mamy do czynienia z teczka, w której są jakieś niezakończone sprawy (nawet jedna), to taka teczka nie podlega archiwizacji. Zostaw ja w spokoju do czasu zakończenia wszystkich spraw w teczce. Dopiero wówczas będzie można przeprowadzić porządkowanie wewnętrzne, paginację i przepakowanie do teczki bezkwasowej itd.

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #32 dnia: Luty 19, 2019, »
Czyli źle wytłumaczyłam :p Ja absolutnie nie archiwizuje spraw jeszcze nie zakończonych. Zostawiam je :) Czyli spisy spraw zostawiam w ko czy w teczce matce?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 563
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #33 dnia: Luty 19, 2019, »
Cytuj
Sprawy mają ok. 15-20 stron, więc kilka mieszczę je w jednej teczce, którą numeruje od 1-400. Sprawy lecą po kolei, oddzielam je przekładkami, aż natrafiam na tą brakującą niezakończoną sprawę. Czy mogę ją pominąć i dokładać dalsze sprawy ? Nie wiem czy zostawić dla niej miejsce ? Czy zrobić jakąś przekładkę z informacją, że ta sprawa jest jeszcze w toku ?
Ewidentnie opisujesz próbę archiwizowania nie zakończonej teczki.
Przypominam, że teczka rzeczowa nie jest zakończona dopóki choć jedna sprawa w teczce jest w toku.

Teczka rzeczowa stanowi jedną nierozerwalną całość, na którą składają się akta wszystkich spraw zarejestrowanych na jej spisie spraw. Jeśli choć jedna ze spraw w teczce jest niezakończona, akt żadnej z pozostałych spraw (w tym zakończonych) nie można archiwizować. Archiwizacji podlega cała teczka (wszystkie sprawy zarejestrowane w danej komórce w danym roku w danej klasie końcowej JRWA).

Cytuj
Ja absolutnie nie archiwizuje spraw jeszcze nie zakończonych. Zostawiam je
W takiej sytuacji musisz zostawić w komórce całą teczkę rzeczową (zarówno akta spraw niezakończonych jak i zakończonych), oczywiście wraz ze spisem spraw.
Zarchiwizujesz tą teczkę dopiero po upływie 2 pełnych lat od zakończenia wszystkich spraw w teczce.

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #34 dnia: Luty 20, 2019, »
Czyli może być w jednej teczce sprawy np. 1-10 z 2013 roku, 11 - niezakończona zostawiam ja w ko i dalej w tej teczce sprawy 12-20 ?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 563
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #35 dnia: Luty 20, 2019, »
Nie. W takiej sytuacji pozostawiasz w komórce całą teczkę (akta wszystkich 20 spraw).
Teczki archiwizuje się gdy wszystkie prowadzone w nich sprawy zostaną zakończone.

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #36 dnia: Luty 20, 2019, »
Spis spraw należny prowadzić dla danej teczki czy cały dla danego roku ?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 563
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #37 dnia: Luty 20, 2019, »
Dla teczki rzeczowej.
Innymi słowy rejestrujemy na nim wszystkie sprawy wszczęte w jednej komórce w ramach tej samej klasy rzeczowej w tym samym roku.
Np. wszystkie sprawy wszczęte w komórce ABC w klasie 6730 w roku 2013.

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #38 dnia: Luty 20, 2019, »
A mi karzą robić inaczej. Mam teczkę, a w niej sprawy np.1-20 to do nich spis spraw, następna teczka sprawy 21-30 i do nich też spis spraw, następna teczka 31-40 tez spis spraw. Dobrze ?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 563
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #39 dnia: Luty 20, 2019, »
Czyli mamy do czynienia z jedną teczką rzeczową rozbitą na kilka tomów.
W takim przypadku cały spis spraw powinien zostać umieszczony na początku pierwszego tomu.
Wynika to z fakty, iż te wszystkie teczki (tomy) składają się razem na jedną teczkę rzeczową, która powinna posiadać jeden spis spraw.

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #40 dnia: Luty 20, 2019, »
5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się
wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim
przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych
spisów spraw.

O co tu chodzi?

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #41 dnia: Luty 20, 2019, »
Czyli mamy do czynienia z jedną teczką rzeczową rozbitą na kilka tomów.
W takim przypadku cały spis spraw powinien zostać umieszczony na początku pierwszego tomu.
Wynika to z fakty, iż te wszystkie teczki (tomy) składają się razem na jedną teczkę rzeczową, która powinna posiadać jeden spis spraw.

jeden spis spraw dla 6730.2013. Ale pracownicy chcą, żeby w każdej teczce był spis spraw, żeby potem było im łatwiej szukać jakie sprawy są w danej teczce. Poćwiartować ten spis spraw ?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 563
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #42 dnia: Luty 20, 2019, »
Cytuj
Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy
Z teczką przedmiotu/podmiotu mamy do czynienia gdy chcemy dokonać podziału w ramach teczki rzeczowej wg dodatkowych kryteriów podmiotowych lub przedmiotowych.
Np. Gdy w ramach teczki "Zamówienia publiczne" założymy odrębne teczki dla poszczególnych trybów zamówień publicznych.
Zapoznaj się z przykładami opisanymi na str 37-39 poniższej prezentacji
http://www.ifar.pl/index.php?action=dlattach;topic=2028.0;attach=910

Cytuj
Poćwiartować ten spis spraw ?
Ja bym nie ćwiartował z przyczyn, które opisałem w poprzednim poście.
Jednak nie będzie to poważny błąd, jeśli zatem pracownikom ma być dzięki temu łatwiej, to niech im będzie.
Swoją drogą, czemu sami nie sporządzą tych spisów? To w końcu ich obowiązek, a nie archiwisty.

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #43 dnia: Luty 25, 2019, »
Porządkuję teczkę kat. A. Muszę usunąć wtórniki.
Mam 3 takie same pisma:
1. a/a do sprawy
2. otrzymuje gmina do wiadomości jako właściciel sąsiednich działek
3. tablica ogłoszeń i zdjęte z tablicy ogłoszeń trafia do akt.

Zostawić jedno pismo, a pozostałe usunąć ?

Tak samo mam z decyzjami 3 takie same w aktach.

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #44 dnia: Luty 26, 2019, »
Zwrot korespondencji. Czy nieodebraną korespondencję, która jest w aktach sprawy przy porządkowaniu teczki kat. A otwieram i również numeruję ? Czy pozostawiam nieodpieczętowany list ?