Autor Wątek: AZ- gminy  (Przeczytany 490 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline ewelina1994

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
AZ- gminy
« dnia: Październik 17, 2018, »
Kochani! Jestem tu nowa i zielona.. ????
Od sierpnia dostałam archiwum gminne, nie mam pojęcia od  czego zacząć i co z czym zjeść... Pani która zajmował się tym jest niedostępna a archiwum leżało sobie 8 lat bez ruszania... znalazłam papiery z ostatniego brakowania z 2013 roku.. Zaczęłam od dowodów księgowych ale utknelam w miejscu... Nie mogę połapać się z jej spisach bo nie są ładnie ułożone tylko luźne kartki.. I mam kilka pytań.
 Mam nadzieję że chociaż wy mi dobrze podpowiedzieć...
Czy mogę zrobić spisy z natury żeby nie sugerować się tym co ma na tych niedokladnych spisach moja poprzedniczki?
Czy dobrze zaczęłam od dowodów  ?
Ale co dalej ?
Mam wydzieloną kategorię A i an szczęście tego nie muszę ruszać. 
Więcej pytań pewnie wyjdzie w trakcie..
 Na razie to byłoby tak w skrócie..

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 170
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 18, 2018, »
Po pierwsze - współczuję. Po drugie - archiwum nieruszane przez 8 lat??? Ja się pytam: gdzie były jakiekolwiek kontrole czy nadzorujący archiwum? Po trzecie - tylko spokój może Cię uratować, chociaż czasami jeśli chodzi o archiwum, chce się wyć. Czy spisy zdawczo-odbiorcze odzwierciedlają rzeczywistość, tzn. czy sygnatury archiwalne na tych dowodach księgowych są również na spisach, czy są to nieponumerowane spisy?
Jak najbardziej mogłaś zacząć od dowodów księgowych, zwłaszcza jeśli minął okres przechowywania.
Czy odgrzebałaś jakiekolwiek wykazy akt, czy masz jakąkolwiek podstawę, żeby dalej pracować?

Offline ewelina1994

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 18, 2018, »
pokrywają się spisy ale te "świeże" czyli tak od roku 2015..
a wcześniejsze są nieponumerowane ale zrobiłam juz swój spis z natury od roku 2006 do 2012, ponieważ brakowanie bylo zrobione do roku 2005.
znalazłam wykazy akt ale w tylu wersjach ze nie wiem ktora jest poprawna..
chciałabym wystapić teraz z wnioskiem o brakowanie zeby pozbyc sie cześci tych papierów bo jest po prostu za ciasno zeby dalej ruszyc,
wiec pytanie, co dalej ? bo mam problem z symbolami klasyfikacyjnymi, poniewaz z roku 2006 były np : 3321 a aktualny to 3220. ujać nowy symbol ale stara podstawe prawną i nową ?

Offline man1utek

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #3 dnia: Listopad 07, 2018, »
może ja trochę pomogę bo też się bujałem z takim tematem:
archiwista ma obowiązek przekwalifikowania starej klasyfikacji na nową.
Nową klasyfikację nanosi się w kwadratowym nawiasie- nawias kwadratowy mówi o tym, że archiwista sam naniósł zmiany po zmianie JRWA. Nie zapomnij, że nanosisz równolegle na teczkach/pudle i na spisach zdawczo-odbiorczych i jeśli jest zmiana kategorii to też nanosisz.
Jeśli np wcześniej była kategoria B a teraz jest A, to wydzielasz kategorię A ze spisu X a na oddzielny spis zdawczo-odbiorczy nadajesz kolejny numer spisu Y . Jeśli np. wyszło Tobie 10 pozycji na spisie Y  to piszesz adnotację o takiej treści:
"Spis zakończono na pozycji 10. Spis sporządził w dniu (podajesz datę) w wyniku przepisania (podajesz ilość pozycji) ze spisu X (poz. x,y,z - tu podajesz z której pozycji spisu (lp.) przepisałaś), swoje imię i nazwisko (w nawiasie stanowisko)- wydzielenie kategorii archiwalnej.  I po tym przepisaniu należy na teczki w kwadratowym nawiasie ponanosić nowe numery spisu/lp.

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 447
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #4 dnia: Listopad 07, 2018, »
archiwista ma obowiązek przekwalifikowania starej klasyfikacji na nową.
Nową klasyfikację nanosi się w kwadratowym nawiasie- nawias kwadratowy mówi o tym, że archiwista sam naniósł zmiany po zmianie JRWA. N
Wybacz, ale mylisz się pisząc o zmianie klasyfikacji.
W przypadku zmian JRWA dokonuje się jedynie zmiany kwalifikacji (kategorii) archiwalnej, jeśli w starym wykazie była niższa niż w nowym.
Klasyfikacja (zarówno symbol jak i hasło) pozostają takie jakie obowiązywały w dacie założenia teczki.
Proponuję zapoznać się z informacją nr 11 NDAP
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF
« Ostatnia zmiana: Listopad 07, 2018, wysłana przez Rovan »

Offline man1utek

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #5 dnia: Listopad 07, 2018, »
słuszna uwaga,
też się źle wyraziłem pisząc kwalifikacja zamiast klasyfikacja. Tak zgadzam się, że zmienia się kategorię na aktualną, ale również możesz sam w nawiasie kwadratowym napisać nowy symbol z instrukcji, aby kategoria archiwalna zgadzała się z symbolem JRWA
Oczywiście ogólnie czyli na spisie oraz na teczkach/pudłach. Ze wzoru nie wynika ale AP mi tak powiedziało, że nie zaszkodzi w nawiasach kwadratowych bo to jest informacja, że dokumenty są dostosowywane w opisie do obecnego JRWA.
« Ostatnia zmiana: Listopad 07, 2018, wysłana przez man1utek »

Offline rugbygirl

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #6 dnia: Listopad 20, 2018, »
W takim razie ja też mam pytanie bo jestem w podobnej sytuacji co koleżanka. Moje archiwum też jest zawalone i chciałabym usunąć zbędna dokumentację zalegajaca. Pod jednym spisem powiedzmy 48 do archiwum mam dokumentacje finansowa np podatek VAT b10 i dokumentacja księgowa b5. Czy mogę z tego spisu. wyodrębnić tylko te b5 do brakowania, a b10 zostawic dalej w archiwum z racji iż jeszcze lata nie upłynęły do brakowania.

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 447
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #7 dnia: Listopad 20, 2018, »
Oczywiście. Żaden przepis nie nakazuje brakować dokumentacji kompletnymi spisami z/o. Brakujemy te pozycje, których okres przechowywania upłynął.

Offline rugbygirl

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #8 dnia: Listopad 21, 2018, »
Super serdecznie dziękuje.

Offline Zbigniew Marek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 187
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #9 dnia: Listopad 21, 2018, »
Oczywiście. Żaden przepis nie nakazuje brakować dokumentacji kompletnymi spisami z/o. Brakujemy te pozycje, których okres przechowywania upłynął.
I która utraciła wartość dowodową - muszą być spełnione łącznie te dwa warunki.

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 447
Odp: AZ- gminy
« Odpowiedź #10 dnia: Listopad 21, 2018, »
Tak, ale o tym drugim nie decyduje archiwista. To domena komórek merytorycznych, z którymi należy się konsultować typując dokumentację do brakowania.
Archiwista ustala jedynie, czy upłynął ustalony w przepisach okres przechowywania.