Autor Wątek: Potrzebuję mentora  (Przeczytany 1220 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Potrzebuję mentora
« dnia: Wrzesień 18, 2018, »
Witam,
Postanowiłem założyć ten wątek w nadziei, że znajdę osobę, która zechce mi pomóc ogarnąć sytuację w moim archiwum zakładowym. Wątpię, że wszystko co bym chciał zrobić jest możliwe, ale zależy mi na tym żeby chłonąć wiedzę i żeby poprawić stan mojego AZ. Potrzebuję takiej osoby, którą mógłbym pytać nawet o najprostsze rzeczy, ponieważ po tych 2 miesiącach pracy w AZ doszedłem do wniosku, że bez pomocy sobie nie poradzę - osoby z większym doświadczeniem w archiwum mówią mi że sytuacja jest kiepska. Mam główne cele :
1. WERYFIKACJA całości zasobu według harmonogramu
2. uporządkowanie, zewidencjonowanie i przekazanie do archiwum zakladowego dokumentacji
spraw zakończonych, której okres przechowywania w komórkach organizacyjnych upłynął;

3. BRAKOWANIE, żeby zwolnić miejsce. (mam bardzo dużą ilość dokumentacji do zniszczenia. Ostatnie brakowanie 2014)

Moglibyśmy kontaktować się na skype, sms, facebook, telefonicznie - dla mnie to bez różnicy.
Na prawdę potrzebuję pomocy osoby bardziej doświadczonej niż mój 2 miesięczny staż pracy w Archiwum Zakładowym.
W przyszłości na pewno będę mógł się jakoś odwdzięczyć.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #1 dnia: Wrzesień 18, 2018, »
Witam, na mentora się nie nadaję, ale proszę na forum zadawać pytania. Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia jest bezwzględnie potrzebny! Dodatkowe kursy w węższym zakresie tematycznym - również. Bezwzględnie potrzebne jest poparcie ze strony zwierzchników i kolegów. Ważne jest zabezpieczenie środków na usługi zewnętrzne. Ile powierzchni zajmuje archiwum? W jakiej jest instytucji? Czy jest Regulamin? Pytań mnóstwo... :)   
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #2 dnia: Wrzesień 18, 2018, »
Mam kurs kancelaryjno archiwalny I stopnia.
Bez dodatkowych kursów.
Zabezpieczenie środków na usługi zewnętrzne.. jedynie naprawa kompaktowych przesuwnych regałów, które od lat są zepsute uniemożliwiając dostęp do dużej części dokumentacji na stanie archiwum.
66m2 + kilka małych pomieszczeń w innym mieście.
Instytucja Państwowa
Nie wiem o który regulamin chodzi. Mamy instrukcję kancelaryjną, archiwalną, JRWA.

W dniu mojego przejęcia AZ przyszedł protokół kontroli z Archiwum Państwowego - muszę przez najbliższe 2 lata przeprowadzić weryfikację całego zasobu.  AP zapowiedziało że brakować nie możemy (ostatnie brakowanie 2014 - makulatury mnóstwo - mam bardzo duży problem z miejscem - nie jestem w stanie fizycznie przejąć dokumentacji z komórek) dopóki nie zostanie zakończony proces weryfikacji - odwołałem się od tej decyzji - czekam na odpowiedź.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #3 dnia: Wrzesień 19, 2018, »
Chodzi o Regulamin wewnętrzny dla archiwum zakładowego jako części struktury urzędu. Jeśli istnieje - powinien być podpisany przez kierownictwo urzędu. Jeśli nie ma - z pewnością istnieje dokument typu: INSTRUKCJA w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w (tu nazwa instytucji). Proszę pana, wyczuwam, że 30% "masy" - to nagromadzony śmietnik. Takie jest realne życie w urzędzie. Proszę się na to nie rzucać, bo fizycznie pan polegnie. Proszę ustalić jakie pan ma rejestry, jakich dokumentów dotyczą. Jaki jest zakres lat tych dokumentów - czy to jest stare czy nowe JRWA. Czy w pomieszczeniach "w innym mieście" znajduje się dokumentacja konkretnych aktotwórców? konkretnych komórek organizacyjnych? POMOC pana SZEFÓW ma polegać na zrozumieniu, w którym miejscu rozpoczyna się praca archiwisty! Nie jesteśmy bowiem cudotwórcami. Aktotwórcy mają porządkować wytworzone przez siebie dokumenty i przekazywać je w określonej przez prawo formie, ze spisami zdawczo-odbiorczymi w ręku. Pan jako archiwista nie odpowiada za dokumenty NIE BĘDĄCE W ZASOBIE ARCHIWUM! Proszę nawet nie brać na siebie takiego obowiązku "powszechnego sprzątania", bo tylko przepłaci pan to zdrowiem.  NAJLEPSZE WYJŚCIE z zastałej sytuacji - to zbiorcza, kompleksowa usługa zewnętrzna dotycząca powierzchni całego archiwum, czyli tych 66 mb. (na początek). Nie żartuję, sam nie da pan rady.    Pozdrawiam. djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #4 dnia: Wrzesień 19, 2018, »
Dziękuję Pani za odpowiedź.
Owszem mamy instrukcję ws organizacji i zakresu działania archiwum zakłądowego.
Myślę, że masy jest więcej niż 30% jednakże AP zapowiedziało brak zgody na jakiekolwiek brakowanie przed wykonaniem zaleceń (weryfikacja) na które mam czas do końca 2020.
W innym mieście w większości są dokumenty z kilku komórek, których spisy są bardzo obszerne i zwyczajnie nie mieszczą się w naszych malutkich archiwach.
O zbiorczej usłudze porządkowania jakiejś firmy zewnętrznej nie ma co na ten moment myśleć ze względu na brak zabezpieczonych środków na to.

Wiem, że wszystkiego się nie da zrobić i nie zamierzam brać na siebie obowiązku "powszechnego sprzątania", jednak chciałbym zrobić to co się da i jakoś nakierować komórki na to, aby prawidłowo porządkowały swoją dokumentację.

Widzę, że moja praca będzie w 99% skupiona na odkręcaniu błędów innych z przeszłości, a 1% uwagi  poświęcę na sprawy bieżące ... A do tego jeszcze te zalecenia pokontrolne z AP.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 231
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #5 dnia: Wrzesień 19, 2018, »
Cytuj
Zabezpieczenie środków na usługi zewnętrzne.. jedynie naprawa kompaktowych przesuwnych regałów, które od lat są zepsute uniemożliwiając dostęp do dużej części dokumentacji na stanie archiwum.

uuu, to są bardzo drogie usługi, jak tych regałów jest ileś tam, a nie 1 czy 2 to pewnie trochę budżet wydrenują  :(

Skup się na czynnościach bieżących, żeby bałaganu nie przybywało, resztę rób w miarę możliwości czasowych.
No i skoro nie pieniędzy na firmy zewnętrzne to może chociaż dadzą kogoś z urzędu do pomocy? Nie na stałe ale na określony czas lub do momentu wykonania określonych zadań. Może to by przeszło.

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 524
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #6 dnia: Wrzesień 19, 2018, »
[...]Myślę, że masy jest więcej niż 30% jednakże AP zapowiedziało brak zgody na jakiekolwiek brakowanie przed wykonaniem zaleceń (weryfikacja) na które mam czas do końca 2020.
W innym mieście w większości są dokumenty z kilku komórek, których spisy są bardzo obszerne i zwyczajnie nie mieszczą się w naszych malutkich archiwach.
Widzę, że moja praca będzie w 99% skupiona na odkręcaniu błędów innych z przeszłości, a 1% uwagi  poświęcę na sprawy bieżące ... A do tego jeszcze te zalecenia pokontrolne z AP.
Dziwi mnie podejście archiwum. Dlaczego chcą wymóc przekwalifikowanie dokumentacji nie wydając zgód na brakowanie zwłaszcza jeśli wysyłasz im prawidłowo skonstruowany wniosek z dokumentacją nie budzącą wątpliwości i nie wymagającą wyłączeń (np. B5). Istnieje możliwość, że może przez to chcą abyście przekazali im zaległą dokumentację kat. A?

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #7 dnia: Wrzesień 19, 2018, »
Wydaje mi się, że chcą wymóc przekwalifikowanie dokumentacji dlatego, że poprzedni archiwista miał 3 lata na zrobienie tego (dostał to w zaleceniach pokontrolnych). 3 lata minęły, archiwsta zwiał, a tematu nie ruszył.
Teraz to spoczywa na mnie

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 524
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #8 dnia: Wrzesień 20, 2018, »
Czy z zarządzenia wprowadzającego przepisy kancelaryjno-archiwalne wynika, że musisz do jakiegoś okresu przekwalifikować dokumentację?

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #9 dnia: Wrzesień 20, 2018, »
Muszę przekwalifikowac caly zasób do roku 2015.

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 524
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #10 dnia: Wrzesień 21, 2018, »
Chodzi mi o termin przekwalifikowania akt. Czy przepisy zarządzenia, które obowiązuje u was od 2015 roku narzuca ci przekwalifikowanie dokumentacji np w przeciągu 5 lat, czy nie masz takiego zapisu?

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #11 dnia: Wrzesień 21, 2018, »
Weryfikacji według zarządzenia należało dokonać w ciągu 3 lat od 1 stycznia 2015 roku.
Dodatkowo poprzedni archiwista dostał to w zaleceniach AP.
Nie wykonał tych zaleceń i zwiał po kontroli AP na początku 2018.
W zaleceniach tejże kontroli dostałem termin "do końca 2020", tylko, że sytuacja wygląda tak, że mało co zostało zbrakowane, miejsce się kończy, a dokumentacji jest masa. Teraz domyślam się, że trzeba będzie weryfikować to co powinno być już dawno zbrakowane. Materiału i komórek jest dużo - dlatego wołam o pomoc.

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 524
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #12 dnia: Wrzesień 21, 2018, »
Weryfikacji dokonaj w porozumieniu z komórkami organizacyjnymi (chyba było o tym na forum).
Porozmawiaj z Nadzorem w archiwum, któremu podlegacie, że będziesz im na bieżąco podsyłał spisy przekwalifikowanych akt z kategorii B do A, oraz wnioski na brakowanie dokumentacji kategorii B i BE (każda kategoria najlepiej osobnym wnioskiem). Że nie możesz sobie pozwolić na brakowanie dokumentacji po zrobieniu całości przekwalifikowania, bo np. nie będziesz miał miejsca na przyjęcie nowych akt z komórek.
Czy masz zaległą dokumentacje kategorii A do przekazania do archiwum państwowego (starszą niż 25 lat)?

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Potrzebuję mentora
« Odpowiedź #13 dnia: Wrzesień 21, 2018, »
Weryfikacji planuję dokonać tak jak piszesz w porozumieniu z komórkami organizacyjnymi - przedstawiony został harmonogram prac weryfikacyjnych. Potrzebuję jednak informacji, jakichś źródeł, poradników, porad jak ma wyglądać cały ten proces. Oprócz informacji nr 11 NDAP nie znalazłem niczego.
Wysłałem zastrzeżenia do zaleceń pokontrolnych, czyli przeprowadzenia całości weryfikacji, a potem brakowania. Zaproponowałem żeby robić to partiami z uwagi na brak miejsca. Archiwum odmówiło argumentując, że "wydanie zgody na brakowanie uwarunkowane jest przeprowadzeniem weryfikacji kwalifikacji całości dokumentacji, której kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie zarządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w obowiązującym JRWA"

Nie mam zaległej dokumentacji kategorii A starszej niż 25 lat. Taka sytuacja będzie dopiero w odległej przyszłości


Dziękuję Ci za zaangażowanie w odpowiedzi.