Autor Wątek: Archiwizacja dokumentow Zespołu Obsługi Szkół  (Przeczytany 442 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline lewel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 11
Archiwizacja dokumentow Zespołu Obsługi Szkół
« dnia: Sierpień 29, 2018, »
Mam uporządkować dokumentację ZOSzu w swojej miejscowości. Zajmuje się on dokumentacją finansową i kadrową szkół tego regionu. Ogólnie rzecz biorąc "archiwum" w tym miejscu wygląda tragicznie, dokumentacja ma po kilkadziesiąt lat i nie jest w ogóle uporządkowana.
Moje pytanie brzmi - jak się za to zabrać? Co zrobić najpierw? Na jakiej podstawie zrobić to uporządkowanie i wyznaczyć dokumentację do brakowania?

Proszę o każdą radę i wskazówkę!  :-* :-\

Offline Danuta J. Samek

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Archiwizacja dokumentow Zespołu Obsługi Szkół
« Odpowiedź #1 dnia: Sierpień 30, 2018, »
Witam, czy macie Państwo możliwość zlecenia tego zadania firmie archiwistycznej? Przypuszczam, że są tego ciężkie kilogramy. Jeden człowiek tego nie ogarnie, nawet fizycznie. Mówię to z własnego doświadczenia. Ile metrów bieżących ma ten "zbiór"? 
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline szoko

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: Archiwizacja dokumentow Zespołu Obsługi Szkół
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 30, 2018, »
Porządkowanie należy rozpocząć od instrukcji kancelaryjnej i jrwa jeśli takich nie ma. A następnie teczka po teczce, dokument po dokumencie przejrzeć to wszystko i część zakwalifikować do brakowania, a część włożyć w teczki i opisać wg jrwa.

Prosto brzmi, ale napracować się trzeba, a do tego pochłonie to na pewno kupę czasu.


Offline lewel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 11
Odp: Archiwizacja dokumentow Zespołu Obsługi Szkół
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 30, 2018, »
Niestety możliwości zlecenia nie ma. Jedynie, co jest jasne, będzie szukana firma do niszczenia. "Zbiór" - dobrze Pani to ujęła- nie ma nawet określonych mb. Jest to zawalona wielka szafa, która aż się prosi o pomoc...

Jestem osobą niezbyt doświadczoną pod względem praktyki w tym temacie, dlatego prosiłabym o cenne wskazówki, żebym wiedziała jak to sobie poukładać najpierw w głowie a potem na papierze :)

Offline Rovan

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 530
Odp: Archiwizacja dokumentow Zespołu Obsługi Szkół
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 31, 2018, »
Na początek należy ustalić, czy jednostka ma zatwierdzone normatywy (w tym JRWA). Jeśli nie ma to należy takowe stworzyć i uzgodnić z właściwym miejscowo AP.
Przykładowe normatywy dostępne są na stronie NDAP:

instrukcje kancelaryjne i archiwalne
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowe-instrukcje-kancelaryjne-i-archiwalne

wykaz akt typowych (0-3)
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/klasyfikacja/zz2011_12_15_klasy_0_3_NDAP_na_spotkaniu_ok_III_wersja.pdf

wykaz akt specyficznych dla jednostek prowadzących obsługę administracyjną i ekonomiczną placówek oświatowych
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/klasyfikacja/jrwa_zeas.doc

Mając juz zatwierdzone normatywy można przystąpić do prac porządkowych.
W pierwszej kolejności zaleca się wytypowanie do brakowania dokumentacji przeterminowanej, następnie opracowanie pozostałej dokumentacji.
Szczegóły znajdziesz w instrukcji kancelaryjnej tudzież w rozporządzeniu MKiDN z 2015 r.
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20150001743/O/D20151743.pdf

Offline Pogórzanin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Odp: Archiwizacja dokumentow Zespołu Obsługi Szkół
« Odpowiedź #5 dnia: Luty 10, 2019, »
Ja mam nie jedną szafę, ale 120 mb. Powoli to ogarniam na zasadzie wyłączenia tego co nadaje się do brakowania (na moje oko to ok. 60-70 %). Dopiero wtedy zabiorę się za resztę, ale i tak każda teczka w "łapki' - analiza i albo na półkę albo do pudeł do brakowania. Najbardziej lubię dokumenty finansowo księgowe - jest ich dużo i jednorodne. Ale mam problem z klasyfikacją dokumentacji z realizacji projektów z wykorzystaniem środków zewnętrznych. Co rok to inne hasło, na dodatek nie trzyma się to kupy. Jak to jest u was