Autor Wątek: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej  (Przeczytany 1777 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1699
Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« dnia: Sierpień 02, 2018, »
Na stronie RCL pojawił się projekt nowelizacji ustawy o narodowym zasobie i archiwach https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12314550/katalog/12525558#12525558
Przygotowany został we współpracy NDAP, MKiDN oraz Min. Cyfryzacji.
Projekt zakłada nadanie odwzorowaniom cyfrowym dokumentów tradycyjnych, sporządzanym przez podmioty używające systemów klasy EZD, waloru prawnego, w tym wartości dowodowej równorzędnej oryginałom dokumentów (oczywiście pod określonymi warunkami) oraz możliwość brakowania dokumentacji odwzorowanej cyfrowo, czyli składów chronologicznych (po zmianie rozporządzenia).
Projekt aktualnie został skierowany do konsultacji publicznych (14 dni), potem konsultacje międzyresortowe.

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 419
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #1 dnia: Sierpień 02, 2018, »
"Problemem wymagającym rozwiązania jest brak uregulowań umożliwiających wykorzystanie odwzorowanej dokumentacji nieelektronicznej, która stanowi część kompletnej dokumentacji elektronicznej odzwierciadlającej załatwianie spraw w kontaktach podmiotów stosujących systemy EZD z otoczeniem zewnętrznym. Problemem jest również brak powszechnie uznanego standardu umożliwiającego przekazanie/udostępnianie akt spraw prowadzonych w postaci elektronicznej, pomiędzy jednostkami organizacyjnymi spowodowany tym, iż obecnie wszelkie cechy dowodowe czy archiwalne przypisywane są jedynie papierowemu pierwowzorowi. Brak, zatem formalnej podstawy dla traktowania całości dokumentacji akt spraw zgromadzonych w systemach EZD, jako wyłącznej dokumentacji przebiegu i rozstrzygania spraw, co powoduje niebezpieczeństwo negowania przez różne podmioty wiarygodności sporządzonych odwzorowań cyfrowych.
Proponowane zmiany w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mają na celu rozwiązanie powyższych problemów poprzez nadanie odwzorowaniom cyfrowym dokumentów papierowych, sporządzanym przez podmioty używające systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (systemy klasy EZD) do dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, wartości archiwalnej, a także dowodowej. Proponowane zmiany nowelizują również upoważnienie do wydania aktu wykonawczego do ustawy, który ureguluje sposób postępowania z dokumentacją elektroniczną w podmiotach państwowych i samorządowych. Proponowane zmiany w ustawie dadzą także możliwość uregulowania sposobu postępowania z dokumentacją nieelektroniczną gromadzoną w składach chronologicznych.
Jednocześnie projektowana ustawa ma za zadanie nowelizację przepisu art. 36a pkt 3, który zawiera nieaktualne odesłanie do uchylonego art. 16 ust 1."


Będzie się działo :-)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1568
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 16, 2018, »
Obawiam się że nic się nie będzie działo. Przede wszystkim nie wiadomo co będzie w rozporządzeniu. Pojawiają się też pytania na które projekt nie odpowiada - np. czy odwzorowanie jest dokumentem elektronicznym w rozumeiniu ustawy o informatyzacji?
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1568
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 20, 2018, »
Na stronie RCL nie ma jeszcze stanowisk do projektu (w ramach konsultacji publicznych), natomiast stowarzyszenie Archiwizjoner opublikowało już swoje uwagi tutaj:
https://pl-pl.facebook.com/archiwizjoner/posts/1630245807086060

Ja dorzucę jeszcze taką uwagę - w projekcie jest zapis "Dokumentacja odwzorowana stanowi dokumentację niearchiwalną i podlega brakowaniu". Warto pamiętać że brakowanie jest możliwością a nie koniecznością (chyba że chcemy żeby brakowanie składów z pełnymi odwzorowaniami było przymusowe). Ponadto nie mamy też pewności, że odwzorowywany papier zawsze będzie dokumentacją niearchiwalną.
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 442
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 22, 2018, »
Ponadto nie mamy też pewności, że odwzorowywany papier zawsze będzie dokumentacją niearchiwalną.

Wydaje się, że intencją twórców projektu jest właśnie uznanie dokumentów papierowych, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe za dokumentację niearchiwalną niezależnie od "tradycyjnych" kryteriów kwalifikacji archiwalnej, w tym klasyfikacji rzeczowej.
Czyli w myśl tych zapisów dokument, który z uwagi na swoja tematykę powinien zostać uznany za materiał archiwalny , po wykonaniu odwzorowania cyfrowego "z automatu" staje się dokumentem niearchiwalnym.
Odnoszę wrażenie, że dla twórców projektu kryterium digitalizacji jest nadrzędne i stoi ponad dotychczasowymi kryteriami kwalifikacji archiwalnej.

Cytuj
czy odwzorowanie jest dokumentem elektronicznym w rozumeiniu ustawy o informatyzacji?
No właśnie. Zresztą to pytanie jest istotne również w kontekście uchwalonych już zmian przepisów w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji osobowej, które wejdą w życie 1 stycznia 2019 (możliwość digitalizacji papierowych akt osobowych zwieńczona zniszczeniem oryginału).

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1568
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #5 dnia: Sierpień 22, 2018, »
Ponadto nie mamy też pewności, że odwzorowywany papier zawsze będzie dokumentacją niearchiwalną.

Wydaje się, że intencją twórców projektu jest właśnie uznanie dokumentów papierowych, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe za dokumentację niearchiwalną niezależnie od "tradycyjnych" kryteriów kwalifikacji archiwalnej, w tym klasyfikacji rzeczowej.
Czyli w myśl tych zapisów dokument, który z uwagi na swoja tematykę powinien zostać uznany za materiał archiwalny , po wykonaniu odwzorowania cyfrowego "z automatu" staje się dokumentem niearchiwalnym.

Nie wiem czy się nie martwię na wyrost, to będą może przypadki jeden na milion, ale może się zdarzyć, że dokumentem odwzorowanym będzie np. dokument z XIX w., dajmy na to załączony do odwzorowywanej przesyłki. Chodzi o to by przepis nie zablokował możliwości potraktowania takiego dokumentu jako materiału archiwalnego. To się da ogarnąć, dokumenty odwzorowane wycofuje się ze składów z różnych powodów, trzeba to tylko uwzględnić w przepisie (choć pewnie raczej w rozporządzeniu a nie w ustawie).
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1568
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #6 dnia: Wrzesień 13, 2018, »
Na tym etapie jednak tylko stowarzyszenie Archiwizjoner wniosło uwagi do projektu. Liczę że więcej uwag pojawi się przy opiniowaniu - zwłaszcza ze strony jednostek które mają EZD i składy.
Głowię się nad tym bo także w moim urzędzie możliwość brakowania składów to pilna potrzeba, a przepis w proponowanym brzmieniu budzi poważne wątpliwości.

Jak powszechnie wiadomo, brakowanie obecnie generalnie polega na tym, że podmiot stwierdza upłynięcie czasu przechowywania dokumentacji i że utraciła już znaczenie, a Archiwum państwowe stwierdza że to nie są materiały archiwalne. W przypadku składów to drugie załatwia nam proponowany zapis ustawowy. Pozostaje "tylko" zmartwienie dla podmiotu - stwierdzenie utraty znaczenia, w tym wartości dowodowej. Istotą konceptu brakowania składów jest możliwość brakowania całych ich roczników, bez specjalnego oglądania się jakich spraw dotyczą, zwłaszcza jeśli chodzi o kategorię archiwalną. Wyobrażam sobie że archiwista siądzie nad takim rocznikiem, zgodnie z przepisem i procedurą zweryfikuje ilościowo dokumenty przeznaczone do brakowania i nie będzie zastanawiał się nad ich wartością archiwalną czy dowodową. Jeśli projekt przejdzie w proponowanym kształcie, to będzie to co najmniej trudne do wykonania.

Jeśli odwzorowanie ma zastępować papier, to papier można teoretycznie wybrakować od razu po odwzorowaniu, ale rzecz jasna tak się nie będzie działo, będziemy to odsuwać w czasie. Ważne jest jedynie zachowanie zasady - brakujemy całe roczniki składu. Od tego będą pewnie wyjątki (sprawy w toku?), ale nie powinny być one powodowane kategorią archiwalną. Odsuwanie w czasie będzie pomniejszało ilość wyjątków.

Przepis musi dawać podmiotowi  pewność że brakowanie jest w takiej sytuacji działaniem w pełni legalnym i że nie narusza wartości dowodowej elektronicznych akt spraw. Tymczasem zanosi się na to, że kategoria archiwalna jednak będzie miała znaczenie a brakowanie składu okaże się fragmentaryczne. Projekt w obecnym brzmieniu przede wszystkim "zabezpiecza interesy" archiwów państwowych - zapobiega przekazywaniu do nich składów dokumentów odwzorowanych i ułatwia wydawanie zgód na brakowanie. Dla nas to za mało, bo będziemy musieli się zastanawiać co bezpiecznie możemy wybrakować a co nie.

Co będzie się dało wybrakować jeśli projekt wejdzie w życie w obecnym kształcie? Wyobraźmy sobie, że przekazaliśmy już do ADE dokumentację elektroniczną spraw kat. A, ap to potwierdziło, usunęliśmy tę dokumentację z naszego EZD. Zostały tylko dokumenty powiązane z tymi sprawami, przechowywane w składzie.  Chyba można je wybrakować? Albo przechowywać wiecznie jako kategorię B?

Dalej: przyjmijmy, że mamy do czynienia ze sprawami elektronicznymi kat. B, które można już wybrakować. Póki co, to trochę niepotrzebne działanie, może się jednak okazać że będziemy musieli już teraz brakować sprawy elektroniczne - właśnie przez składy. Równoczesne brakowanie "przeterminowanych" spraw elektronicznych i powiązanych z nimi dokumentów ze składów to w miarę czysta i pewna sytuacja, pozbędziemy się ze składów nawet dokumentów nie odwzorowanych w całości.  Ale czy dałoby się zachować takie sprawy elektroniczne a wybrakować tylko dokumenty ze składów? To prostsze działanie, ale tu już pojawiają się wątpliwości.

Najbardziej ryzykowne wydaje się brakowanie dokumentów papierowych, powiązanych ze sprawami kat. B dla których nie upłynął jeszcze czas przechowywania.

Powtórzę - chodzi o wprowadzenie takiego przepisu, który pozwoli na zastępowanie dokumentów papierowych odwzorowaniami oraz na brakowanie papieru bez względu na kategorię archiwalną spraw.

Jestem ciekaw zdania  Ifarowiczów, którzy mają w swoich instytucjach EZD i składy, jak oceniają ten projekt i możliwości brakowania odwzorowanych dokumentów.

Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 442
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #7 dnia: Wrzesień 13, 2018, »
Cytuj
Jeśli odwzorowanie ma zastępować papier, to papier można teoretycznie wybrakować od razu po odwzorowaniu, ale rzecz jasna tak się nie będzie działo, będziemy to odsuwać w czasie.
Projekt zmian w ustawie wprawdzie tego nie precyzuje (odsyła do nie istniejącego jeszcze rozporządzenia), ale wnioskując po istniejących zapisach nt. kwalifikacji IND, których zawartość skopiowano do systemu EZD można podejrzewać, że per analogiam papierowe dokumenty dla których wykonane zostaną odwzorowania cyfrowe uznane zostaną za dokumentacje niearchiwalną kat. BC i jako takie przeznaczone do wybrakowania przy najbliższej okazji.
Zobaczymy jak ta kwestia zostanie uregulowana w rozporządzeniu, o którym mowa jest w projekcie zmian w ustawie.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 141
    • Archiwum i EZD
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #8 dnia: Wrzesień 13, 2018, »
Cytuj
Jeśli odwzorowanie ma zastępować papier, to papier można teoretycznie wybrakować od razu po odwzorowaniu, ale rzecz jasna tak się nie będzie działo, będziemy to odsuwać w czasie.
Projekt zmian w ustawie wprawdzie tego nie precyzuje (odsyła do nie istniejącego jeszcze rozporządzenia), ale wnioskując po istniejących zapisach nt. kwalifikacji IND, których zawartość skopiowano do systemu EZD można podejrzewać, że per analogiam papierowe dokumenty dla których wykonane zostaną odwzorowania cyfrowe uznane zostaną za dokumentacje niearchiwalną kat. BC i jako takie przeznaczone do wybrakowania przy najbliższej okazji.
Zobaczymy jak ta kwestia zostanie uregulowana w rozporządzeniu, o którym mowa jest w projekcie zmian w ustawie.
Analogia jest tu błędna, bo jednak kopiując z nośnika dokument elektroniczny mamy w systemie EZD nadal "pełnowartościowy" dokument i przy brakowaniu nie ma dylematu czy niszczymy dokument nieprzydatny jednostce czy do celów kontrolnych. Przy skanie chcemy zniszczyć oryginał papierowy a zachować kopię cyfrową, która nie ma wszystkich cech oryginału i nie ma co ukrywać zawsze skan będzie mieć wartość dowodową mniejszą - czy ktoś słyszał o badaniach grafologicznych ze skanu? Bo ja nie. :)

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 442
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #9 dnia: Wrzesień 14, 2018, »
W każdym razie przepisy wykonawcze będą musiały doprecyzować kwestię okresu przechowywania papierowych oryginałów, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe. Samo stwierdzenie, że są dokumentacja niearchiwalną to trochę za mało. Jasne, w sytuacji gdy ze względu na klasyfikację rzeczową i tak zostałyby zakwalifikowane do kat. B nie byłoby większego problemu. Co jednak z dokumentacją, która zgodnie z JRWA stanowiłaby materiały archiwalne, a w świetle znowelizowanych przepisów stanie sie dokumentacją niearchiwalną, jak długo ją przechowywać?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1568
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #10 dnia: Wrzesień 17, 2018, »
Przepis może "na sztywno" wskazać czas przechowywania składów (np. 10 lat) albo pozostawić podmiotom dowolność. Myślę że najważniejsze jest wyraźne odniesienie w przepisie do roczników składów, coś w rodzaju "dokumenty odwzorowanie, zgromadzone w składzie chronologicznym w ciągu  jednego roku kalendarzowego, mogą zostać wybrakowane nie wcześniej niż/po upływie/po stwierdzeniu ....". To że jakaś sprawa będzie wciąż w toku nie powinno mieć wpływu na brakowanie składu (jeśli odwzorowanie ma mieć pełną moc dowodowa) ale w praktyce może być różnie.
Jakąś analogią może być zapis Art. 220 par. 5 kpa wskazujący konieczność przechowywania przez stronę papierowych dokumentów których elektroniczne kopie dostarczono organom w ramach postępowania administracyjnego - do momentu ostateczności decyzji. Ale to jednak trochę inna sytuacja.

Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1568
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #11 dnia: Październik 03, 2018, »
Stowarzyszenie Archiwizjoner dostało odpowiedź ministerstwa na swoje uwagi.
 https://www.facebook.com/pg/archiwizjoner/photos/?tab=album&album_id=1679109948866312
Trochę dziwi że tej odpowiedzi nie umieszczono na stronie RCL.
Zacznę od rzeczy pozornie mało istotnej - od technicznej postaci odpowiedzi - która na fejsbuku Archiwizjonera została opisana tak:
Cytuj
Poza tym otrzymaliśmy nie "oryginalne pismo elektroniczne" tylko pismo sporządzone w wyniku wykorzystania funkcjonalności do generowania wydruku papierowego. Przykre... i niezgodne z instrukcją kancelaryjną MKiDN

Ze względu na przedmiot korespondencji ta techniczna postać nabiera jednak znaczenia i staje się  przyczynkiem do dyskusji o składach. Korzystający z EZD PUW zapewne wiedzą o jaką funkcjonalność chodzi - istnieje możliwość wygenerowania pliku pdf przeznaczonego do wydruku wraz z tzw. uwierzytelnieniem. Taki wydruk będzie - zgodnie z przepisami o informatyzacji - papierową kopią dokumentu elektronicznego, podpisanego uprzednio podpisem elektronicznym. Wydruk ten pod treścią dokumentu będzie miał automatycznie uzupełnioną tabelkę, zawierającą informacje o dokumencie elektronicznym i podpisie (poniżej jako przykład tabelka z pisma które otrzymało stowarzyszenie). Sam plik pdf zawiera jednak wciąż podpis elektroniczny, ale przez nadpisanie dokumentu spowodowane dodaniem tabelki, podpis ten nie może być pozytywnie zweryfikowany. Używam tego systemu na codzień, więc wiem że nie ma to znaczenia, ale każdy zewnętrzny odbiorca takiego pdfa może pomyśleć że to jakaś fałszywka ... Taki pdf to nie jest dokument elektroniczny. Wystarczyło pobrać z EZD naturalny dokument elektroniczny z podpisem i załączyć go do maila.   Zapisywanie, przechowywanie i przesyłanie drogą elektroniczną plików pdf tworzonych tylko w celu wydruku nie tylko nie ma sensu, jest niezgodne z instrukcją kancelaryjną, ale w tym konkretnym przypadku poddaje też w wątpliwość znajomość zasad EZD u autora pisma - co pozostaje w dysonansie z treścią tego pisma, mającą być eksperckim odniesieniem się do uwag stowarzyszenia.

Co gorsza, opisana wyżej praktyka nie jest odosobniona, mam wręcz wrażenie (być może mylne) że celują w tym ministerstwa.

Tyle tytułem przydługiego wstępu, wracając do tematu - przywołałem sposób tworzenia papierowych kopii dokumentów elektronicznych, by zapytać czy w przypadku odwzorowań i składów nie mamy czasem do czynienia z sytuacją odwrotną - czy odwzorowanie nie powinno być zdefiniowane jako de facto elektroniczna kopia dokumentu papierowego? Niekoniecznie przy tym definiowaniu trzeba używać określenia "kopia", ale chodzi o sens definicji, czyli o odróżnienie od naturalnego dokumentu elektronicznego. Pozostaje wciąż pytanie czy odwzorowanie to dokument elektroniczny w rozumieniu ustawy o informatyzacji - moim zdaniem tak - dokąd odwzorowanie może być zweryfikowane z tym co jest w EZD (lub w ADE w przypadku przekazanej tam elektronicznej kat. A), czyli dokąd ktoś może stworzyć elektroniczną kopię odwzorowania, podpisaną ważnym podpisem elektronicznym, a także dostarczyć wiarygodne metadane tego odwzorowania.
Cdn.

Jarek
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1568
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #12 dnia: Październik 26, 2018, »
Podstawą/punktem wyjścia do określenia czym jest odwzorowanie cyfrowe jest oczywiście jego definicja z rozporządzenia z 2011 r. Jedyne czego tam ewentualnie brakuje to chyba właśnie wyraźne wskazanie że to dokument elektroniczny - w rozumieniu ustawy o informatyzacji. To - zgodnie z treścią odpowiedzi ministerstwa - rzeczywiście wymaga dalszych analiz.

Stowarzyszenie Archiwizjoner zwróciło uwagę na kwestię daty wykonania odwzorowania, wskazując że możliwe jest np. ponowne odwzorowywanie dokumentów dajmy na to z 2011 r. po to by zastąpić niepełne odwzorowanie pełnym czy poprawić czytelność odwzorowania.  Odpowiedź ministerstwa jest cokolwiek dziwna - najpierw stwierdzono w niej że wykonywanie ponownego odwzorowania po jakimś czasie jest "niedopuszczalne i niecelowe". Pomyślałem sobie że może jednak jest coś na rzeczy, bo pierwotne odwzorowanie świadczy o przebiegu sprawy. Ale potem ministerstwo zaznacza, że ponowne odwzorowanie może jednak mieć miejsce - w przypadku przekazywania elektronicznych materiałów archiwalnych. Ja pierniczę ..., gdzie w tym sens? Czy archiwa państwowe liczą na działalność charytatywną ze strony podmiotów używających EZD - coś w rodzaju "myśmy się z tymi papierami wozili przez 10 lat, ale wam to teraz doskanujemy przy przekazywaniu żebyście się biedactwa nie musieli męczyć z ich przechowywaniem"? Umacniam się w przekonaniu że w projekcie chodzi o zabezpieczenie archiwów państwowych przed koniecznością przejmowania papierowych składów, a reszta jest chyba mniej ważna. Umożliwcie nam doskanowywanie ze względu na nasze potrzeby, to nie będzie papieru. Trzeba będzie jeszcze tylko ogarnąć problem współistnienia w sprawach dwóch odwzorowań tego samego dokumentu.

Co do tego skąd powinno być wiadomo czy jakiś plik jest odwzorowaniem dokumentu papierowego czy też naturalnym dokumentem elektronicznym - ministerstwo wskazało że to wszystko załatwia system EZD, rozliczalność i pieczęć elektroniczna. Ciekaw jestem jak sobie z tym poradzi paczka archiwalna i ADE, kiedy już nijakich danych o rozliczalności  w obecnym kształcie nie będzie. Chodzi o to co będzie nam poza EZD dostarczało informacji że to skan lub nie skan - metadane dokumentu czy też może tylko jakaś metryka sprawy.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1568
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
« Odpowiedź #13 dnia: Listopad 15, 2018, »
W październikowym numerze "IT w administracji" jest artykuł p. Magdy Gałach poświęcony tej nowelizacji, polecam jego lekturę. Nie ulega już wątpliwosci że najwięcej konkretów w kwestii brakowania składów będą zawierać projektowane przepisy wykonawcze. Dwie kwestie pozostają jednak moim zdaniem wciąż dyskusyjne - postępowanie z dokumentami sprzed 2011 r. i moźliwość doskanowywania dokumentów.

Najprostszy sposób na uniknięcie nieuprawnionego zniszczenia papierowych dokumentów sprzed 2011 r. to po prostu brak ich obecności w składach (brakować można tylko to co jest w składzie). Problematyczne pozostaną takie przypadki, kiedy dokument sprzed 2011 r. będzie tylko jakimś załącznikiem, dowodem w bieżącej sprawie. Rozwiązaniem powinno być dążenie by takie dokumenty np. zwracano wnioskodawcom po ich skopiowaniu, pytanie czy to zawsze będzie możliwe.

W artykule tym nie ma juź mowy o jakiejkolwiek możliwości doskanowywania dokumentów. Ja jednak uparcie wciąż podnoszę, że praktyka postępowania z dokumentacją w ramach EZD wciąż stawia nas w sytuacjach, kiedy to doskanowanie wydaje się zasadne, a problemem jest w gruncie rzeczy ogarnięcie tego przy pomocy metadanych i funkcjonalności systemów klasy EZD (dwa istniejące obok siebie odwzorowania, mające np ten sam numer rpw, ale różne identyfikatory itd). Ba, w przypadku kat. A takie doskanowanie mogłoby mieć przecież miejsce nawet już w ap!

Myślę że dodatkowa metadana, wskazująca nie tylko, że jakiś plik jest odwzorowaniem, ale też czy jest ono pełne czy niepełne (i tak faktycznie określana) powinna zostać formalnie usankcjonowana. Może ten dodatkowy skan powinien mieć też określoną relację do skanu pierwotnego. Nie mam rzecz jasna pewności czy namnaźanie plików i metadanych to dobra scieżka w szukaniu rozwiązania problemów związanych ze składami, ale myślę że warto takie ewentualności starannie rozważyć, zwłaszcza jeśli metadane dodatkowych skanów mogłyby być określane prawie całkowicie automatycznie (np. po wskazaniu relacji z pierwotnym skanem).
Jarek Orszulak