Internetowe Forum Archiwalne > Kształtowanie zasobu archiwalnego

Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej

(1/3) > >>

Hanna Staszewska:
Na stronie RCL pojawił się projekt nowelizacji ustawy o narodowym zasobie i archiwach https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12314550/katalog/12525558#12525558
Przygotowany został we współpracy NDAP, MKiDN oraz Min. Cyfryzacji.
Projekt zakłada nadanie odwzorowaniom cyfrowym dokumentów tradycyjnych, sporządzanym przez podmioty używające systemów klasy EZD, waloru prawnego, w tym wartości dowodowej równorzędnej oryginałom dokumentów (oczywiście pod określonymi warunkami) oraz możliwość brakowania dokumentacji odwzorowanej cyfrowo, czyli składów chronologicznych (po zmianie rozporządzenia).
Projekt aktualnie został skierowany do konsultacji publicznych (14 dni), potem konsultacje międzyresortowe.

Kajka:
"Problemem wymagającym rozwiązania jest brak uregulowań umożliwiających wykorzystanie odwzorowanej dokumentacji nieelektronicznej, która stanowi część kompletnej dokumentacji elektronicznej odzwierciadlającej załatwianie spraw w kontaktach podmiotów stosujących systemy EZD z otoczeniem zewnętrznym. Problemem jest również brak powszechnie uznanego standardu umożliwiającego przekazanie/udostępnianie akt spraw prowadzonych w postaci elektronicznej, pomiędzy jednostkami organizacyjnymi spowodowany tym, iż obecnie wszelkie cechy dowodowe czy archiwalne przypisywane są jedynie papierowemu pierwowzorowi. Brak, zatem formalnej podstawy dla traktowania całości dokumentacji akt spraw zgromadzonych w systemach EZD, jako wyłącznej dokumentacji przebiegu i rozstrzygania spraw, co powoduje niebezpieczeństwo negowania przez różne podmioty wiarygodności sporządzonych odwzorowań cyfrowych.
Proponowane zmiany w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mają na celu rozwiązanie powyższych problemów poprzez nadanie odwzorowaniom cyfrowym dokumentów papierowych, sporządzanym przez podmioty używające systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (systemy klasy EZD) do dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, wartości archiwalnej, a także dowodowej. Proponowane zmiany nowelizują również upoważnienie do wydania aktu wykonawczego do ustawy, który ureguluje sposób postępowania z dokumentacją elektroniczną w podmiotach państwowych i samorządowych. Proponowane zmiany w ustawie dadzą także możliwość uregulowania sposobu postępowania z dokumentacją nieelektroniczną gromadzoną w składach chronologicznych.
Jednocześnie projektowana ustawa ma za zadanie nowelizację przepisu art. 36a pkt 3, który zawiera nieaktualne odesłanie do uchylonego art. 16 ust 1."

Będzie się działo :-)

Jarek:
Obawiam się że nic się nie będzie działo. Przede wszystkim nie wiadomo co będzie w rozporządzeniu. Pojawiają się też pytania na które projekt nie odpowiada - np. czy odwzorowanie jest dokumentem elektronicznym w rozumeiniu ustawy o informatyzacji?

Jarek:
Na stronie RCL nie ma jeszcze stanowisk do projektu (w ramach konsultacji publicznych), natomiast stowarzyszenie Archiwizjoner opublikowało już swoje uwagi tutaj:
https://pl-pl.facebook.com/archiwizjoner/posts/1630245807086060

Ja dorzucę jeszcze taką uwagę - w projekcie jest zapis "Dokumentacja odwzorowana stanowi dokumentację niearchiwalną i podlega brakowaniu". Warto pamiętać że brakowanie jest możliwością a nie koniecznością (chyba że chcemy żeby brakowanie składów z pełnymi odwzorowaniami było przymusowe). Ponadto nie mamy też pewności, że odwzorowywany papier zawsze będzie dokumentacją niearchiwalną.

Rovan:

--- Cytat: Jarek w Sierpień 20, 2018, ---Ponadto nie mamy też pewności, że odwzorowywany papier zawsze będzie dokumentacją niearchiwalną.

--- Koniec cytatu ---

Wydaje się, że intencją twórców projektu jest właśnie uznanie dokumentów papierowych, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe za dokumentację niearchiwalną niezależnie od "tradycyjnych" kryteriów kwalifikacji archiwalnej, w tym klasyfikacji rzeczowej.
Czyli w myśl tych zapisów dokument, który z uwagi na swoja tematykę powinien zostać uznany za materiał archiwalny , po wykonaniu odwzorowania cyfrowego "z automatu" staje się dokumentem niearchiwalnym.
Odnoszę wrażenie, że dla twórców projektu kryterium digitalizacji jest nadrzędne i stoi ponad dotychczasowymi kryteriami kwalifikacji archiwalnej.


--- Cytuj ---czy odwzorowanie jest dokumentem elektronicznym w rozumeiniu ustawy o informatyzacji?

--- Koniec cytatu ---
No właśnie. Zresztą to pytanie jest istotne również w kontekście uchwalonych już zmian przepisów w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji osobowej, które wejdą w życie 1 stycznia 2019 (możliwość digitalizacji papierowych akt osobowych zwieńczona zniszczeniem oryginału).

Nawigacja

[0] Indeks wiadomości

[#] Następna strona