Autor Wątek: RODO  (Przeczytany 6037 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline dtn

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: RODO
« Odpowiedź #15 dnia: Marzec 15, 2019, »
Dziękuję za odpowiedź. Widocznie trzeba wysłać mojego IOD na szkolenie w sprawie RODO  :D

Offline Czarny1986

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 148
Odp: RODO
« Odpowiedź #16 dnia: Czerwiec 20, 2022, »
Witam,
przeszukując forum uznałem, że bardziej odpowiednie będzie odświeżenie tego wątku, zamiast zakładanie nowego. Mam problem, który wydaje mi się był tutaj poruszany w nieco innym kontekście. Przytoczyłem poniżej cytat odnoszący się w części do mojego problemu.

Rovan napisał 25 sierpnia 2018:

"Ergo, Dokumentacja juz w momencie jej powstania/wpływu do jednostki objęta jest ochroną przed zniszczeniem lub uszkodzeniem oraz obowiązkiem przechowywania aż do upływu określonego w przepisach okresu przechowywania (a w przypadku materiałów archiwalnych do przekazania jej do AP). Tym samym dokumentacja ta nie może zostać zniszczona ani uszkodzona przed upływem ustalonego przepisami okresu jej przechowywania - czyli nie może być mowy o usunięciu zawartych w niej danych osobowych przed upływem tego okresu".

Przechodząc do sedna:

Chciałbym zapytać o opinię. Może ktoś z forumowiczów jest biegły w sprawach RODO, a może po prostu spotkał się z taką sytuacją. Mianowicie w jednej z instytucji gdzie pracuję (na szczęście nie jest to główne miejsce zatrudnienia) pani kadrowa przygotowała akta osobowe do przekazania do AZ. Gdy je przejrzałem okazało się, że część z dokumentów w nich zawartych w teczkach jest poddanych anonimizacji. Oczywiście są to kopie dokumentów ale posiadają adnotację ?za zgodność z oryginałem? i są integralną częścią akt osobowych.
Na szkoleniu dotyczącym RODO w archiwach było powiedziane, że należy to robić w przypadku gdy nie mamy umowy wykluczającej dalsze przetwarzanie (dla użytkowników zewnętrznych) lub też dany pracownik nie ma upoważnienia do przetwarzania danych. A proces ten powinien wyglądać w ten sposób, że wykonujemy ksero i wtedy na kopii przeznaczonej do udostępnienia anonimizujemy. Natomiast wygląda na to, że w tej sytuacji zostały wykreślone dane z jedynej dostępnej kopii.
Pani kadrowa co prawda powiedziała, że nikt jej nie zarzucił błędu a akta po tej czynności były kontrolowane kilkukrotnie. Podobno inspektor RODO również nie miał większych zastrzeżeń. Jednak u mnie budzi to wszystko zastrzeżenia.
Myślałem, że może powinna napisać oświadczenie, że to ona te akta pokreśliła ale po przemyśleniu sprawy stwierdziłem, że mogło tutaj dojść do niszczenia dokumentacji, a na to są już konkretne przepisy i nie wiem czy to nie będzie zbyt słabe w tej sytuacji. Dodam, że część tych akt należy do wieloletnich pracowników piastujących kierownicze funkcje i zgodnie z zaleceniami NDAP ma wielką szanse na przekwalifikowanie do materiałów archiwalnych.
Odmówiłem podpisania się pod tymi spisami oraz poinformowałem dyrektora jak się przedstawia sytuacja. I na razie sprawa jest w zawieszeniu. Może ktoś jest w stanie coś podpowiedzieć. Ewentualnie w razie konieczności mogę rozwinąć temat.
pozdrawiam

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: RODO
« Odpowiedź #17 dnia: Czerwiec 20, 2022, »
Jeśli chodzi o dane osobowe, to po ustaniu celu pierwotnego ich przetwarzania mamy cel archiwalny, na podstawie którego przechowujemy akta do momentu zniszczenia lub przekazania do archiwum. W mojej opinii anonimizacja akt trafiających z komórki do archiwum to wynik nie tylko nadgorliwości, ale przede wszystkim nieznajomości przepisów. Archiwista powinien mieć stosowne upoważnienia i oświadczenie o zachowaniu poufności i to tyle.

Offline Czarny1986

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 148
Odp: RODO
« Odpowiedź #18 dnia: Czerwiec 22, 2022, »
Jeśli chodzi o dane osobowe, to po ustaniu celu pierwotnego ich przetwarzania mamy cel archiwalny, na podstawie którego przechowujemy akta do momentu zniszczenia lub przekazania do archiwum. W mojej opinii anonimizacja akt trafiających z komórki do archiwum to wynik nie tylko nadgorliwości, ale przede wszystkim nieznajomości przepisów. Archiwista powinien mieć stosowne upoważnienia i oświadczenie o zachowaniu poufności i to tyle.

Dziękuję za odpowiedź. Niestety żadne sugestie do tej pani nie trafiają. Twierdzi, że jest wszystko super i jestem nagabywany, aby podpisać spisy i sfinalizować przekazanie. Jestem ponownie umówiony z dyrekcją, niech zadecydują co dalej z tym robimy.

Offline Danutka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 101
Odp: RODO
« Odpowiedź #19 dnia: Czerwiec 22, 2022, »
Nie do końca zrozumiałam, czy oprócz kopi dokumentacji która została poddana anonimizacji, w teczce znajduje się oryginał tej dokumentacji?
Czy była tylko kopia "za zgodność z oryginałem" np. dyplomu ukończenia studiów i ta właśnie kopia jako jedyny egzemplarz np. takiego dyplomu została zanominizowana?
I w ogóle w jakim celu kadrowa dokonała takiej anonimizacji?: bo komuś udostępniała taki dokument i później po udostępnieniu go zostawiła w aktach, czy po to żeby archiwista nie widział danych ? ;)

Offline Czarny1986

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 148
Odp: RODO
« Odpowiedź #20 dnia: Czerwiec 24, 2022, »
Nie do końca zrozumiałam, czy oprócz kopi dokumentacji która została poddana anonimizacji, w teczce znajduje się oryginał tej dokumentacji?
Czy była tylko kopia "za zgodność z oryginałem" np. dyplomu ukończenia studiów i ta właśnie kopia jako jedyny egzemplarz np. takiego dyplomu została zanominizowana?
I w ogóle w jakim celu kadrowa dokonała takiej anonimizacji?: bo komuś udostępniała taki dokument i później po udostępnieniu go zostawiła w aktach, czy po to żeby archiwista nie widział danych ? ;)

Witam,
nie nie ma oryginałów i nawet nie ma drugiej kopi. Właśnie to były jedyne kopie. Na szczęście nie wszystkie dokumenty zostały tak potraktowane tylko niektóre. Ale według jakiego klucza wybrane to już nie wiem, bo zrobione jest to różnie. Cel był taki, "żeby nie było zbyt dużo danych osobowych w dokumentach". Z tego co wiem to te akta były udostępniane kontroli ale nie jestem w stanie stwierdzić czy "przed" czy "po" tych błyskotliwych działaniach.

pozdrawiam