Autor Wątek: Przejąłem archiwum zakładowe  (Przeczytany 8084 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #15 dnia: Lipiec 30, 2018, »
Informację o tym, iż dokonano weryfikacji i na jakiej podstawie zawrzyj w piśmie przewodnim.

Pamiętaj również o podaniu niezbędnych danych w piśmie do AP. Jakie są niezbędne znajdziesz w § 9 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 nr 0 poz. 1743).

Dobry pomysł, dopiszę tą informację do pisma przewodniego. Poza tym wszystko co musi być w tym piśmie już się tam znajduje.
Czy mógłbyś sprawdzić obrazek, który załączyłem w poprzednim poście? Czy początek tego spisu wygląda dobrze?

https://zapodaj.net/b84def4be8440.png.html
(obrazek pod tym linkiem)
« Ostatnia zmiana: Lipiec 30, 2018, wysłana przez Falmar »

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #16 dnia: Lipiec 30, 2018, »
Wzór wniosku i spisu znajdziesz na forum w wątku dot. brakowania.
prawy obrońca lewego słupka

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #17 dnia: Lipiec 31, 2018, »
Tak jest, wszystko się zgadza. Jednak przy weryfikacji dokumentacji zawsze biorę kategorię wyższą i zastanawiam się, czy kategoria BE5 jest wyższa niż B5 oraz czy BE5 jest wyższe niż B10
BE5 nie jest wyższa niż B10 i nie jest wyższa niż B5 szczegóły tu:
www.archiwummw.wp.mil.pl/plik/file/ndap.pdf
Zdaje się, ze informacje zniknęły z oficjalnych stron, ślady można znaleźć w zakamarkach ;D. Ciekawe dlaczego? Te informacje wg. mnie były bardzo przydatne.

Informacje nie zniknęły ze strony NDAP, są dostępne tutaj:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/stosowanie-rozporz%C4%85dzenia-prm-z-dnia-18-stycznia-2011-r
Jarek Orszulak

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #18 dnia: Lipiec 31, 2018, »
Wzór wniosku i spisu znajdziesz na forum w wątku dot. brakowania.

Ja wzór wniosku oraz spisu mam u siebie, nawet wypełniłem. Chciałbym tylko, aby ktoś rzucił okiem na to co tam nawypisywałem.

https://zapodaj.net/b84def4be8440.png.html

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #19 dnia: Lipiec 31, 2018, »
Nie wiem czy na tą współpracę to dostaniesz zgodę?
prawy obrońca lewego słupka

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #20 dnia: Lipiec 31, 2018, »
Już mi się coś obiło o uszy z tymi współpracami. O co z tym chodzi?
Pierwsze cztery pozycje się tak nazywają.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 275
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #21 dnia: Lipiec 31, 2018, »
To co zamieściłeś wygląda OK, tylko pamiętaj o zamieszczeniu w tytule spisu pełnej nazwy jednostki organizacyjnej, której akta są brakowane, bo przecież nie zawsze będzie to ta sama jednostka, która o brakowanie występuje, a AP chce mieć wszystko "na papierze" a nie się "domyślać".

Wszelakie "współprace", podobnie jak i "korespondencje" są obecnie passé i podobno AP mają wytyczne aby we wszelakich opiniowanych wykazach akt tego typu tytuły modyfikować - podobnież bo za ogólne, bo podział winien być rzeczowy i insze takie.

Ja radziłbym się tym nie przejmować, zwłaszcza jeśli to są tylko 4 pozycje - skoro takie są tytuły teczek to przecież nie będziesz ich teraz zmieniał, bo źle wyglądają na spisie.
Najwyżej AP zakwestionuje te 4 pozycje, wskaże co dalej z nimi zrobić, a na resztę da zgodę.

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #22 dnia: Lipiec 31, 2018, »
To co zamieściłeś wygląda OK, tylko pamiętaj o zamieszczeniu w tytule spisu pełnej nazwy jednostki organizacyjnej, której akta są brakowane, bo przecież nie zawsze będzie to ta sama jednostka, która o brakowanie występuje, a AP chce mieć wszystko "na papierze" a nie się "domyślać".

Wszelakie "współprace", podobnie jak i "korespondencje" są obecnie passé i podobno AP mają wytyczne aby we wszelakich opiniowanych wykazach akt tego typu tytuły modyfikować - podobnież bo za ogólne, bo podział winien być rzeczowy i insze takie.

Ja radziłbym się tym nie przejmować, zwłaszcza jeśli to są tylko 4 pozycje - skoro takie są tytuły teczek to przecież nie będziesz ich teraz zmieniał, bo źle wyglądają na spisie.
Najwyżej AP zakwestionuje te 4 pozycje, wskaże co dalej z nimi zrobić, a na resztę da zgodę.

Dzięki ! Takiej odpowiedzi potrzebowałem!

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #23 dnia: Sierpień 08, 2018, »
Dzień dobry wszystkim, trochę odkopię temat ponieważ narodziły się kolejne pytania.

Otóż przyszedł protokół kontroli (kontrola była za poprzedniego archiwisty). Na zalecenia czekamy w dalszym ciągu.
W protokole jest opis kilku teczek/segregatorów znajdujących się na stanie archiwum jak i tych jeszcze na stanowiskach pracy no i mam pytania, na które nie mogę nigdzie znaleźć odpowiedzi.

W protokole, w opisie kilku segregatorów mam napisane, że :
- W opisie (segregatora kat. A) nie wskazano aktotwórcy (?) - nie rozumiem tego. Chodzi o pieczątkę nagłówkową mojego oddziału? Na wszystkich teczkach przyjętych na stan archiwum taka pieczątka jest, a segregator o którym mowa to "wersja robocza", która jest w komórce organizacyjnej. Czy on również powinien być opatrzony pieczątką?
 
- Drugie pytanie odnosi się do spisu spraw (A). Chodzi o kolumnę zaznaczoną na czerwono :
https://zapodaj.net/b0a109bed1ef1.png.html
Czy tu musi być wpisane imię i nazwisko osoby rozpoczynającej , czy kończącej sprawę?
Czasami przecież może być taka sytuacja, że osoba, która prowadziła sprawę już nie pracuje.
Od razu podpytam - jeśli mam teczkę kat. A, która jest podzielona na 3 tomy ze względu na objętość to spis spraw ma być załączony w pierwszej teczce, czy ma być tak, że w pierwszej teczce jest część spisu spraw, która fizycznie znajduje się w teczce nr 1, a dalsza część spisu spraw ma być w kolejnych teczkach?

- Trzecie pytanie dotyczy znaku sprawy na dokumentach w teczce kategorii A. Jeśli jest pismo, na którym jest znak sprawy, a pod spodem są załączniki do tego pisma to czy na tych załącznikach również powinien znajdować się ten znak?

- W protokole kontroli mam też wzmiankę na temat wiadomości e-mail dołączanych do spraw, tylko jest to dość niezrozumiale napisane. Opisane jest dokładnie tak : "korespondencji e-mail przychodzącej nie opatruje się pieczątką wpływu, nie nanosi się dekretacji;" Czy to mam rozumieć jako zarzut? Powinna być ta pieczątka, dekretacja?

Na koniec chciałem przypomnieć, że jestem świeży w archiwum i nie za bardzo mam  się kogo poradzić. Cały czas staram się poszerzać wiedzę, ale uczę się całkowicie od zera dlatego proszę o wyrozumiałość jeśli odpowiedź na moje pytania jest oczywista.

Pozdrawiam!

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #24 dnia: Sierpień 08, 2018, »
Cytuj
W protokole, w opisie kilku segregatorów mam napisane, że :
- W opisie (segregatora kat. A) nie wskazano aktotwórcy (?) - nie rozumiem tego. Chodzi o pieczątkę nagłówkową mojego oddziału? Na wszystkich teczkach przyjętych na stan archiwum taka pieczątka jest, a segregator o którym mowa to "wersja robocza", która jest w komórce organizacyjnej. Czy on również powinien być opatrzony pieczątką?
Generalnie nie rozumiem pytania. Do archiwum nie powinno się przyjmować segregatorów, tylko przygotowane akta. Co jest w tych segregatorach? Ewidencja archiwów zakładowego (spisy zd-odb, brakowanie, itp) czy po prostu przekazane w tej formie akta z komórki?
Cytuj
- Drugie pytanie odnosi się do spisu spraw (A). Chodzi o kolumnę zaznaczoną na czerwono :
https://zapodaj.net/b0a109bed1ef1.png.html
Czy tu musi być wpisane imię i nazwisko osoby rozpoczynającej , czy kończącej sprawę?
W tej kolumnie zapisuje się wszystkie pomocne informacje, np. kto prowadził daną sprawę, jeśli w komórce jest kilka osób prowadzących podobne sprawy to jest to łatwy rozróżnik kogo za co ścigać.
Cytuj
Od razu podpytam - jeśli mam teczkę kat. A, która jest podzielona na 3 tomy ze względu na objętość to spis spraw ma być załączony w pierwszej teczce, czy ma być tak, że w pierwszej teczce jest część spisu spraw, która fizycznie znajduje się w teczce nr 1, a dalsza część spisu spraw ma być w kolejnych teczkach?
Najlepiej aby spis był w 1 tomie. Ewentualnie można na nim zaznaczyć jakoś, które sprawy są w kolejnych.
Cytuj
- Trzecie pytanie dotyczy znaku sprawy na dokumentach w teczce kategorii A. Jeśli jest pismo, na którym jest znak sprawy, a pod spodem są załączniki do tego pisma to czy na tych załącznikach również powinien znajdować się ten znak?
Generalnie ten zarzut nie są do archiwisty zakładowego tylko do pracowników prowadzących i rejestrujących sprawy. Piszesz, że czekacie na zalecenia. Powinno być w nim odpowiednio sformułowane zalecenie o zwróceniu pracownikom uwagi na te sprawy.

Cytuj
- W protokole kontroli mam też wzmiankę na temat wiadomości e-mail dołączanych do spraw, tylko jest to dość niezrozumiale napisane. Opisane jest dokładnie tak : "korespondencji e-mail przychodzącej nie opatruje się pieczątką wpływu, nie nanosi się dekretacji;" Czy to mam rozumieć jako zarzut? Powinna być ta pieczątka, dekretacja?
Właśnie jak to rozumieć? :D Czy jak zarzut, że nie powinno się opatrywać, czy że powinno.
Jeśli sprawa prowadzona jest papierowo, to mail się drukuje, nanosi pieczęć wpływu i dekretuje do załatwienia. Ale to też jest uwaga do pracowników prowadzących sprawę.
prawy obrońca lewego słupka

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #25 dnia: Sierpień 08, 2018, »

Cytuj
W protokole, w opisie kilku segregatorów mam napisane, że :
- W opisie (segregatora kat. A) nie wskazano aktotwórcy (?) - nie rozumiem tego. Chodzi o pieczątkę nagłówkową mojego oddziału? Na wszystkich teczkach przyjętych na stan archiwum taka pieczątka jest, a segregator o którym mowa to "wersja robocza", która jest w komórce organizacyjnej. Czy on również powinien być opatrzony pieczątką?
Generalnie nie rozumiem pytania. Do archiwum nie powinno się przyjmować segregatorów, tylko przygotowane akta. Co jest w tych segregatorach? Ewidencja archiwów zakładowego (spisy zd-odb, brakowanie, itp) czy po prostu przekazane w tej formie akta z komórki?

> One nie są przekazane, komórka sobie trzyma akta w segregatorach i przed oddaniem do archiwum tworzy teczki. Przekazywane jest oczywiście w teczkach. W protokole mam opis segregatorów, które znajdują się W KOMÓRKACH.

Cytuj
- Drugie pytanie odnosi się do spisu spraw (A). Chodzi o kolumnę zaznaczoną na czerwono :
https://zapodaj.net/b0a109bed1ef1.png.html
Czy tu musi być wpisane imię i nazwisko osoby rozpoczynającej , czy kończącej sprawę?
W tej kolumnie zapisuje się wszystkie pomocne informacje, np. kto prowadził daną sprawę, jeśli w komórce jest kilka osób prowadzących podobne sprawy to jest to łatwy rozróżnik kogo za co ścigać.

> Czyli po prostu zapis kto prowadził sprawę, okej.

Cytuj
Od razu podpytam - jeśli mam teczkę kat. A, która jest podzielona na 3 tomy ze względu na objętość to spis spraw ma być załączony w pierwszej teczce, czy ma być tak, że w pierwszej teczce jest część spisu spraw, która fizycznie znajduje się w teczce nr 1, a dalsza część spisu spraw ma być w kolejnych teczkach?
Najlepiej aby spis był w 1 tomie. Ewentualnie można na nim zaznaczyć jakoś, które sprawy są w kolejnych.

> Rozumiem, super, zwrócę na to uwagę.

Cytuj
- Trzecie pytanie dotyczy znaku sprawy na dokumentach w teczce kategorii A. Jeśli jest pismo, na którym jest znak sprawy, a pod spodem są załączniki do tego pisma to czy na tych załącznikach również powinien znajdować się ten znak?
Generalnie ten zarzut nie są do archiwisty zakładowego tylko do pracowników prowadzących i rejestrujących sprawy. Piszesz, że czekacie na zalecenia. Powinno być w nim odpowiednio sformułowane zalecenie o zwróceniu pracownikom uwagi na te sprawy.

> Rozumiem, ale dalej nie wiem czy znak powinien być również na załącznikach czy nie? W tej chwili nie ma.

Cytuj
- W protokole kontroli mam też wzmiankę na temat wiadomości e-mail dołączanych do spraw, tylko jest to dość niezrozumiale napisane. Opisane jest dokładnie tak : "korespondencji e-mail przychodzącej nie opatruje się pieczątką wpływu, nie nanosi się dekretacji;" Czy to mam rozumieć jako zarzut? Powinna być ta pieczątka, dekretacja?
Właśnie jak to rozumieć? :D Czy jak zarzut, że nie powinno się opatrywać, czy że powinno.
Jeśli sprawa prowadzona jest papierowo, to mail się drukuje, nanosi pieczęć wpływu i dekretuje do załatwienia. Ale to też jest uwaga do pracowników prowadzących sprawę.


> Dziękuję bardzo za pomoc !

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #26 dnia: Sierpień 08, 2018, »
Cytuj
> One nie są przekazane, komórka sobie trzyma akta w segregatorach i przed oddaniem do archiwum tworzy teczki. Przekazywane jest oczywiście w teczkach. W protokole mam opis segregatorów, które znajdują się W KOMÓRKACH.
Czyli to też nie jest uwaga do archiwisty zakładowego tylko do pracowników konkretnej komórki.
Cytuj
> Rozumiem, ale dalej nie wiem czy znak powinien być również na załącznikach czy nie? W tej chwili nie ma.
Powiem ci jak ja to robiłem. Z pisma przewodniego jednoznacznie wynikało że jest tyle a tyle załączników i z ich opisu (załącznik nr 1, załącznik nr 2, ...) można było się zorientować co jest do czego. Nie stosowałem znaku sprawy na załącznikach, bo nie było takiej potrzeby. Choć nie powiem czasami się zdarzało przy niektórych typach dokumentacji.

Najlepiej poczekać na zalecenia z archiwum państwowego, bo później trzeba będzie wysłać i tak odpowiedź o ich realizacji. A jak się zapomni to można z dużym prawdopodobieństwem spodziewać się monitu.
Pzdr.
prawy obrońca lewego słupka

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #27 dnia: Sierpień 23, 2018, »
Kontynuuję wątek ..
Dokopałem się do spisu sprzed roku 2000. Są na nim akta osobowe kategorii B50 oraz inne pozycje kategorii B. Przecież to nie może być na jednym spisie. Można to jakoś rozbić? Osoby, które tworzyły ten spis już dawno nie pracują

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #28 dnia: Sierpień 23, 2018, »
Co do zasady akta osobowe jako dokumentacja niearchiwalna mogą być na jednym spisie zdawczo-odbiorczym z inną dokumentacją niearchiwalną.
Nie jest to może najlepsza praktyka, ale do przełknięcia.

Oczywiście jeśli chcesz, możesz  wyodrębnić je na nowy spis i przesygnować.
Taki spis sporządza archiwista i tylko on się na nim podpisuje podając równocześnie przyczynę sporządzenia.
Na starym spisie przy każdej przeniesionej pozycji podajemy jej nową sygnaturę (w ostatniej kolumnie), a w podsumowaniu informację o okolicznościach przeniesienia akt na nowy spis.
Akta w archiwum rozmieszczamy zgodnie z nowymi sygnaturami.

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #29 dnia: Sierpień 23, 2018, »
Co do zasady akta osobowe jako dokumentacja niearchiwalna mogą być na jednym spisie zdawczo-odbiorczym z inną dokumentacją niearchiwalną.
Nie jest to może najlepsza praktyka, ale do przełknięcia.

Oczywiście jeśli chcesz, możesz  wyodrębnić je na nowy spis i przesygnować.
Taki spis sporządza archiwista i tylko on się na nim podpisuje podając równocześnie przyczynę sporządzenia.
Na starym spisie przy każdej przeniesionej pozycji podajemy jej nową sygnaturę (w ostatniej kolumnie), a w podsumowaniu informację o okolicznościach przeniesienia akt na nowy spis.
Akta w archiwum rozmieszczamy zgodnie z nowymi sygnaturami.


Rozumiem.
A co jeśli to jest spis dajmy na to numer 30 i jeśli zrobię kolejny spis to będzie on miał numer kolejny czyli np 1000. Czy może tak być?
Wszystkie akta z tego spisu są ODZIEDZICZONE.