Autor Wątek: Przejąłem archiwum zakładowe  (Przeczytany 8090 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Przejąłem archiwum zakładowe
« dnia: Lipiec 25, 2018, »
Dzień dobry wszystkim użytkownikom,
Z dniem wczorajszym przejąłem archiwum zakładowe w firmie po poprzednim pracowniku, który pracował tam przez ponad 10 lat.
W pierwszy dzień pracy zostałem przywitany listem z AP w którym był protokół kontroli, jednakże czekam jeszcze na zalecenia pokontrolne, które mają przyjść oddzielnym listem.
Jestem po kursie kancelaryjno archiwalnym i to w zasadzie jest cała moja wiedza na temat archiwum, a orzech który mam do zgryzienia jest jak mi się wydaje dość twardy.
W 2015 roku weszło nowe JRWA do którego trzeba przekwalifikować wszystkie pozycje na spisach, ale zupełnie nie wiem jak to się robi, bo nie mogę się tego nigdzie doczytać.
Mam bardzo duży problem z miejscem, ponieważ poprzedni archiwista zostawił archiwum w stanie "przeładowania". Praktycznie wszystkie regały są zajęte, a komórki też są obładowane dokumentacją, której nie mogę od nich przejąć z uwagi na to że nie mam gdzie tego wcisnąć.
Mam dużo straroci typu B5 z 2007 roku, ale z tego co wiem to przed napisaniem wniosku na brakowanie, aby została wydana zgoda z AP muszę najpierw przekwalifikować (zweryfikować) dokumentację według najnowszego JRWA z 2015 roku.
I stąd moje pytanie. Jak się w ogóle zabrać za ten proces weryfikacji? Czy informacja nr 11 NDAP jest aktualna?
Proszę o wyrozumiałość, być może temat jest prostszy do ogarnięcia niż mi się wydaje, ale jestem w tym jeszcze zielony.
Pozdrawiam wszystkich archiwistów i liczę na wsparcie!  :)
« Ostatnia zmiana: Lipiec 25, 2018, wysłana przez Falmar »

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 232
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 25, 2018, »
Witam,
sytuacja, którą Pan zastał jest - niestety - standardem.To tragiczna w konsekwencjach lekkomyślność ze strony kierownictwa. Mówię jasno: bez pomocy firmy zewnętrznej - nie poradzi Pan sobie sam z tym materiałem. Jeśli są /będą fundusze na zarządzanie dokumentacją - trzeba o te fundusze poprosić i zacząć porządkowanie z firmą archiwistyczną. Jeśli poza archiwum (poza ewidencją) są jeszcze jakieś góry papierów, segregatorów, boksów, pudeł - to trzeba znaleźć ich wytwórców i zmusić do uporządkowania przed oddaniem do archiwum. BEZ WSPARCIA SZEFA/SZEFÓW jest Pan na straconej pozycji SYZYFA. Warto zawalczyć - bo przecież jako archiwista - odpowiada Pan za jakość i dostępność zbiorów. :) Pozdrawiam ze świata praktyki! djs     
Pozdrawiam
Danuta J. Samek

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 25, 2018, »
Tak myślałem..
Zapomniałem powiedzieć, że regały jakie mam w archiwum są to regały metalowe, kompaktowe, przesuwne. Bardzo fajne regały  :), ale działają tylko w jednym z trzech pomieszczeń przez co do części dokumentacji nie jestem w stanie fizycznie sięgnąć! Poprzedni archiwista widocznie nawet tego nie zgłaszał przez lata, bo kierownictwo było zdziwione otrzymując taką informację ode mnie.
Tak, mam mnóstwo pudeł z teczkami w tych i tak małych pomieszczeniach archiwalnych.. Podejrzewam, że były przyjmowane ze względu na nacisk komórek, żeby coś "wypchnąć" od siebie bo nie mają gdzie tego trzymać.



Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 25, 2018, »
Generalnie trzeba najpierw przejrzeć spisy, jeśli są, porównać kategorię z nowym JRWA. Trzeba zweryfikować, która dokumentacja nadaje się już do brakowania. To tak na początek. Myślę, że można to ogarnąć.  ;)

Offline trąbka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #4 dnia: Lipiec 25, 2018, »
ważne też aby zajrzeć do środka poszczególnych jednostek i sprawdzić czy wewnątrz znajdują się faktycznie właściwe dokumenty. Dziś miałem u siebie sytuacje, że skargi na postępowanie zostały wszyte w teczkę B10. Mój poprzednik również był niezłym kawalarzem

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #5 dnia: Lipiec 25, 2018, »
Zrobiłem sobie mapkę moich pomieszczeń archiwalnych w formie graficznej, żeby to sobie jakoś w głowie poukładać.
Przeglądam spisy, biorę jakieś obszerniejsze starocie i daję do przekwalifikowania komórkom, które to wytworzyły.
Po przekwalifikowaniu chcę wrzucić to na wniosek do brakowania, żeby zwolnić trochę miejsca na sprawy "bieżące". Z tego co mówią mi współpracownicy byłego archiwisty to były jakieś problemy z uzyskaniem zgody na brakowanie od AP, ale nie wiedzą czym to motywowało Archiwum Państwowe. Może jakieś sugestie?

Czy obrałem dobrą taktykę?

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #6 dnia: Lipiec 26, 2018, »
Miałem identyczną sytuację w lipcu 2017r. jak ty szanowny Kolego. Zacznij od wyodrębnienia dokumentacji do brakowania i tej, która musi pozostać. Wystąp o brakowanie, i wtedy można działać z tym co ci pozostało.

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #7 dnia: Lipiec 26, 2018, »
1 Przeglądam spisy, biorę jakieś obszerniejsze starocie i daję do przekwalifikowania komórkom, które to wytworzyły.
2 Po przekwalifikowaniu chcę wrzucić to na wniosek do brakowania, żeby zwolnić trochę miejsca na sprawy "bieżące".
3 Z tego co mówią mi współpracownicy byłego archiwisty to były jakieś problemy z uzyskaniem zgody na brakowanie od AP, ale nie wiedzą czym to motywowało Archiwum Państwowe. Może jakieś sugestie?

Czy obrałem dobrą taktykę?
ad. 1 - bardzo dobra taktyka. To komórki wiedzą najlepiej (a przynajmniej powinny wiedzieć) gdzie obecnie rejestrują sprawy, które były rejestrowane w poprzednich nieobowiązujących już jrwa.
ad. 2 - nie czekaj, aż wszyscy ci przekwalifikują, tylko na bieżąco wysyłaj wnioski na brakowanie jak jakaś komórka zweryfikuje ci spisy. Jest szansa, że archiwum państwowe wnioski objętościowo mniejsze ci szybciej załatwi a w przypadku wyłączeń (np. do ekspertyzy) będzie mniej wyłączania na raz.
ad 3 - poczytaj w korespondencji czym motywowała archiwum nie wydanie zgody na brakowanie akt. Mogło być naprawdę bardzo wiele przyczyn (kiedyś o tym napiszę). a mogło być również tak, że telefonicznie prosiło o podanie jakieś informacji i po jej uzyskaniu zgoda by była wydana ale najzupełniej zostało zlane.
Zresztą tym AP bym się tak bardzo nie przejmował. Tam tez pracują ludzie i można się z nimi dogadać (chyba, ze jacyś młodzi gniewni chcący się wykazać) ;)
prawy obrońca lewego słupka

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #8 dnia: Lipiec 28, 2018, »
Bardzo dziękuję za te pomocne posty. Daliście mi trochę motywacji :)
Proces weryfikacji komórki przeprowadzały w sposób zgodny z informacją nr 11 NDAP. Jeszcze nie miałem sytuacji, że trzeba by wydzielić kategorię A. No i mam jeszcze takie durnowate pytanie, na które nie mogę nigdzie nie mogę znaleźć odpowiedzi, więc muszę zebrać się na odwagę i zapytać tutaj  :P Która kategoria jest kategorią wyższą? B5 czy BE5? B10 czy BE5?

Link do informacji 11 NDAP z 15 lipca 2011r. Czy jest ona aktualna?
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF


Nie macie pojęcia jak jestem wam wdzięczny za odpowiedzi


Offline Anna Sobczak

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 460
    • LinkedIn
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #9 dnia: Lipiec 28, 2018, »
"Dokumentacja niearchiwalna o symbolu "BE" z dodaniem cyfry arabskiej oznacza dokumentację, która po okresie przechowywania (np. BE10 po 10 latach) poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe. Może ono dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji włącznie z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. "
Źródło: https://pl.wikipedia.org/wiki/Dokumentacja_niearchiwalna
Pozdrawiam,
Anna Sobczak

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #10 dnia: Lipiec 29, 2018, »
"Dokumentacja niearchiwalna o symbolu "BE" z dodaniem cyfry arabskiej oznacza dokumentację, która po okresie przechowywania (np. BE10 po 10 latach) poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe. Może ono dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji włącznie z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. "
Źródło: https://pl.wikipedia.org/wiki/Dokumentacja_niearchiwalna
Tak jest, wszystko się zgadza. Jednak przy weryfikacji dokumentacji zawsze biorę kategorię wyższą i zastanawiam się, czy kategoria BE5 jest wyższa niż B5 oraz czy BE5 jest wyższe niż B10

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #11 dnia: Lipiec 29, 2018, »
Tak jest, wszystko się zgadza. Jednak przy weryfikacji dokumentacji zawsze biorę kategorię wyższą i zastanawiam się, czy kategoria BE5 jest wyższa niż B5 oraz czy BE5 jest wyższe niż B10
BE5 nie jest wyższa niż B10 i nie jest wyższa niż B5 szczegóły tu:
www.archiwummw.wp.mil.pl/plik/file/ndap.pdf
Zdaje się, ze informacje zniknęły z oficjalnych stron, ślady można znaleźć w zakamarkach ;D. Ciekawe dlaczego? Te informacje wg. mnie były bardzo przydatne.

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #12 dnia: Lipiec 29, 2018, »
Tak jest, wszystko się zgadza. Jednak przy weryfikacji dokumentacji zawsze biorę kategorię wyższą i zastanawiam się, czy kategoria BE5 jest wyższa niż B5 oraz czy BE5 jest wyższe niż B10
BE5 nie jest wyższa niż B10 i nie jest wyższa niż B5 szczegóły tu:
www.archiwummw.wp.mil.pl/plik/file/ndap.pdf
Zdaje się, ze informacje zniknęły z oficjalnych stron, ślady można znaleźć w zakamarkach ;D. Ciekawe dlaczego? Te informacje wg. mnie były bardzo przydatne.

Dziękuję za odpowiedź :)
Z tej informacji wynika że BE5 > B5

Offline Falmar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #13 dnia: Lipiec 30, 2018, »
Jeszcze przy okazji ..
Wziąłem pierwszy większy spis, na którym były 94 pozycje i około 500 teczek.
Dałem komórce do przekwalifikowania zgodnie z naszym najnowszym JRWA, komórka nie miała z tym problemów. Okazało się, że kategoria zmienia się na wyższą tylko w 4 pozycjach. Wydrukowałem ten stary spis jeszcze raz, postawiłem następującą pieczątkę
"W wyniku weryfikacji kwalifikacji dokumentacji w związku z (...) dokonano :
- zmiany kwalifikacji archiwalnej z pozycji 1,2,3,4
- dokumentacja z pozycji - została przepisana na nowy spis nr -, ponieważ stanowi materiały archiwalne"


Na weryfikowanym spisie nic nie zmieniało się na kategorię A

Czy proces weryfikacji tego spisu został przeprowadzony poprawnie? Wszystko jest zgodne z informacją nr 11 NDAP.

Chciałbym też od razu wystąpić o zgodę do swojego AP na brakowanie tej dokumentacji (t.j około 11,5 MB) dużo / mało , nie wiem. Pierwszy raz to robię.
Przygotowałem pismo przewodnie i załącznik czyli "Spis dokumentacji podlegającej brakowaniu".
Początek tego spisu wygląda tak :

https://zapodaj.net/b84def4be8440.png.html
(obrazek pod tym linkiem)

Czy muszę do AP dołączać jakieś potwierdzenie przeprowadzenia weryfikacji akurat tego spisu ?


Czekam z niecierpliwością na odpowiedzi :) Jesteście bardzo pomocni



« Ostatnia zmiana: Lipiec 30, 2018, wysłana przez Falmar »

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 275
Odp: Przejąłem archiwum zakładowe
« Odpowiedź #14 dnia: Lipiec 30, 2018, »
Informację o tym, iż dokonano weryfikacji i na jakiej podstawie zawrzyj w piśmie przewodnim.

Pamiętaj również o podaniu niezbędnych danych w piśmie do AP. Jakie są niezbędne znajdziesz w § 9 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 nr 0 poz. 1743).