Autor Wątek: komórka merytoryczna, współdziałając, kontakty między komórkami własnej jednostk  (Przeczytany 950 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline PatMaj

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Dzień dobry,

na początek zaznaczam, że nie obejmuje mnie rozporządzenie z 2011 r. - samorządowa jednostka organizacyjna. Tworzę przepisy kancelaryjne, które próbuje jak najbardziej dostosować do praktyki osób zatrudnionych. Znam zapisy z instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. - komórka współdziałająca w sprawie nadaje znak sprawy komórki merytorycznej lub nadaje swój znak sprawy jako kat. Bc. Praktyka jednak wygląda inaczej...

Sytuacja wygląda następująco (przykład) : wydział A pisze do wydziału kadr z prośbą o zgodę na szkolenie. Wydział A jest tutaj komórką wszczynającą sprawę, ale to kadry są komórką merytoryczną. Wydział A nie sporządza egzemplarza dla siebie, zatem jedyny egzemplarz pisma trafia do kadr. Wobec tego czy wydział A powinien nadawać znak sprawy? Jaki w tym wypadku? Zaznaczam, że dzwonienie do komórki merytorycznej z prośbą o podanie znaku sprawy prowadzonej przez siebie, realnie oceniając swoją jednostkę wiem, że odpada... Z drugiej strony nadawanie znaku sprawy wydziału A bez posiadania swojego egzemplarza pisma też wydaję mi się bezzasadne... Archiwiści - pomóżcie :)
Archiwista w spółce samorządowej

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 100
A czy to koniecznie trzeba tak komplikować? Dlaczego nie zrobić prościej?
Wydział A chce wysłać kogoś na szkolenie ---> bierze wydruk z ofertą---> idzie do przełożonego czy wyraża zgodę---> przełożony wyraża zgodę (jak nie wyrazi to papier w kosz i tyle); jak wyrazi ----> zanosimy do kadr z naniesioną zgodą przełożonego  i kadry zaczynają sprawę ty pismem nadając swój numer.
Proste? Bardzo proste :)
 

Offline PatMaj

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Czy taką zasadę możemy przyjąć w każdej z takich sytuacji? Inny przykład wydział A przygotowuje zawarcie umowy na usługę X, której koszt jest na tyle wysoki, że potrzeba jest zgoda Zarządu Spółki w formie uchwały. Wydział A pisze wniosek do Zarządu, natomiast wydział B odpowiedzialny jest za przygotowanie projektu uchwały. Pod uchwałą musi pozostać wniosek jako tzw. "podkładka", zasadność sporządzenia uchwały. Idąc dalej - taki wniosek pozostaje w wydziale B (zbiór uchwał), ale merytorycznie odnosi się do zawierania umowy, a tą sprawę prowadzi wydział A. Egzemplarz wniosku jest jeden - gdzie de facto powinien się znajdować?
Archiwista w spółce samorządowej

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 106
  • Płeć: Kobieta
Moim zdaniem wniosek powinien być tam, gdzie jest komórka prowadząca sprawę, czyli wydział A. To, że potrzebuje zgody Zarządu jest tylko elementem prowadzonej przez nich sprawy. Dla wydziału, który tworzy uchwały, powinna być przekazana kopia. Tym bardziej, że na pewno będzie skierowana razem z pismem z wydziału A, które powinno wszczynać sprawę w wydziale B
Będzie dobrze, ale nie dzisiaj.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Piszę dwa  wnioski jeden zostaje w kom. A , a drugi w kom. B

Offline PatMaj

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Znam realia swojej jednostki - na 100% mogę zagwarantować, że nie będą robić egzemplarzu wniosku dla siebie i dla komórki B... Jeśli nawet pisma wychodzące na zewnątrz nie mają egzemplarza ad acta "bo po co" to o czym my tu mówimy...
Archiwista w spółce samorządowej

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
W sytuacji sporządzania materiałów dla kom. merytorycznej wystarczy 1 egz., dla siebie nie musimy, ale w sytuacji jak piszesz robiłbym na 100 % dwa wnioski.