Autor Wątek: Brakowanie dokumentacji  (Przeczytany 4088 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline MałaKK

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Brakowanie dokumentacji
« dnia: Czerwiec 11, 2018, »
Witam, proszę o pomoc w sprawie procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jst.
Otoż przygotowałam wykazy spisów do brakowania dla każdego z wydziałów, wpisując dyrektora wydziału oraz pracowników którzy wytworzyli dokumenty które będę brakowała. Zgodnie z sugestią osoby ze szkolenia z archiwum wykorzystałam do tego protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, z treści którego wynika iż komisja w składzie( tu dyrektor i pracownicy) dokonała oceny dokumentacji do brakowania. Nie powoływałam komisji ds. brakowania zarządzeniem wójta. Nasuwają mi się teraz wątpliwości czy dobrze zrobiłam? Nie wyczytałam w ustawie że mam zarządzeniem powoływać komisję ds. brakowania... Bardzo proszę o pomoc jak wygląda w Państwa gminach procedura brakowania i jakie dokumenty macie? Proszę o pomoc.....

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 275
Odp: Brakowanie dokumentacji
« Odpowiedź #1 dnia: Czerwiec 11, 2018, »
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743) nie przewiduje konieczności powoływania komisji do spraw brakowania akt, może to natomiast wynikać z przepisów wewnętrznych. Podlegacie pod rozporządzenie z 2011 roku czy nie?

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Brakowanie dokumentacji
« Odpowiedź #2 dnia: Czerwiec 11, 2018, »
Polecam zapoznać się z wątkiem:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2951.0.html
Podano tam rówież wzór wniosku na brakowanie.
prawy obrońca lewego słupka

Offline jjdtmrc

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 48
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Brakowanie dokumentacji
« Odpowiedź #3 dnia: Czerwiec 12, 2018, »
Jako urząd gminy podlegacie pod rozporządzenie z 2011 roku w sprawie IK JRWA i IA, w której, w rozdziale 9 określono, że spis brakowania podlega zaopiniowaniu przez kierownika wydziału/referatu, którego dokumentacja dotyczy. Jeśli nie ma możliwości uzyskania zgody od kierownika wydziału, można uzyskać ją od przełożonego "wyższego stopniem", sekretarz, wójt, prezydent itd.

W praktyce, przekaż spis do brakowania do kierownika wydziału. Sporządź krótkie pisemko, że "wytypowana do brakowania dokumentacja została zaopiniowana pozytywnie" i daj do podpisania kierownikowi wydziału.

Offline MałaKK

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Brakowanie dokumentacji
« Odpowiedź #4 dnia: Czerwiec 12, 2018, »
Bardzo dziękuję za pomoc i życzliwość:) :) :) :)

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Brakowanie dokumentacji
« Odpowiedź #5 dnia: Sierpień 01, 2018, »
Przy okazji rozmowy w innym wątku wrzucam typowe błędy we wnioskach na brakowanie dokumentacji. Przy okazji część z nich dotyczy stosowania jeszcze poprzedniego rozporządzenia PRM więc jest już archiwalna ale można przy okazji zobaczyć na co zwracało uwagę archiwum państwowe warunkując wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. A i tak jest to jedynie część.

Cytuj
Typowe błędy we wnioskach na brakowanie dokumentacji:
1.   zastosowanie nieprawidłowego formularza spisu dokumentacji nierachiwalnej. Przy zwracaniu się o zgodę do archiwum państwowego prosimy stosować Załącznik nr 4 do Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. (Dz. U. Nr 167, poz. 1375);
2.   braku protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej - Załącznik
nr 3 do Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Przy ponownym zwracaniu się o zgodę do archiwum państwowego prosimy dla każdego spisu sporządzić odrębny protokół oceny;
3.   w protokole oceny dokumentacji niearchiwalnej nie podano pełnych stanowisk służbowych członków komisji zgodnie z § 7.2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. W skład komisji wchodzą kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega składnica akt, osoba kierująca lub prowadząca składnicę akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja jest brakowana (Dz.U. 2002 Nr 167, poz. 1375);
4.   stosowanie w tytułach teczek przeznaczonych do brakowania skrótów,
5.   stosowaniu niejasnych tytułów teczek np. Korespondencja przychodząca, Korespondencja wychodząca, Protokoły przesunięcia,
6.   umieszczenie na spisie akt, których okres przechowywania nie upłynął,
7.   umieszczenie na spisie akt które należy wyłączyć do ekspertyzy (zgodnie z obowiązującym w jednostce wykazem akt),
8.   brak w protokole oceny dokumentacji nierachiwalnej informacji o załącznikach,
9.   brak w protokole oceny dokumentacji nierachiwalnej metrażu (mb.) brakowanej dokumentacji;
10.   umieszczenie na spisie akt których okres przechowywania nie upłynął,
11.   umieszczenie na wniosku do brakowania dzienników urzędowych, do których zgoda na brakowanie nie jest wymagana,
12.   stosowanie w tytułach teczek przeznaczonych do brakowania skrótów i określeń ?akta różne?, które nie precyzują rodzaju akt zawartych w teczce: poz.
13.   brak na wniosku podpisu kierownika jednostki organizacyjnej,
14.   nieprawidłowe oznaczenie ilości tomów brakowanych akt - w pozycji liczba tomów podaje się ilość teczek (nie kartonów),
15.   umieszczenie na spisie akt o których zgodę na wybrakowanie należy zwrócić się do Centralnego Archiwum Wojskowego (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. Dz. U. 2010, Nr 34, poz. 181),
16.   nie wypełnianie wszystkich kolumn spisu,
17.   przesłanie jednego protokołu oceny i kilku spisów na brakowanie.
prawy obrońca lewego słupka

Offline Forumowicz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 111
Odp: Brakowanie dokumentacji
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 30, 2022, »
Chciałabym zapytać jak postąpić w sytuacji, gdy mój poprzednik w spisie dokumentacji niearchiwalnej zamieścił kategorie: BE bez uprzedniej ekspertyzy i A, a Archiwum Państwowe w odpowiedzi zaleciło przekwalifikowanie dokumentacji do kat. B25?

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: Brakowanie dokumentacji
« Odpowiedź #7 dnia: Maj 31, 2022, »
Na spisie zdawczo-odbiorczym napisałabym notatkę, że w związku z pismem AP nr .... z dnia dokumentacja z pozycji nr ..... została przekwalifikowana do kat. B25. Przy pozycjach, którym zmieniono kategorię przekreślić nieaktualną kategorię, obok napisać nową.