Jako urząd gminy podlegacie pod rozporządzenie z 2011 roku w sprawie IK JRWA i IA, w której, w rozdziale 9 określono, że spis brakowania podlega zaopiniowaniu przez kierownika wydziału/referatu, którego dokumentacja dotyczy. Jeśli nie ma możliwości uzyskania zgody od kierownika wydziału, można uzyskać ją od przełożonego "wyższego stopniem", sekretarz, wójt, prezydent itd.
W praktyce, przekaż spis do brakowania do kierownika wydziału. Sporządź krótkie pisemko, że "wytypowana do brakowania dokumentacja została zaopiniowana pozytywnie" i daj do podpisania kierownikowi wydziału.