Autor Wątek: Filia archiwum zakładowego  (Przeczytany 217 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Vilverin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Filia archiwum zakładowego
« dnia: Maj 11, 2018, »
W świetle przepisów zawartych w instrukcji archiwalnej będącej załącznikiem dla Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. (Rozdział 2. - Organizacja i zadania AZ), archiwum zakładowe może posiadać filie.

Czy w świetle powyżej wspomnianych przepisów AZ w którym pracuję (Urząd Gminy), może zaadoptować nieczynne pomieszczenie w jednej ze szkół podstawowych znajdujących się w gminie i przenieść tam część dokumentacji której twórcą jest Urząd? Problem jest palący ze względu na poważne problemy z miejscem na wpływającą dokumentację, a przytoczone rozwiązanie wydaje się w tym momencie jedynym.

Z góry dziękuję za odpowiedź.

Offline Vilverin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Odp: Filia archiwum zakładowego
« Odpowiedź #1 dnia: Maj 17, 2018, »
Kolejna kwestia - czy konieczne jest poinformowanie wcześniej Archiwum Państwowego o fakcie utworzenia filii, czy wystarczy że wspomnę o tym podczas kontroli?

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 342
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Filia archiwum zakładowego
« Odpowiedź #2 dnia: Maj 17, 2018, »
Trzeba postawić pytanie, czy to faktycznie będzie filia archiwum. W moim przekonaniu będzie to raczej magazyn zlokalizowany poza jednostką organizacyjną (urzędem).

Offline Vilverin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Odp: Filia archiwum zakładowego
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 17, 2018, »
Możliwe że ma Pan rację. Tylko czy kwestia organizacji magazynu poza jednostką organizacyjną jest w jakiś sposób uregulowana przepisami? Bo powiem szczerze, że (poza kwestią dot. filii) nie mam pojęcia, czy mogę zorganizować taki magazyn poza terenem urzędu.

Offline anka5

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 10
Odp: Filia archiwum zakładowego
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 17, 2018, »
To raczej nie będzie filia. Myślę, że można zorganizować tam archiwum zgodne z przepisami tzn. wymogami jakie mają spełniać archiwa i dostęp do tych pomieszczeń może mieć tylko archiwista gminy.

Offline Vilverin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Odp: Filia archiwum zakładowego
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 17, 2018, »
No to kamień z serca :) W takim razie sądzę, że nie będzie problemów. Dziękuję za rozjaśnienie :)

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 57
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Filia archiwum zakładowego
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 23, 2018, »
Mój Urząd Gminy pół roku temu w jednostce organizacyjnej wydzielił pomieszczenie na magazyn archiwum. Zaleta, że jest to to duże pomieszczenie, ale wada, że 2 km odległe od budynku UG. Pracownik chce wypożyczyć coś z archiwum... to lecisz do magazynu.

Offline Vilverin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Odp: Filia archiwum zakładowego
« Odpowiedź #7 dnia: Maj 23, 2018, »
Jeśli to jakieś nagłe wyszukiwanie - to mus. Natomiast jeśli nie, myślę że można wygospodarować czas na wizytę w magazynie powiedzmy dwa razy w tygodniu (np. dać znać że wyszukiwania dokumentów znajdujących się w oddalonym magazynie będą odbywały się we wtorki i czwartki).

U nas do magazynu poza budynkiem urzędu zostanie przeniesiona dokumentacja jednego z referatów, którego pracownicy niezbyt często chcą coś wypożyczać.

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 341
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Filia archiwum zakładowego
« Odpowiedź #8 dnia: Maj 23, 2018, »
Na moim terenie lokowanie części materiałów w innym budynku nawet w innej miejscowości to już normalka. Budynku urzędów nie są z gumy. Czasami nawet ewentualny remont niewiele daje i trzeba szukać innych rozwiązań. Dobrze, że czasami istnieje taka możliwość. Utrudnienie to niedogodność z korzystania z akt. Reguły eksmituje się tam akta, które muszą długo leżeć ale się z nich praktycznie nie korzysta.