teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej

[Blaneczka]

A jak powinien wyglądać znak sprawy w teczkach zbiorczych? Powinien mieć jeden symbol z wykazu akt np. 5100( zasiłek celowy) czy może 513 ( teczki zbiorcze) czy może podwójny ( 513-5100) chociaż z takim się nie spotkałam.

[EwelinaP]

Analogicznie do akt osobowych - nadajemy jeden numer na teczkę i jest to znak teczki, a nie znak sprawy - znaki spraw są różne na poszczególnych dokumentach w teczce, jeśli to teczka zbiorcza. Np. w zaprzyjaźnionym ŚDS mamy teczkę o nazwie "Dokumentacja indywidualna uczestników ŚDS" o numerze 431. Na teczkę nanoszą zatem nr ŚDS.I.431. To wszystko.

[Blaneczka]

A czy można w teczce zbiorczej klienta X poszczególne zasiłki rozdzielić spisami spraw czy jest to niedopuszczalne? I spisy spraw powinny być poza teczką zbiorczą a w niej  tylko rejestr.

[Forumowicz]

Alfabetycznie wg nazwisk w ramach danego spisu zdawczo-odbiorczego.
Ponieważ dokumentacja będzie trafiała do archiwum/składnicy partiami (domyślnie raz do roku), dobrze jest prowadzić dodatkowo ideks tych akt (najlepiej elektroniczny), uzupełniając go po każdym kolejnym przejęciu partii dokumentacji do archiwum
Indeks prowadzi się w układzie alfabetycznym wg nazwisk (niezależnie od tego kiedy i na którym spisie akta trafiły do archiwum), podając przy każdej pozycji jej sygnaturę archiwalną.

W mojej jednostce (pracuję w Powiatowym Urzędzie Pracy) akta wyrejestrowanych klientów są przekazywane do składnicy na podstawie wykazu akt osób przekazanych do składnicy akt. Ten wykaz obejmuje numer teczki oraz imię i nazwisko klienta. Czy taki wykaz powinien być umieszczony w instrukcji archiwalnej? Nasza instrukcja opisuje procedurę postępowania z teczkami zbiorczymi osób, które przeszły na emeryturę lub zmarły. Czy można dodać do niej zapis o sposobie postępowania z teczkami osób wyrejestrowanych z Urzędu i dodać wykaz jako załącznik do instrukcji?

[Lejka]

Witam,
Dostałam zadanie w pracy zorganizowania składnicy akt. Interesuje mnie czy ktoś zakładał kiedyś teczki zbiorcze dla klientów OPS? Mamy Instrukcję kancelaryjną, mamy JRWA- jest tam wskazane które sprawy mają być w tej teczce, nie wiem jednak jak numerować te teczki (w jakiej kolejności spisać klientów)

  "513- Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej: dla każdego wnioskodawcy (rodziny lub osoby fizycznej)można prowadzić teczkę zbiorczą na akta spraw zarejestrowanych przy klasach od 5100 do 5106 i od 5110 do 5115 i 5120-5124"

U nas to wyglada tak, że jak jest spis i pole tytuł teczki to jest najpierw hasłowo (bez nr pozycji) Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą wnioskodawców i świadczeń rodzinnych i pod tym pod numerami pozycji: imię i nazwisko osoby, ktora pobierała świadczenie i funkcjonują takie skróty np na zasiłek rodzinny ZR, na fundusz alimentacyjny FA, świadczenie rodzicielskie ŚR i jak masz pozycję z imieniem i nazwiskiem to obok tego wymieniamy jakie wszystkie świadczenia ta osoba pobiera np: Kowalski Jan, ZR19/20, FA19/20 no a fizycznie jest to koszulka albo dwie spięte z wnioskami i decyzjami i wkładają nam je do segregatorów ale każda koszulka odpowiada 1 pozycji w spisie.