Autor Wątek: teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej  (Przeczytany 1247 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline kbar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Witam,
Dostałam zadanie w pracy zorganizowania składnicy akt. Interesuje mnie czy ktoś zakładał kiedyś teczki zbiorcze dla klientów OPS? Mamy Instrukcję kancelaryjną, mamy JRWA- jest tam wskazane które sprawy mają być w tej teczce, nie wiem jednak jak numerować te teczki (w jakiej kolejności spisać klientów)

  "513- Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej: dla każdego wnioskodawcy (rodziny lub osoby fizycznej)można prowadzić teczkę zbiorczą na akta spraw zarejestrowanych przy klasach od 5100 do 5106 i od 5110 do 5115 i 5120-5124"

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 714
Odp: teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #1 dnia: Maj 08, 2018, »
Cytuj
nie wiem jednak jak numerować te teczki (w jakiej kolejności spisać klientów)

Alfabetycznie wg nazwisk w ramach danego spisu zdawczo-odbiorczego.
Ponieważ dokumentacja będzie trafiała do archiwum/składnicy partiami (domyślnie raz do roku), dobrze jest prowadzić dodatkowo ideks tych akt (najlepiej elektroniczny), uzupełniając go po każdym kolejnym przejęciu partii dokumentacji do archiwum
Indeks prowadzi się w układzie alfabetycznym wg nazwisk (niezależnie od tego kiedy i na którym spisie akta trafiły do archiwum), podając przy każdej pozycji jej sygnaturę archiwalną.

Przy okazji, pamiętaj, że prowadzenie teczek zbiorczych nie zwalnia pracowników z rejestrowania spraw we właściwych teczkach/klasach rzeczowych i prowadzenia spisów spraw dla tych klas (co zresztą wynika z zacytowanego przez Ciebie fragmentu instrukcji).
W samej teczce zbiorczej dokumentacja nie podlega rejestracji i oczywiście nie prowadzi się w niej spisu spraw.

Jeszcze jedna uwaga (wynikająca z moich doświadczeń w kontaktach z pracownikami OPS, czy PUP :D)
Do archiwum/składnicy trafiają WYŁĄCZNIE teczki zakończone. Po zarchiwizowaniu niedopuszczalne jest dodawanie nowej dokumentacji do tych jednostek archiwalnych.
Wiem, ze piszę o sprawach oczywistych, ale w OPS-ach widziałem już różne pomysły ;D (właśnie w odniesieniu do teczek zbiorczych klientów).
« Ostatnia zmiana: Maj 08, 2018, wysłana przez Rovan »

Offline kbar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Odp: teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #2 dnia: Maj 09, 2018, »
Dziękuje bardzo za odpowiedz :) spisy są prowadzone do odpowiednich klas.
Oczywiście mam jeszcze kilka pytań, czy są szanse na kontakt prywatnie?



Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 714
Odp: teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 09, 2018, »
Chętnie odpowiem na wszelkie pytania (w miarę moich skromnych możliwości).
Wolałbym jednak aby zostały zadane na forum, tak by nie tylko pytający ale i inni zainteresowani mogli zapoznać się z problemem.

Offline kbar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Odp: teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 24, 2018, »
Teraz mam pytanie odnośnie sprawy rozpoczętej 30 grudnia 2016r. (został złożony wniosek) decyzja została wydana już w styczniu 2017, czy znak sprawy będzie jeszcze z  20016r.? Do teczki z którego roku włożyć te dokumenty?

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 222
Odp: teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 24, 2018, »
Teraz mam pytanie odnośnie sprawy rozpoczętej 30 grudnia 2016r. (został złożony wniosek) decyzja została wydana już w styczniu 2017, czy znak sprawy będzie jeszcze z  20016r.? Do teczki z którego roku włożyć te dokumenty?
Sprawa wszczęta w 2016 r., więc znak sprawy też  z 2016 r. I sprawa trafia do teczki założonej w 2016 r.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 714
Odp: teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 24, 2018, »
Znak sprawy nadawany jest w momencie jej wszczęcia i pozostaje niezmienny aż do jej zakończenia (za wyjątkiem wznowienia, czy przeniesienia sprawy do innej komórki). Akta sprawy prowadzi się w teczce rzeczowej założonej na rok, w którym sprawa została wszczęta.
Nie ma przy tym znaczenia jak długo toczy się sprawa.

Offline Początkujący archiwista

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #7 dnia: Grudzień 29, 2018, »
Witam. Czy jeśli mam w teczce wyłącznie sprawy zarejestrowane przy jednej klasie np. 5100, to może być opisana ona jako teczka zbiorcza, czy w teczce zbiorczej muszą być sprawy zarejestrowane przy różnych klasach?

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 508
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #8 dnia: Grudzień 29, 2018, »
W wielu OPS-ach nie wiedzą co to jrwa. Jak wprowadzą przepisy to ich nie stosują, bo kto ma to u nich wymusić? Sprawy gromadzą według swojego przyjętego od zaś układu. Generalnie w jednej teczce są kwity na jedną osobę.

Offline Pogórzanin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 30
Odp: teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #9 dnia: Luty 29, 2020, »
W związku z teczkami zbiorczymi mam pytanie jak powinny być prowadzone. Chodzi o okres czasowy, Czy jeśli zakładam w tym roku teczkę dla X i nie mam mam decyzji obejmującej dłuższy okres czasu to ją zamykam z  końcem roku? A jak postępować jeżeli X będzie się ubiegał o świadczenie w roku przyszłym? Dokładać do tej czy zakładać nową?  Kolejne pytanie to prawidłowe sporządzenie spisu zdawczo odbiorczego. Czy na spisie muszą być wyszczególnione wszystkie teczki z podaniem nazwisk i imion czy tylko wyszczególnienie ilości i opisanie ogólnie ich zawartości. Próbowałem zasięgać języka ale co kraj to obyczaj - jedni twierdzą że tak, inni dołączają spis teczek do spisu zdawczo odbiorczego. Jak powinno być prawidłowo?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 714
Odp: teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #10 dnia: Luty 29, 2020, »
Cytuj
Czy jeśli zakładam w tym roku teczkę dla X i nie mam mam decyzji obejmującej dłuższy okres czasu to ją zamykam z  końcem roku?
Ponieważ w przypadku klientów OPS prowadzący dokumentację nie może wiedzieć z jaką częstotliwością klient będzie korzystał ze świadczeń (a czasem nawet, czy po jednorazowym skorzystaniu kiedykolwiek pojawi się ponownie) najprościej jest przyjąć zasadę "ostatniej czynności/ostatniego wpisu" stosowaną chociażby w dokumentacji medycznej.

Zgodnie z tą zasadą teczki zbiorcze klientów powinny być archiwizowane po upływie 2 lat kalendarzowych od ostatniej czynności i ostatniego dokumentu dot. danego klienta.
Jeśli taki klient po dłuższym czasie (np. po 3-4 latach) ponownie będzie chciał skorzystać ze świadczeń wówczas należy wycofać jego teczkę z archiwum i kontynuować prowadzenie w niej dokumentacji (analogicznie jak w przypadku akt osobowych powracającego pracownika).
Jeśli teczka została już wybrakowana wówczas trzeba założyć mu nową teczkę.

Cytuj
Czy na spisie muszą być wyszczególnione wszystkie teczki z podaniem nazwisk i imion czy tylko wyszczególnienie ilości i opisanie ogólnie ich zawartości.
Tutaj znowu możemy się odwołać do przykładu akt osobowych pracowników. Podobnie jak tę dokumentację również teczki zbiorcze klientów OPS należy rejestrować indywidualnie - teczkę każdego klienta na odrębnej pozycji.
Wpis ogólny typu np.:
"Teczki zbiorcze klientów OPS 10 tomów" na nic się nam nie przyda gdy będziemy poszukiwali teczki konkretnej osoby.
Umieszczanie w spisie z/o tak ogólnych informacji a później dołączanie do spisu z/o dodatkowego spisu teczek nie ma większego sensu. Po co tworzyć dwa spisy skoro można stworzyć jeden?
Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawowym środkiem ewidencyjnym w archiwum zakładowym i powinien zawierać na tyle dokładne informacje aby na ich podstawie dało się odnaleźć konkretne akta w archiwum.
« Ostatnia zmiana: Luty 29, 2020, wysłana przez Rovan »