Po pierwsze o zgodę powinny wystąpić jednostki, które zgromadziły dokumentację, a nie ich jednostka nadrzędna.
Co do samego procesu brakowania:
- wytypować przeterminowaną dokumentację niearchiwalną,
- sporządzić spisy na brakowanie (odrębnie dla kat. B, BE, BC
- uzyskać zgodę kierowników komórek organizacyjnych, które wytworzyły dokumentację na jej wybrakowanie (najlepiej pisemną), ewentualnie powołać komisje brakującą i sporządzić protokół (nie jest to obecnie wymagane, chyba że taka procedura została zapisana w instrukcji archiwalnej),
- dokonać ewentualnej aktualizacji danych na spisach do brakowania (gdyby komórki coś zakwestionowały),
- sporządzić wniosek o wydanie zgody na brakowanie (każda jednostka odrębnie, a jeśli brakowaniu podlega dokumentacja odziedziczona odrębny wniosek oraz spisy dla każdego aktotwórcy),
- wysłać do AP i czekać na zgodę (drugie egzemplarze a/a).
Informacje o kształcie wniosku i spisu na brakowanie znajdziesz w Rozporządzenie MKiDN z 20.10.2015 r.
Przykładowe formularze są zresztą zapewne dostępne na stronie Twojego AP.