Autor Wątek: Pytanie o klasyfikację??  (Przeczytany 4234 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Vilverin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 26
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #15 dnia: Maj 09, 2018, »
Dziękuję za pomoc :) Właśnie tak mi się wydawało, ale chciałem się upewnić.

Czy AP ma gotowe szablony dla samorządowych jednostek organizacyjnych?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #16 dnia: Maj 09, 2018, »

Offline Vilverin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 26
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #17 dnia: Maj 09, 2018, »
Bardzo dziękuję :)

Choć pewnie będę jeszcze w dalszym ciągu zadawał nachalne pytania  ;)

Offline Vilverin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 26
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #18 dnia: Maj 29, 2018, »
Mam pytanie. Archiwizuję w Urzędzie Gminy starą dokumentację z lat 90. Pomimo tego, że mój urząd nie stosował wtedy jrwa, w obrębie teczek znajduję cztery różne znaki spraw. Jaki (lub "czy") nadać symbol klasyfikacyjny? Dokumentacja dotyczy inwestycji budowlanych prowadzonych w szkołach.

Bardzo proszę o pomoc.

Offline jjdtmrc

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 48
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #19 dnia: Maj 29, 2018, »
Nie stosował? Ale go obowiązywał.
Wybrałbym ten symbol klasyfikacyjny, który ma wyższą kategorię archiwalną.

Offline jjdtmrc

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 48
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #20 dnia: Maj 29, 2018, »
Sprawy budownictwa dla urzędów gmin będziesz mieć w drugiej klasie 67.

Offline Vilverin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 26
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #21 dnia: Maj 29, 2018, »
Nie stosował? Ale go obowiązywał.
Wybrałbym ten symbol klasyfikacyjny, który ma wyższą kategorię archiwalną.

Sprawa jest trochę bardziej skomplikowana. W obrębie teczki dotyczącej jednej szkoły mam pisma bez znaków oraz pisma oznaczone symbolami: 2220, 2222, 2232, 2224. Symbole klasyfikacyjne opisujące inwestycje budowlane i remonty kapitalne i bieżące.

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #22 dnia: Maj 29, 2018, »
A co dokładnie znajduje się w tych dokumentach? Jeśli są to przetargi i pisma odzwierciedlają przebieg załatwienia sprawy, to na teczce nie pisałabym żadnego numeru, tylko kwalifikację zgodną z dzisiejszym wykazem i hasłem dobrze opisującym zawartość akt. Jeśli w teczkach jest też dokumentacja techniczna to należy ją wyłączyć i przechowywać tak długo jak istnieje obiekt. 

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #23 dnia: Maj 29, 2018, »
więc symbole zgadzają się z wykazem wprowadzonym zarządzeniem nr 32 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1990 r. ws. ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji.

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #24 dnia: Maj 29, 2018, »
Za szybko mi się wysłało. Wychodzi na to, że w jednej teczce upchnięto wszystko co robiono z danym obiektem. Jeśli jest możliwość wydzielenia spraw rzeczowo to warto to podzielić, będzie bardziej czytelne co tam jest i przy brakowaniu nie będzie wątpliwości

Offline Vilverin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 26
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #25 dnia: Maj 29, 2018, »
A co dokładnie znajduje się w tych dokumentach? Jeśli są to przetargi i pisma odzwierciedlają przebieg załatwienia sprawy, to na teczce nie pisałabym żadnego numeru, tylko kwalifikację zgodną z dzisiejszym wykazem i hasłem dobrze opisującym zawartość akt. Jeśli w teczkach jest też dokumentacja techniczna to należy ją wyłączyć i przechowywać tak długo jak istnieje obiekt.

Np. dokument opatrzony symbolem 2220 jest pismem przewodnim w którym jest mowa o przesłaniu w załączeniu kserokopii rachunków wraz z protokołami odbioru za wykonane roboty budowlane.  W innym piśmie o tym samym symbolu są informacje dotyczące komisyjnego odbioru gotowych prac. W teczce znajdują się również pisma m.in. dotyczące odbioru kominiarskiego stanu wykończeniowego (2232).

Pierwotnie skłaniałem się do zaniechania nadawania symbolu klasyfikacyjnego, przy jednoczesnym nadaniu kwalifikacji zgodnej z jrwa z 2011 r., ale obecnie mam wątpliwości czy tak należy postąpić. 

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #26 dnia: Maj 29, 2018, »
Wychodzi na to, że w jednej teczce upchnięto wszystko co robiono z danym obiektem. Jeśli jest możliwość wydzielenia spraw rzeczowo to warto to podzielić, będzie bardziej czytelne co tam jest i przy brakowaniu nie będzie wątpliwości

Osobiście jestem przeciwnikiem ingerowania przez archiwistę w kształt dokumentacji, a już w szczególności jej wydzielania, scalania itp. Zasada przynależności kancelaryjnej przede wszystkim :P

Tym bardziej, że opisany przypadek wydaje się w zupełności zgodny z zasadami archiwistyki - z opisu Vilverin wnioskuję, że są to po prostu teczki zbiorcze dla poszczególnych budynków, a jak wiadomo w teczce zbiorczej mogą znajdować się dokumenty o różnych symbolach klasyfikacyjnych, pochodzące z akt różnych spraw.

Offline Vilverin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 26
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #27 dnia: Maj 29, 2018, »
Tylko czy na teczce zbiorczej mam pisać wszystkie symbole klasyfikacyjne?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #28 dnia: Maj 29, 2018, »
W normalnej sytuacji teczka zbiorcza ma swoją osobną klasę w JRWA (sztandarowy przykład to akta osobowe pracowników - 120), tutaj jednak ewidentnie pracownik prowadzący dokumentację stworzył sobie teczkę zbiorczą nie przewidzianą w wykazie akt.
Masz dwie możliwości do wyboru - nie podawać żadnej klasy w opisie teczki, lub podać wszystkie występujące w dokumentacji.
Z tą ostatnią praktyką (uzgodnioną z AP) spotkałem się do tej pory w kilku urzędach wojewódzkich i uważam ją za najwłaściwszą- zawsze jest to dodatkowa informacja nt. zawartości jednostki, tym bardziej że w Twoim przypadku w grę wchodzą tylko cztery symbole.

Offline Vilverin

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 26
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Pytanie o klasyfikację??
« Odpowiedź #29 dnia: Maj 30, 2018, »
Dziękuję :) W takim razie tak zrobię :)