przyjmowanie i brakowanie akt kategorii Bc

[kkk]

W świetle aktualnie obowiązujących przepisów, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii Bc może odbywać się wyłącznie na podstawie zgody  udzielonej przez dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego (dotyczy archiwum zakładowego państwowej jednostki organizacyjnej).
Z powyższego wynika, że dokumentację tą należy najpierw przyjąć do Archiwum Zakładowego, na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, w zależności od komórek organizacyjnych. Czy powinna ona zawierać znak sprawy ?
Do tej pory nie miałem okazji  sporządzić wniosku o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji Bc. Czy powinien on zawierać informację co wchodzi w skład tej dokumentacji, zgodnie z hasłem klasyfikacyjnym Rzeczowego Wykazu Akt?

[Rovan]

Opis jednostki archiwalnej jest taki sam, niezależnie od jej kategorii archiwalnej.
Natomiast w świetle znowelizowanych w 2015 r. przepisów nie ma obowiązku przyjmowania jej do AZ - dopuszczalne jest tzw. brakowanie z natury (wprost z komórki org.).
Inna sprawa, że niektóre AP wciąż na to krzywo patrzą:)
Oczywiście spis oraz wniosek na brakowanie są wymagane.

[EwelinaP]

U nas praktykuje się archiwizowanie dokumentacji Bc, a zatem przypisanie jej określonego numeru JRWA itd. Spis do AP jest sporządzany osobno. Poza tym wiele z tych teczek to "normalna" dokumentacja, tylko wytworzona w tzw. innej komórce, drugie egzemplarze. Wtedy oczywiście zaznaczamy to w tytule, w nawiasie kwadratowym, np. Dowody księgowe [kopie faktur przechowywane na użytek wydziału]. Sami tej dokumentacji nie niszczymy. Z doświadczenia wiem, że byłby to dla wielu urzędników sposób na pozbycie się nadmiaru papierów.

[kkk]

Odnośnie odpowiedzi Rovana
Jest odwrotnie, w świetle znowelizowanych przepisów z 2015 roku powstał obowiązek brakowania dokumentacji Bc, na tych samych zasadach jak brakowanie dokumentacji oznaczonej symbolem B (czyli potrzebna zgoda dyrektora właściwego AP). Dotychczas, rzeczywiście mogło się to odbywać z poziomu poszczególnych komórek organizacyjnych. Wytyczne te były wskazane na kursie kancelaryjno archiwalnym organizowanym przez SAP w 2017 roku, oraz wynikają z Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej - DU. 2015 poz. 1743.
W paragrafie 9.1 ustęp 3 wymieniona jest dokumentacja niearchiwalna, jaką dołącza się do wniosku o brakowanie, cytuję "3. Do wniosku dołącza się spis dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu, osobny dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc".

[Rovan]

Zgoda AP na brakowanie materiałów kat. BC zawsze była wymagana, i przed i po nowelizacji. Nigdy nie twierdziłem inaczej (wyraźnie napisałem, ze wniosek do AP i spis na brakowanie są wymagane).
Natomiast moja poprzednia wypowiedź dotyczyła konieczności przyjmowania tej dokumentacji do AZ - przed nowelizacją wymagane było przekazanie jej (przynajmniej formalne, niekoniecznie fizyczne) do AZ, czyli sporządzenie dla niej spisów z/o, wciągnięcie na wykaz, nadanie sygnatur i dopiero później można było sporządzić dla niej spis na brakowanie i wnioskować o zgodę.
Nowelizacja wprowadziła tzw. brakowanie z natury (czyli bez konieczności formalnego przyjmowanie tej dokumentacji do AZ, nadawania jej sygnatury archiwalnej).

[kkk]

Dziękuję za objaśnienia, dzięki Wam rozwiałem wszelkie wątpliwości.