Autor Wątek: Ewidencja udostępniania akt w czytelni AP  (Przeczytany 239 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Zombi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
  • Płeć: Mężczyzna
Ewidencja udostępniania akt w czytelni AP
« dnia: Luty 28, 2018, »
Witam,

Mam pytanie odnośnie formy prowadzenia ewidencji udostępnionych materiałów archiwalnych w czytelni archiwum państwowego. Prowadzona ona jest w większości AP do tej pory w tradycyjnej formie papierowej - niezwykle czasochłonnej w wypełnianiu.

W zarządzeniu NDAP nr 24/2017 z 18.05.2017 r. w sprawie organizacji i udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych podano w § 5 ust. 8: Dyrektor archiwum może ustalić, że środki ewidencyjne, które służą dokumentowaniu procesu udostępniania materiałów archiwalnych, będą prowadzone w formie elektronicznych baz danych I teraz pytanie, czy możliwa jest taka interpretacja tego zapisu, że zwykły plik excel mógłby być taka bazą danych?

Oczywiście prowadzimy dla własnej wygody taką ewidencję w formie pliku excel, ale tylko dodatkowo obok papierowej, która jest tą jedyną obowiązującą (niepotrzebne dublowanie pracy). Nie ma natomiast możliwości stworzenia takiej bazy danych (tj. zapewniającej m.in. indywidualną dostępność danego rekordu, gwarancję integralności danych, pewnie też rejestrację dostępu do bazy) własnymi środkami archiwum. Trzeba by znaleźć środki na zlecenie stworzenia takiej bazy, co jest nierealne. I tak, zmuszeni jesteśmy w XXI w. do pozostawienia tradycyjnych zeszytów w czytelniach i codziennego wypełniania poszczególnych pozycji.

Ciekawe jak jest to rozwiązane w innych AP? Czy można oczekiwać na stworzenie np. przez NAC narzędzia do elektronicznej ewidencji udostępniania akt?

Offline mooj

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Odp: Ewidencja udostępniania akt w czytelni AP
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 14, 2018, »
a dlaczego?
każda baza danych (niezależnie od stopnia jej integralności i poprawności) dot. zasobu jest ewidencją, a jej ukrywanie przed użytkownikiem (tj wydłużanie uzyskania informacji poprzez zmuszenie do korzystania z papierowych wersji) jest ukrywaniem ewidencji. "Centrale" nic nie zmienią. Konkretny Kowalski w konkretnym APie podejmuje decyzję "mam ale nie dam, mam ale nawet nie powiem, że mam"
"Wewnętrzność" nie jest kategorią decydującą o niczym. Jeśli jest to ewidencja - to z zasady jest/powinna być udostępniana. Nie jest to wytwór powstały w czasie wolnym, a praca opłacona przez podatnika, stanowiąca część zadań APów. I jako taka - winna być dostępna każdemu użytkownikowi w normalnej formie (nie typu procedura informacji publicznej czy re-use)
Włodek Sroczyński

Offline Marek Gieroń

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Ewidencja udostępniania akt w czytelni AP
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 15, 2018, »

Ciekawe jak jest to rozwiązane w innych AP? Czy można oczekiwać na stworzenie np. przez NAC narzędzia do elektronicznej ewidencji udostępniania akt?

Zwracam uwagę na datę -
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2475.msg15099.html#msg15099
"Kto podziela ten pogląd proszę o atak histerii. Start!"

Offline Marek Gieroń

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Ewidencja udostępniania akt w czytelni AP
« Odpowiedź #3 dnia: Kwiecień 16, 2018, »

Ciekawe jak jest to rozwiązane w innych AP? Czy można oczekiwać na stworzenie np. przez NAC narzędzia do elektronicznej ewidencji udostępniania akt?

Zwracam uwagę na datę -
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2475.msg15099.html#msg15099

http://www.ifar.pl/index.php/topic,2475.msg15099.html
Coś linki się "rozjechały".
"Kto podziela ten pogląd proszę o atak histerii. Start!"