Pozwolę sobie zająć stanowisko w tej sprawie
Od 2011 na wszelkich szkoleniach, na których byłam, prelegenci grzmieli, że teczka nie może zawierać samego spisu spraw. Oczywiście w przypadku podziału na podteczki, bo kiedy mamy do czynienia z teczkami zbiorczymi, jak np. akta osobowe, to zawarte w nich sprawy mają gdzieś na półce swój "macierzysty segregator" zawierający jedynie spis spraw. Wracając do podteczek, nakaz wydzielania grup spraw i tworzenie nr spraw, jak np. ABC.2381.34.1.2018 miał na celu zapobieganie nadużyciom w kwestii sztucznej rozbudowy JRWA. Z doświadczenia wiem, że i takie kwiatki się zdarzały. Starałam się i tępiłam, jak mogłam, podteczki w dotychczasowym formacie, np. że jest sprawa o nr 1 (ABC.8472.1.2018), a potem ktoś zakłada znowu podteczkę z nr 1 (ABC.8472.1.1.2018). W takiej formie tępię do dzisiaj
Jednakże praktyka pokazała, że w niektórych przypadkach nie ma innej opcji, jak zacząć rok z pełną gamą podteczek. Mamy tak np. w wydziale geodezji, gdzie każda gmina ma swoją podteczkę, a w teczce głównej jest tylko spis spraw mówiący tak na prawdę o tym, która gmina ma jaki numer. Nie jest to samowolka, wszystko było konsultowane z AP.
Co do teczek, to u nas podteczki są przechowywane osobno, tzn. mają swoją teczkę i spis spraw. Są także osobną pozycją na spisie zd-odb, a w nawiasie [] dodajemy opis zawartości.
Co do tego, że nie można zakładać od razu podteczki pod nr 1 to sprawa dość kontrowersyjna. Bo niby dlaczego nie można? Ja rozumiem wątpliwości, jak korzystamy z danego jrwa raz na przysłowiowy ruski rok, ale jak wiemy, że kolejne sprawy na pewno będą, to nie wiem, w czym problem?