Autor Wątek: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory  (Przeczytany 6347 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #15 dnia: Luty 25, 2018, »
Oczywiście, po wydzieleniu grup, w teczce macierzystej zostaje tylko spis spraw z wpisem trzech spraw- tych wydzielonych i jest ok., nie widzę w takim przypadku niczego niewłaściwego, natomiast dziwi twierdzenie, że nie można wydzielić sprawy nr 1, - dlaczego?.

Osoba, która tak twierdziła była zdania, że nie można wydzielić nr 1 ponieważ nie wiemy na dany moment czy w danej klasie będzie kolejna sprawa w roku. Jeżeli nie będzie kolejnej to wtedy zostaniemy z jedną podteczką i pustą teczką główną. Osoba ta twierdziła, że główna teczka nie może być pusta dlatego aby uniknąc takiej sytuacji nie możemy wydzielać od nr 1.

Wszystko sprowadza się do tego czy główna może być pusta czy nie.

Ktoś twierdzi że nie można wydzielić nr 1? To tak jak powiedzieć komuś, że, owszem, może pójść do ubikacji, ale najpierw musi trochę popuścić w spodnie  :-[
Logikę już w to wmieszaliśmy, więc może jednak parę rzeczy warto wyjaśnić. Po pierwsze wydzielanie podzbioru ze zbioru głównego nie oznacza że reszta zbioru nie może dzielić się na podzbiory. Przynależność do podzbioru nie oznacza wykluczenia z przynależności do zbioru głównego! Po drugie podzbiory zbioru głównego mogą być puste, sam zbiór główny też. I tyle.
Kluczowe jest w tym wszystkim sformułowanie, że podteczki tworzy się  "jeśli zachodzi potrzeba", w starszych instrukcjach kancelaryjnych pisano zdaje się "w miarę potrzeb".
Nie dajmy się zwariować.

pozdrawiam

ps. Sam wiesz Paweł że dla niektórych uciążliwością jest sama konieczność prowadzenia akt spraw zgodnie z IK czy archiwizacja.  ;)
Jarek Orszulak

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #16 dnia: Luty 28, 2018, »
Pozwolę sobie zająć stanowisko w tej sprawie  :)
Od 2011 na wszelkich szkoleniach, na których byłam, prelegenci grzmieli, że teczka nie może zawierać samego spisu spraw. Oczywiście w przypadku podziału na podteczki, bo kiedy mamy do czynienia z teczkami zbiorczymi, jak np. akta osobowe, to zawarte w nich sprawy mają gdzieś na półce swój "macierzysty segregator" zawierający jedynie spis spraw. Wracając do podteczek, nakaz wydzielania grup spraw i tworzenie nr spraw, jak np. ABC.2381.34.1.2018 miał na celu zapobieganie nadużyciom w kwestii sztucznej rozbudowy JRWA. Z doświadczenia wiem, że i takie kwiatki się zdarzały. Starałam się i tępiłam, jak mogłam, podteczki w dotychczasowym formacie, np. że jest sprawa o nr 1 (ABC.8472.1.2018), a potem ktoś zakłada znowu podteczkę z nr 1 (ABC.8472.1.1.2018). W takiej formie tępię do dzisiaj :) Jednakże praktyka pokazała, że w niektórych przypadkach nie ma innej opcji, jak zacząć rok z pełną gamą podteczek. Mamy tak np. w wydziale geodezji, gdzie każda gmina ma swoją podteczkę, a w teczce głównej jest tylko spis spraw mówiący tak na prawdę o tym, która gmina ma jaki numer. Nie jest to samowolka, wszystko było konsultowane z AP.
Co do teczek, to u nas podteczki są przechowywane osobno, tzn. mają swoją teczkę i spis spraw. Są także osobną pozycją na spisie zd-odb, a w nawiasie [] dodajemy opis zawartości.
Co do tego, że nie można zakładać od razu podteczki pod nr 1 to sprawa dość kontrowersyjna. Bo niby dlaczego nie można? Ja rozumiem wątpliwości, jak korzystamy z danego jrwa raz na przysłowiowy ruski rok, ale jak wiemy, że kolejne sprawy na pewno będą, to nie wiem, w czym problem?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #17 dnia: Luty 28, 2018, »
Cytuj
Mamy tak np. w wydziale geodezji, gdzie każda gmina ma swoją podteczkę, a w teczce głównej jest tylko spis spraw mówiący tak na prawdę o tym, która gmina ma jaki numer
Być może akurat w tym przypadku bardziej sprawdziłaby się teczka podmiotu dla każdej gminy?
Choć skoro uzgodniono taki sposób postępowania z AP nie ma większego sensu wprowadzać zmian :-\

Cytuj
Co do tego, że nie można zakładać od razu podteczki pod nr 1 to sprawa dość kontrowersyjna. Bo niby dlaczego nie można?

Coraz bardziej jestem przeświadczony, ze to nie tyle kwestia możliwości/nie możliwości, co raczej pewnego zwyczaju.
Wychodzi na to, ze nasze własne przyzwyczajenia nas ograniczają ;D

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #18 dnia: Luty 28, 2018, »
Jeśli coś nie jest zabronione to jest dozwolone  ;D Jeżeli nie ma żadnego zapisu w instrukcji kancelaryjnej lub przepisie prawa nadrzędnego to znaczy, że wolno.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #19 dnia: Marzec 04, 2018, »
Napisałem wyżej, że w starszych instrukcjach kancelaryjnych pisano zdaje się "w miarę potrzeb". No jednak nie całkiem tak  :)
Np. w instrukcji z 1975 r. stało tak:
"3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują symbol macierzystej teczki założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki układa się w zależności od potrzeb, bądź w układzie alfabetycznym podmiotów spraw, bądź w układzie numerowym itp.
4. W wypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. (...)"

Takie pytanie mam - czy Waszym zdaniem powyższy zapis jest logiczny, sensowny i zrozumiały?
Jarek Orszulak

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #20 dnia: Marzec 05, 2018, »
Nie, a dot. to tych zapisów:
Cytuj
zakłada się podteczki, które otrzymują symbol macierzystej teczki założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt
i
Cytuj
Podteczki układa się w zależności od potrzeb, bądź w układzie alfabetycznym podmiotów spraw, bądź w układzie numerowym itp.
brak tu wyjaśnień, jak ma wyglądać taki zapis.   

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #21 dnia: Marzec 12, 2018, »
Uzupełnię może przytoczony wyżej zapis instrukcji z 1975 r. o to jak ma wyglądać znak sprawy w podteczce:
"(...) Wówczas symbolem sprawy będzie: symbol teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or.I-0258-10-6/75)." W instrukcji z 1998 r. jeszcze to troszkę przerobiono, zamiast "Podteczki układa się w zależności od potrzeb" pojawiło się "Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb".

Dla mnie niezrozumiałe jest to: zakłada się podteczki, które otrzymują symbol macierzystej teczki założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej - czy na pewno o nazwę sprawy chodziło? Bez sensu to wyszło, jak to się ma do podanego dalej wskazania że tworzy się tytuł podteczki i przykładowego znaku sprawy?  ???

Co do tego tworzenia podteczek w układzie alfabetycznym podmiotów spraw, bądź w układzie numerowym - ciekaw jestem jak autor tej instrukcji wyobrażał sobie wpisywanie tytułów podteczek do spisu spraw teczki macierzystej w przypadku podteczek tworzonych w układzie alfabetycznym ... :-[

W sukurs idą nam jednak starsze normatywy, ja znalazłem instrukcję z 1951 r. (dla pmrn) stoi w niej tak:
"Jeżeli potrzebne jest dalsze rozklasyfikowanie sprawy np. według dzielnic, nazwisk itp. mogą być w ramach teczek spraw zakładane podteczki.
Spis spraw, jest to chronologiczny rejestr spraw związanych z określoną teczką spraw. Jeśli teczka posiada podteczki, mają one własne spisy spraw, a dla teczki należy założyć tylko wykaz podteczek"
.
Jest jeszcze wskazanie że w znaku sprawy podteczkę określa się przez wpisanie po symbolu klasyfikacyjnym małej litery.

Zetknąłem się też już z argumentacją, że zakładanie podteczek "z góry" na początku roku jest niedozwolone bo to "ukryta rozbudowa jrwa" itd. Ino że to nie ma sensu, bo przecież każda podteczka, kiedykolwiek zakładana, jak i rozbudowa jrwa w ramach istniejącej klasy, musi mieścić się rzeczowo w teczce głównej, więc po co to gadanie o "ukrytych rozbudowach"?  :(
« Ostatnia zmiana: Marzec 12, 2018, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #22 dnia: Marzec 12, 2018, »
Uzupełnię może przytoczony wyżej zapis instrukcji z 1975 r. o to jak ma wyglądać znak sprawy w podteczce:
"(...) Wówczas symbolem sprawy będzie: symbol teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or.I-0258-10-6/75)." W instrukcji z 1998 r. jeszcze to troszkę przerobiono, zamiast "Podteczki układa się w zależności od potrzeb" pojawiło się "Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb".

Dla mnie niezrozumiałe jest to: zakłada się podteczki, które otrzymują symbol macierzystej teczki założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej - czy na pewno o nazwę sprawy chodziło? Bez sensu to wyszło, jak to się ma do podanego dalej wskazania że tworzy się tytuł podteczki i przykładowego znaku sprawy?  ???

Co do tego tworzenia podteczek w układzie alfabetycznym podmiotów spraw, bądź w układzie numerowym - ciekaw jestem jak autor tej instrukcji wyobrażał sobie wpisywanie tytułów podteczek do spisu spraw teczki macierzystej w przypadku podteczek tworzonych w układzie alfabetycznym ... :-[

W sukurs idą nam jednak starsze normatywy, ja znalazłem instrukcję z 1951 r. (dla pmrn) stoi w niej tak:
"Jeżeli potrzebne jest dalsze rozklasyfikowanie sprawy np. według dzielnic, nazwisk itp. mogą być w ramach teczek spraw zakładane podteczki.
Spis spraw, jest to chronologiczny rejestr spraw związanych z określoną teczką spraw. Jeśli teczka posiada podteczki, mają one własne spisy spraw, a dla teczki należy założyć tylko wykaz podteczek"
.
Jest jeszcze wskazanie że w znaku sprawy podteczkę określa się przez wpisanie po symbolu klasyfikacyjnym małej litery.

Zetknąłem się też już z argumentacją, że zakładanie podteczek "z góry" na początku roku jest niedozwolone bo to "ukryta rozbudowa jrwa" itd. Ino że to nie ma sensu, bo przecież każda podteczka, kiedykolwiek zakładana, jak i rozbudowa jrwa w ramach istniejącej klasy, musi mieścić się rzeczowo w teczce głównej, więc po co to gadanie o "ukrytych rozbudowach"?  :(
Mój mały misiowy rozumek tego nie ogarnia  :(

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #23 dnia: Marzec 13, 2018, »
A tak konkretnie to czego nie ogarnia? Mogę objaśnić ...
Jarek Orszulak

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #24 dnia: Marzec 13, 2018, »
A tak konkretnie to czego nie ogarnia? Mogę objaśnić ...

To wolno robić podteczki w sytuacji gdy w teczce głównej nie będzie żadnej sprawy, a tylko spis podteczek, czy nie? Bo ja już się pogubiłam :(.
Przydała by się na stronie NDAP w zakładce "Zarządzanie dokumentacją" taka jednolita wykładnia "Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania" bo zakładam, że co AP to może być odmienne stanowisko.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #25 dnia: Marzec 15, 2018, »
Moim zdaniem wolno i będę tego zdania bronił. Jedyny istotny warunek przy zakładaniu podteczki to dochowanie poprawności klasyfikacji.
Jarek Orszulak

Offline Mad_Cyclist

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #26 dnia: Październik 29, 2018, »
Myślę, że jest to właściwe miejsce do zadania mojego pytania, albowiem jestem przytłoczony ogromnym problemem ;) Otóż w instytucji, w której od niedawna pracuję była aktualizacja EZD do nowej wersji. Poprzednia wersja pozwalała na zakładanie podteczek. Pracownicy departamentu, którzy obsługiwali spółki skarbu państwa korzystali z tej opcji ochoczo przy walnych zgromadzeniach. Zakładali podteczki dla departamentu zamiast dla właściwego wydziału. Wg mnie raczej postępowali nieprawidłowo, gdyż spis spraw dla podteczek powinien być indywidualny dla każdego wydziału. Za tym idzie następna kwestia, że każdy wydział ma inny znak sprawy. Powoduje to, iż znak podteczki jest inny. Wstępnie pracownicy departamentu dostaną do wyboru dwa rozwiązania:
1. Usunięcie istniejących podteczek i założenie nowych teczek w ramach wydziałów. Następnie powiązanie koszulek z teczkami. Nie będzie wtedy podteczek. Jedynie  sprawy w danej klasie JRWA i do tych spraw trzeba powiązać koszulki.
2. Pozostawienie istniejących podteczek. Zaś na nowe walne zgromadzenia zakładanie nowych spraw i ewentualne wiązanie koszulek do spraw.
Przyznam się, że co do podteczek nie znalazłem złotego środka. Nie znalazłem również żadnych wytycznych w tej materii. Wiem też, że czego nie zaproponuję raczej spotka się krytyką, buntem, być może nawet sądem kapturowym hiszpańskiej inkwizycji ;)
« Ostatnia zmiana: Październik 29, 2018, wysłana przez Mad_Cyclist »

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #27 dnia: Październik 30, 2018, »
Trochę dziwny problem - aktualizacja systemu nie powinna mieć żadnego wpływu na rejestrację spraw w podteczkach.
Jarek Orszulak

Offline Mad_Cyclist

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #28 dnia: Październik 31, 2018, »
U mnie tak się stało. Przy czym z adminem doszedłem potem do tego, że stare podteczki można łączyć z koszulkami. Postanowiłem, jednak doprowadzić ten proceder do końca bieżącego roku. Zaś z początkiem nowego nie kontynuować. Wskazałem inne rozwiązanie, że na nowe walne zgromadzenia trzeba zakładać nowe sprawy i ewentualne wiązać koszulki do spraw.

Offline elasem

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #29 dnia: Listopad 07, 2018, »
Według mojej wiedzy jest to bug z wersji EZD 3.20. Ponadto sprawdziłabym w bazie ezd tablelę RWA i wartości dla kolumny "Kategoria macierzysta" lub jakoś tak. Dla haseł klasyfikacyjnych bez przypisanej kategorii archiwalnej (nadrzędnych) powinna być wartośc NULL, a nie puste pole. Poza wszystkim zgłosiłabym ten problem na help desk przy większej ilości podobnych zgłoszeń może będzie można liczyć na jakiś skrypt.